Робота в системі ProZorro у запитаннях та відповідях

Ця стаття відповість на запитання: стосовно роботи в системі ProZorro, зокрема при здійсненні допорогових закупівель.

У додатку до річного плану закупівель установи-замовника вартість деяких предметів закупівель становить понад 50 тис. грн. Згідно із законодавством ця установа як замовник повинна або проводити допорогову закупівлю, або розміщувати звіт на майданчику. Але при розміщенні звіту про укладений договір на Держзакупівлі.онлайн виявлено, що за договорами, за якими вартість закупівлі менша 3 тис. грн., звіти не зберігаються, а з'являється повідомлення про помилку при їх заповненні. Як вирішити цю проблему?

Як передбачено абзацом четвертим ч. 1 ст. 2 Закону від 25.12.15 р. № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922), під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому цієї частини, замовники повинні дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, установлених цим Законом, та можуть використовувати електронну систему закупівель із метою відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг) та виконавця робіт для укладення договору.

При цьому згідно з абзацом п’ятим ч. 1 ст. 2 Закону № 922 у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн. та є меншою за вартість, установлену в абзацах другому і третьому цієї частини, замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до ст. 10 цього Закону.

Таким чином, якщо вартість предмета закупівлі згідно з додатком до річного плану закупівель дорівнює або ж перевищує 50 тис. грн. і не дорівнює та не перевищує для замовника-бюджетника 200 тис. грн. – для товарів/послуг чи 1,5 млн грн. – для робіт, то замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель ProZorro звіт про укладені договори.

У п. 15 Форми звіту про укладені договори (затверджена наказом Мінекономрозвитку від 22.03.16 р. № 490, далі – Наказ № 490, Форма звіту) передбачено зазначення ціни договору. Однак ні Форма звіту, ні сам наказ не містять пояснень щодо її заповнення, як було раніше у наказі Мінекономрозвитку від 15.09.14 р. № 1106 (щодо «паперових» торгів).

На жаль, реалізація алгоритму відповідних дій в електронній системі багато в чому не узгоджується із законодавством про публічні закупівлі.

Так, п. 6.4 Порядку здійснення допорогових закупівель, затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.16 р. № 35 (далі – Порядок № 35), передбачено, що при визначенні умов проведення допорогової закупівлі в системі замовник має визначити серед інших такий параметр закупівлі, як «очікувану вартість закупівлі, що не може бути меншою ніж 3 000 грн.».

При цьому при заповненні Форми звіту на електронному майданчику є графа «Процедура закупівлі». І цілком логічно виникає запитання: яку інформацію зазначати в цій графі? Деякі замовники пишуть: «Звіт про укладений договір», інші зазначають: «Допорогові закупівлі». Зверніть увагу, Форма звіту не містить пункту «Процедура закупівлі». Отже, що б замовник тут не написав, усе буде правильно.

Але система сприймає оприлюднення звіту про укладені договори як проведення закупівлі. А оскільки Порядком № 35 установлено нижню межу для допорогових закупівель у системі – 3 000 грн., то система не дозволяє замовнику оприлюднити звіт про укладений договір, якщо вартість договору менша за 3 000 грн. Вважаємо це обмеженням права замовника.

Отже, радимо робити скріншоти екрану, щоб було видно, що система не приймає для оприлюднення звіт та показує помилку тощо.

Як бути, якщо на майданчику кількість закупівлі потрібно зазначити не цілим числом, а з десятковими знаками (наприклад, 12,5 кг) або якщо у специфікації до договору зазначено декілька одиниць виміру. Як тоді правильно вказувати їх у звіті?

Пункт 11 Форми звіту передбачає зазначення кількості товарів, робіт чи послуг. При цьому у формі для заповнення звіту на електронному майданчику визначено перелік одиниць виміру, серед яких замовник вибирає ті, які йому підходять.

При цьому електронний майданчик не повинен обмежувати замовника у видах одиниць виміру кількості товарів чи обсягу робіт/послуг. Тож із зазначеного питання радимо звернутися до служби підтримки електронного майданчика, а також до Мінекономрозвитку як Уповноваженого органу з питань публічних закупівель. А в разі невирішення ситуації замовник має право змінити електронний майданчик на інший.

Чи має право замовник вимагати забезпечення пропозиції в допорогових торгах?

Так, замовник може вимагати забезпечення пропозиції в допорогових закупівлях.

У п. 6.4 Порядку № 35 передбачено, що замовник може додатково вимагати забезпечення пропозиції у вигляді гарантії виконання зобов’язань учасника перед замовником. Розмір забезпечення пропозиції у грошовому виразі не може перевищувати 0,5 % від очікуваної вартості закупівлі в разі проведення торгів на закупівлю робіт та 3 % – у разі проведення торгів на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених документацією.

Разом з тим, якщо зважати на той факт, що Порядок № 35 не є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання замовниками, не буде порушенням, якщо замовник установить, наприклад, інший розмір забезпечення пропозиції, ніж зазначено в Порядку № 35.

У якому форматі замовник має оприлюднювати тендерну документацію в системі ProZorro, а також який формат повинні мати тендерні пропозиції учасників?

Файли, що прикріплюються замовником під час оприлюднення оголошення про проведення закупівлі, а також файли, які подаються учасниками як пропозиція, повинні мати розширення .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf, .jpeg, .png та/або розширення тих програм, що архівують дані.

Зверніть увагу, що ні замовник, ні учасник не має якимось чином обмежувати перегляд таких файлів, наприклад через установлення на файлі пароля.

Водночас не підлягає розкриттю всім іншим, крім замовника, інформація, що обґрунтовано визначена учасником конфіденційною. Зверніть увагу, що згідно із ч. 2 ст. 27 Закону № 922 конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям ст. 16 і вимогам, установленим ст. 17 цього Закону.

Чи має право замовник вимагати в тендерній документації копію сертифіката на систему управління якістю?

Як передбачено ч. 3 ст. 22 Закону № 922, тендерна документація може містити також іншу інформацію відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне до неї включити. Тож якщо замовник бажає включити до тендерної документації вимогу про надання учасниками копії такого сертифіката, то він може це зробити.

Водночас не варто забувати, що тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників. Тож якщо учасник звернеться до замовника із проханням вилучити зазначену вимогу з тендерної документації як дискримінаційну, на його думку, то радимо замовнику проаналізувати, чи справді така вимога може дискримінувати учасника, обмежувати конкуренцію та чи дійсно конче необхідним є надання учасниками копії такого сертифіката.

Що означає статус закупівлі «прекваліфікація» на веб-порталі www.prozorro.gov.uа?

Це означає, що замовник проводить «міжнародні» відкриті торги.

Як передбачено абзацом першим ч. 5 ст. 28 Закону № 922, якщо оголошення про проведення процедури закупівлі оприлюднюється відповідно до ч. 4 ст. 10 цього Закону, замовник розглядає тендерні пропозиції на відповідність технічним вимогам, визначеним у тендерній документації, та визначає відповідність учасників кваліфікаційним критеріям до проведення електронною системою закупівель автоматичної оцінки тендерних пропозицій у строк, що не перевищує 20 робочих днів.

Нагадаємо, що згідно із ч. 4 ст. 10 Закону № 922 оголошення про проведення процедури закупівлі у строки, установлені в ч. 1 цієї статті, обов’язково додатково оприлюднюють на веб-порталі Уповноваженого органу англійською мовою, якщо очікувана вартість закупівлі перевищує суму, еквівалентну:

• для товарів і послуг – 133 тис. євро;
• для робіт – 5 150 тис. євро.

При цьому за результатами розгляду (тобто прекваліфікації) тендерних пропозицій учасників замовник складає протокол розгляду тендерних пропозицій за формою, установленою Уповноваженим органом, та оприлюднює цей протокол на веб-порталі www.prozorro.gov.uа протягом одного календарного дня із дня його затвердження.

Нагадаємо, що форму Протоколу розгляду тендерних пропозицій затверджено Наказом № 490.

Чи обов’язково реєструватися в системі ProZorro, щоб взяти участь у торгах?

Так, подати тендерні пропозиції мають право лише зареєстровані в електронній системі учасники. Зауважимо, що реєструються не на веб-порталі www.prozorro.gov.uа, а на авторизованому згідно із законодавством електронному майданчику. При цьому варто звертати увагу на рівні акредитації майданчиків. Так, учасник зможе взяти участь у допорогових закупівлях, якщо майданчик акредитовано за другим рівнем акредитації. А для участі в понадпорогових торгах майданчик має бути акредитований за четвертим рівнем акредитації.

Секретар тендерного комітету наклав на документ електронний цифровий підпис. Однак у системі ProZorro з'являється повідомлення, що «Електронний цифровий підпис не накладено». Що робити в такій ситуації та чи буде це порушенням?

Дійсно, трапляються випадки, коли замовник в особистому кабінеті на електронному майданчику прикріплює файл з електронним цифровим підписом (далі – ЕЦП), але в систему на веб-портал www.prozorro.gov.uа чомусь не підтягується файл з ЕЦП. Також буває, що не всю інформацію, яку замовник заносить на електронному майданчику в поля форми документа, потім видно в системі ProZorro.

У такому разі радимо замовникам після внесення всієї інформації у форму документа, прикріплення всіх необхідних документів, накладення ЕЦП тощо перевіряти, як відображається документ щодо закупівлі на веб-порталі www.prozorro.gov.uа. За необхідності слід робити скріншоти екрана комп’ютера.

Зверніть увагу, що на виконання Закону № 922 оприлюднення відповідної інформації, документів має здійснюватися на веб-порталі Уповноваженого органу, яким є веб-порталі www.prozorro.gov.uа, а не будь-який з електронних майданчиків.

При цьому перелік документів, на які має бути накладено ЕЦП, передбачено в Наказі № 490. Тож якщо ЕЦП так і не з’явиться в системі ProZorro, то контролер може свідчити про недотримання посадовою особою, відповідальною за оприлюднення документів, вимог Наказу № 490.

Разом з тим, у разі технічних збоїв системи слід звертатися до служби підтримки електронного майданчика, на якому замовник проводить закупівлю (або оприлюднює звіт про укладені договори за допороговими закупівлями).

У замовника – сільської ради вартість кожного із предметів закупівель не перевищує вартісних меж застосування Закону № 922 для проведення процедур закупівель. При цьому у ст. 2 Закону № 922 не передбачено складання річного плану і додатка до нього, якщо вартість закупівлі менша за вартісні пороги, а передбачено лише оприлюднення звіту про укладені договори. Чи потрібно замовнику в такому разі створювати тендерний комітет та складати річний план і додаток до нього?

Відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону № 922 цей Закон застосовується, зокрема, до замовників, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тис. грн., а робіт – 1,5 млн грн.

Зауважимо, що ст. 2 Закону № 922 регулює питання його застосування, а не питання планування. Тож той факт, що у ст. 2 Закону № 922 нічого не говориться про складання річного плану, додатка до нього, не є підставою для нескладання зазначених документів.

При цьому відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону № 922 для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб).

Водночас згідно з п. 31 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 тендерний комітет – це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із цим Законом.

Перелік процедур закупівель законодавець передбачив у ч. 1 ст. 12 Закону № 922. Так, закупівля може здійснюватися шляхом застосування однієї із таких процедур:

• відкриті торги;
• конкурентний діалог;
• переговорна процедура закупівлі.

Як передбачено ч. 1 ст. 4 Закону № 922, яка регулює питання планування закупівель та інші передумови здійснення процедур закупівель, закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом 5 календарних днів із дня їх затвердження.

Згідно з п. 2 Наказу № 490 додаток до річного плану закупівель, до якого вноситься інформація про закупівлі, очікувана вартість яких не перевищує сум, зазначених в абзацах другому і третьому ч. 1 ст. 2 Закону № 922, складається за формою річного плану закупівель шляхом заповнення відповідних полів в електронній системі закупівель.

Таким чином, якщо очікувана вартість предмета закупівлі у замовника – сільської ради не перевищує зазначених вище вартісних меж, то немає обов’язку створювати тендерний комітет та затверджувати річний план закупівель.

Крім того, для законного проведення допорогових закупівель замовнику необхідно затвердити та оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу додаток до річного плану. Для цього замовник може призначити відповідальну за проведення допорогових закупівель особу, яка й затвердить та оприлюднить додаток до річного плану.