Зберігання документації, пов’язаної із закупівлями

Акценти цієї статті:

• хто відповідає за зберігання документації, пов’язаної із закупівлями;
• якими є строки зберігання такої документації та коли її можна знищити.

Документація у сфері закупівель за бюджетні кошти тісно пов’язана з бухгалтерською, а от особи, відповідальні за її зберігання, – інші. Тому й нормативна база дещо відрізняється. До неї, зокрема, входять:

• Закон від 25.12.15 р. № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922);
• Закон від 24.12.93 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814);
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578);
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000).

У консультації «Зберігання бухгалтерських документів» ми розглянули всі важливі положення Переліку № 578 та Правил № 1000. Тому зупинимося детальніше на повноваженнях замовника закупівель з питань зберігання документації.

Закон № 922 установлює правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави і територіальної громади. Нагадаємо визначення основних понять.