Хранение документации, связанной с закупками

Акценты этой статьи:

• кто отвечает за хранение документации, связанной с закупками;
• каковы сроки хранения такой документации и когда ее можно уничтожить.

Документация в сфере закупок за бюджетные средства тесно связана с бухгалтерской, а вот лица, ответственные за ее хранение, – другие. Поэтому и нормативная база несколько отличается. В нее, в частности, входят:

• Закон от 25.12.15 г. № 922-VIII «О публичных закупках» (далее – Закон № 922);
• Закон от 24.12.93 г. № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814);
• Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5;
• Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578);
• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000).

В консультации «Хранение бухгалтерских документов» мы рассмотрели все важные положения Перечня № 578 и Правил № 1000. Поэтому остановимся подробнее на полномочиях заказчика закупок по вопросам хранения документации.

Закон № 922 устанавливает правовые и экономические принципы осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения потребностей государства и территориальной громады. Напомним определения основных понятий.