Особливості бухгалтерського документообігу

Загальний документообіг являє собою рух службових документів із моменту їх створення (отримання) до завершення виконання (відправлення). Його складовою є бухгалтерський документообіг, за допомогою якого здійснюється безперервне документування всіх без винятку господарських операцій у процесі діяльності підприємства, організації, установи (далі – установа).

Відповідно до ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) бухгалтерський облік в установі має здійснюватися безперервно, починаючи із дня її реєстрації, і закінчуватися лише в разі її ліквідації. Нагадаємо, що бухгалтерський облік – це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передання інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень (абзац третій ст. 1 Закону № 996). Головне завдання документообігу – прискорення руху документів. Тобто що коротшим і швидшим буде процес створення та виконання документа, то ефективнішим він буде, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття відповідних рішень. Установа має право самостійно розробляти та затверджувати правила документообігу та технологію оброблення облікової інформації (ч. 5 ст. 8 Закону № 996).

Бухгалтерський документообіг – це рух документів від моменту їх складання чи отримання від інших осіб до використання для бухгалтерських записів і подальшого передавання до архіву установи. Його обсяг залежить від кількості документів, які отримує (продукує) установа у процесі своєї господарської діяльності. Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів установлюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Умовно процес документообігу можна поділити на декілька етапів:

• складання або отримання документа;
• перевірка;
• оброблення;
• зберігання.

На практиці порядок документообігу в кожній установі встановлюється головним бухгалтером і є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства. Якщо за штатним розписом посаду головбуха не передбачено, документообіг установлюється особою, яка має повноваження на ведення бухгобліку в установі.