Особенности бухгалтерского документооборота

Общий документооборот представляет собой движение служебных документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения (отправления). Его составляющей является бухгалтерский документооборот, с помощью которого осуществляется непрерывное документирование всех без исключения хозяйственных операций в процессе деятельности предприятия, организации, учреждения (далее – учреждение).

В соответствии со ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) бухгалтерский учет в учреждении должен осуществляться непрерывно, начиная со дня его регистрации, и заканчиваться только в слуае его ликвидации. Напомним, что бухгалтерский учет – это процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений (абзац третий ст. 1 Закона № 996). Главная задача документооборота – ускорение движения документов. То есть чем более коротким и быстрым будет процесс создания и исполнения документа, тем эффективнее он будет, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия соответствующих решений. Учреждение имеет право самостоятельно разрабатывать и утверждать правила документооборота и технологию обработки учетной информации (ч. 5 ст. 8 Закона № 996).

Бухгалтерский документооборот – это движение документов от момента их составления или получения от других лиц до использования для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив учреждения. Его объем зависит от количества документов, которые получает (продуцирует) учреждение в процессе своей хозяйственной деятельности. Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов устанавливается Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Условно процесс документооборота можно разделить на несколько этапов:

• составление или получение документа;
• проверка;
• обработка;
• хранение.

На практике порядок документооборота в каждом учреждении устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для исполнения всеми работниками предприятия. Если по штатному расписанию должность главбуха не предусмотрена, документооборот устанавливается лицом, которое имеет полномочия на ведение бухучета в учреждении.