Як відомо, стан справ у бюджетній установі відображається в бухгалтерському обліку, який є частиною процесу управління державними фінансами. Для того щоб управляти, потрібно контролювати, а для того щоб контролювати, треба виміряти. Від правильного ведення обліку господарських операцій залежить розвиток не лише окремо взятої установи, а й держави.
З огляду на зазначене, питання організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах в умовах модернізації системи державних фінансів та її складової – бухгалтерського обліку в державному секторі набуває особливої актуальності. Цей закономірний процес обумовлено запровадженням Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 125 «Зміни облікових політик та виправлення помилок», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.10 р. № 1163, та Методичних рекомендацій з облікової політики, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11), відповідно до яких необхідно чітко розмежувати питання організації бухгалтерського обліку та визначення облікової політики у розпорядчих документах установи.
У сьогоднішньому випуску «Школи бухгалтера» ми розглянемо законодавчі аргументи на користь зазначеного вище та практичні поради з формування розпорядчих документів. Зауважимо, що в матеріалах випуску вживатимуться, крім уже згаданих, такі скорочення назв основних нормативно-правових актів:
Організація бухгалтерського обліку – це управління обліковим процесом, спрямованим на забезпечення контролю за майном установи, виконання нею зобов’язань, використання матеріальних, трудових та інших ресурсів відповідно до законодавства.
Додамо, що дані бухгалтерського обліку – це вихідна інформація для складання фінансової і бюджетної звітності, і це також свідчить на користь того, що питанням організації бухгалтерського обліку має відводитися чільне місце в діяльності бюджетних установ.
Для кращого розуміння процесу організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах насамперед необхідно визначитися з термінологією, яка застосовується в державному секторі (див. табл. 1).
Таблиця 1. Визначення окремих термінів за нормами законодавства
№ з/п |
Термін |
Визначення |
Акт законодавства, яким визначено значення терміна |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
Бюджетні установи |
«...Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, а також організації, створені ними у встановленому порядку, що повністю утримуються за рахунок відповідно державного бюджету чи місцевого бюджету. Бюджетні установи є неприбутковими» |
Ч. 1 ст 2 БК |
2
|
Бухгалтерський облік
|
«...Процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень» |
Ст. 1 Закону № 996
|
3
|
Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку |
«...Нормативно-правовий акт, затверджений центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, що визначає принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що не суперечать міжнародним стандартам» |
Ст. 1 Закону № 996
|
4
|
Облікова політика |
«...Сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності» |
Ст. 1 Закону № 996
|
«...Сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються суб'єктом державного сектора для складання та подання фінансової звітності» |
П. 4 розд. І НП(С)БОДС 101 «Подання фінансової звітності», затвердженого наказом Мінфіну від 28.12.09 р. № 1541 |
Термін «організація» має різні понятійні відтінки. У найзагальнішому вигляді це впорядкування, налагодження певної системи. Організація передбачає досягнення та збереження стану певної впорядкованості елементів.
У науковій літературі «організація бухгалтерського обліку» розглядається як «...система впорядкованих дій зі створення системи бухгалтерського обліку, що включає складання облікових регістрів і первинних носіїв облікової інформації, облікову політику підприємства, організацію облікового процесу», або «...система методів, способів, заходів, які забезпечують його оптимальне функціонування та розвиток відповідно до мети, цілей та місії» тощо.
Так, досліджуючи питання понятійного апарату, слід відзначити, що значення терміна «організація бухгалтерського обліку» на законодавчому рівні не визначено. Проте питанням організації бухгалтерського обліку присвячено розд. ІІ Закону № 996 та інші нормативно-правові акти, що регулюють питання бухгалтерського обліку в державному секторі.
Раціональна організація бухобліку ґрунтується на застосуванні у першу чергу загальноприйнятих передумов, а саме:
Весь обліковий процес бюджетної установи з теоретичної точки зору складається із трьох етапів його здійснення, а саме: первинний облік, поточний облік та підсумковий облік.
Першим у процесі бухгалтерського обліку є етап первинного обліку, що характеризується такою сукупністю операцій:
Другий етап — поточний облік — складається з таких операцій:
І, нарешті, третій етап облікового процесу, що має назву підсумкового, включає такі операції:
Тобто поділ облікового процесу на етапи віддзеркалює його послідовність як у часі, так і в просторі. Ці етапи властиві всім об’єктам обліку. У практиці господарської діяльності бюджетних установ і організацій визначено такі загальні об’єкти обліку: необоротні активи; запаси; грошові кошти; розрахунки; зобов’язання за векселями та кредитами; доходи; витрати; власний капітал.
Слід звернути увагу, що за нормами ч. 6 ст. 6 Закону № 996 регулювання питань методології бухгалтерського обліку здійснюється централізовано Мінфіном, а галузеві особливості застосування НП(С)БОДС у формі методичних рекомендацій щодо їх застосування можуть установлюватися міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади.
Проте питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві відповідно до ст. 8 Закону № 996 належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Тобто питання організації бухгалтерського обліку бюджетних установ належить до повноважень їх керівника.
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах повинна здійснюватися з моменту їх створення, оскільки вона в подальшому безпосередньо впливає на ефективність бухгалтерського обліку. Раціональна організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах, аналогічно як і в установах приватного сектора економіки, передбачає застосування й дотримання загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку. Практику застосування бюджетними установами принципів бухгалтерського обліку розглянемо далі.
Як передбачено ч. 2 ст. 56 БК, бюджетні установи ведуть бухгалтерський облік відповідно до НП(С)БОДС та інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку в порядку, установленому Мінфіном.
Для забезпечення відображення в бухгалтерському обліку операцій та узагальнення й накопичення інформації за господарськими операціями застосовується План рахунків.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку на виконання ч. 4 ст. 8 Закону № 996 бюджетні установи обирають форму його організації, а саме:
Тобто, обираючи ту чи іншу форму організації бухгалтерського обліку, слід пам’ятати про мету бухобліку бюджетних установ – надання достовірної, правдивої і неупередженої інформації. З огляду на зазначене, бухгалтерський облік необхідно організовувати таким чином, щоб його дані були своєчасними, точними та достовірними, а показники обліку – єдиними на всіх рівнях управління. Докладніше стосовно наказу про організацію обліку поговоримо в наступних публікаціях.
Розподіл повноважень і відповідальності між посадовими особами бюджетної установи з питань організації бухгалтерського обліку здійснено на законодавчому рівні (див. табл. 2).
Таблиця 2. Розподіл обов’язків та відповідальності з питань організації бухобліку
Особа |
Обов'язки |
Відповідальність |
Керівник установи |
Зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ч. 6 ст. 8 Закону № 996) |
За організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років (ч. 3 ст. 8 Закону № 996) |
Затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.13 Положення № 88) |
||
Установлює (наказом) графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву (п. 5.1 Положення № 88) |
||
Головний бухгалтер |
Забезпечує дотримання встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання й подання в установлені строки фінансової звітності. Організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій. Бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства. Забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах (ч. 7 ст. 8 Закону № 996) |
|
Здійснює контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства (п. 5.5 Положен-ня № 88) |
|
|
Інші працівники бухгалтерської служби установи |
Перевіряють (у межах компетенції) первинні документи за формою і змістом. Тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників (п. 2.15 Положення № 88) |
За несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних відповідальність несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону № 996, п. 2.14 та 3.4 Положення № 88) |
Інші працівники установи, уповноважені керівником на здійснення господарських операцій |
Створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу (п. 5.4 Положення № 88) |
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону № 996, п. 2.14 та 3.4 Положення № 88) |
В умовах значного обсягу вимог, викладених у нормативно-правових актах, постає питання щодо забезпечення керівником установи їх виконання.
Для впевненості в законності та правильності власних управлінських дій керівнику необхідно мати помічників – внутрішніх аудиторів, які повинні надати відповідні кваліфіковані рекомендації щодо удосконалення діяльності установи як у цілому, так і конкретно щодо бухгалтерського обліку і звітності.
Конституція України містить норму (ст. 19), відповідно до якої органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, у межах повноважень та у спосіб, передбачені Конституцією та законами України.
У зв’язку з цим для налагодження взаємодії бухгалтерської служби і підрозділу внутрішніх аудиторів наводимо спільні завдання та цілі їх діяльності за нормами законодавства.
Таблиця 3. Завдання внутрішніх аудиторів та фахівців бухгалтерської служби
Внутрішній аудитор |
Бухгалтерська служба бюджетної установи (головний бухгалтер) |
1 |
2 |
Згідно з п. 4 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в ЦОВВ, затвердженого постановою КМУ від 28.09.11 р. № 1001 (далі – Порядок № 1001), основним завданням підрозділу внутрішнього аудиту є надання керівникові ЦОВВ об’єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо: |
Згідно з п. 5 Типового положення № 59 основними завданнями бухгалтерської служби є: |
– функціонування системи внутрішнього контролю та її удосконалення |
– ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності бюджетної установи та складання звітності |
– удосконалення системи управління
|
– відображення в документах достовірної та в повному обсязі інформації про господарські операції та результати діяльності, необхідної для оперативного управління бюджетними призначеннями (асигнуваннями) та фінансовими і матеріальними (нематеріальними) ресурсами |
– запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів |
– запобігання виникненню негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення та мобілізація внутрішньогосподарських резервів |
– запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності ЦОВВ |
– забезпечення дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, своєчасне подання на реєстрацію таких зобов’язань, здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, достовірне та в повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності |
– забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів |
|
Згідно з п. 5 Порядку № 1001 підрозділ відповідно до покладених на нього завдань: |
Згідно з п. 7 Типового положення № 59 бухгалтерська служба відповідно до покладених на неї завдань: |
• проводить оцінку: – ефективності функціонування системи внутрішнього контролю |
– веде бухгалтерський облік згідно з НП(С)БОДС, а також іншими нормативно-правовими актами щодо ведення бухгалтерського обліку, у т. ч. з використанням уніфікованої автоматизованої системи бухгалтерського обліку та звітності; – складає на підставі даних бухгалтерського обліку фінансову та бюджетну звітність, а також державну статистичну, зведену та іншу звітність (декларації) у порядку, установленому законодавством; – своєчасно подає звітність; – своєчасно та в повному обсязі перераховує податки і збори (обов'язкові платежі) до відповідних бюджетів; – проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства |
– стану збереження активів та інформації |
Забезпечує дотримання вимог нормативно-правових актів щодо: – використання фінансових, матеріальних (нематеріальних) та інформаційних ресурсів під час прийняття та оформлення документів щодо проведення господарських операцій; – інвентаризації необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу |
– стану управління державним майном |
Забезпечує: – дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти; – користувачів у повному обсязі правдивою та неупередженою інформацією про фінансовий стан бюджетної установи, результати її діяльності та рух бюджетних коштів; – відповідні структурні підрозділи бюджетної установи даними бухгалтерського обліку та звітності для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, складення економічно обґрунтованих калькуляцій собівартості послуг, що можуть надаватися за плату відповідно до законодавства, визначення можливих ризиків ФГД. Бере участь у роботі з оформлення матеріалів щодо нестачі, крадіжки грошових коштів та майна, псування активів, розробляє та забезпечує здійснення заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни її працівників та працівників бухгалтерських служб бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі |
– правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності |
Здійснює поточний контроль за: – дотриманням бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов'язань, їх реєстрації в органах Казначейства та здійсненням платежів відповідно до взятих бюджетних зобов'язань; – правильністю зарахування та використання власних надходжень бюджетної установи; – веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової та бюджетної звітності, дотриманням бюджетного законодавства та НП(С)БОДС, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку бухгалтерськими службами бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі |
– ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань ЦОВВ |
Забезпечує відповідні структурні підрозділи бюджетної установи даними бухгалтерського обліку та звітності для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, складення економічно обґрунтованих калькуляцій собівартості послуг, що можуть надаватися за плату відповідно до законодавства, визначення можливих ризиків фінансово-господарської діяльності |
Проводить за дорученням керівника ЦОВВ аналіз проектів наказів та інших документів, пов’язаних з використанням бюджетних коштів, для забезпечення їх цільового та ефективного використання |
Головний бухгалтер погоджує проекти договорів (контрактів), у тому числі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, забезпечуючи дотримання вимог законодавства щодо цільового використання бюджетних коштів та збереження майна |
Здійснює заходи щодо усунення виявлених Держфінінспекцією порушень і недоліків, установлених за результатами оцінки якості внутрішнього аудиту |
Здійснює заходи щодо усунення порушень і недоліків, виявлених під час контрольних заходів, проведених державними органами та підрозділами бюджетної установи, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства |
Згідно з п. 5 Порядку № 1001 підрозділ відповідно до покладених на нього завдань: • проводить оцінку: – ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах; – ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання |
Згідно з п. 5 ст. 22 БК головний розпорядник бюджетних коштів: – розробляє плани діяльності на плановий та наступні за плановим два бюджетних періоди (включаючи заходи щодо реалізації інвестиційних програм (проектів)); – організовує та забезпечує на підставі плану діяльності та індикативних прогнозних показників бюджету на наступні за плановим два бюджетних періоди складання проекту кошторису та бюджетного запиту; – затверджує кошториси розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня (плани використання бюджетних коштів одержувачів бюджетних коштів), якщо інше не передбачено законодавством; – розробляє та затверджує паспорти бюджетних програм і складає звіти про їх виконання, здійснює аналіз показників виконання бюджетних програм (у разі застосування програмно-цільового методу в бюджетному процесі) |
І на завершення слід акцентувати, що роль бухгалтерського обліку зростає з кожним роком. Тому в організації та веденні бухгалтерського обліку керівник бюджетної установи і головний бухгалтер повинні діяти як однодумці.