Оформлення операцій з основними засобами: ремонти та поліпшення

Бюджетні установи, на балансі яких перебувають основні засоби (далі – ОЗ), час від часу проводять роботи, спрямовані на відновлення та підтримання їх у робочому стані. У цій статті ми розглянемо, як документально оформити передавання об’єктів ОЗ на ремонт та введення їх в експлуатацію після ремонту.

Ремонти та поліпшення

Ремонтом (техобслуговуванням) уважають роботи, які установа проводить для підтримання об’єкта у придатному для використання стані та можливості отримання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигід від його використання.

Заходи, пов’язані з поліпшенням техніко-економічних характеристик об’єкта з метою збільшення в майбутньому економічних вигід від його використання, є поліпшенням ОЗ.

Згідно з п. 3 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11, прикладами такого поліпшення є:

• модифікація, модернізація об’єкта ОЗ із метою подовження строку його корисної експлуатації або збільшення його виробничої потужності;
• окремих частин устаткування для підвищення якості робіт, послуг;
• упровадження більш ефективного технологічного процесу, що дасть змогу зменшити витрати;
• добудова (надбудова) будівлі, що збільшить кількість місць (площу) будівлі, обсяги та/або якість виконуваних робіт (послуг) чи умови їх виконання.

Рішення про характер та ознаки здійснюваних державною установою робіт, тобто чи спрямовані вони на підвищення техніко-економічних можливостей (поліпшення), чи їх здійснюють для підтримання об’єкта у придатному для використання стані, приймає керівник установи.

На підставі висновку постійно діючої інвентаризаційної комісії або матеріально відповідальної особи, яка виявила несправність, керівник установи видає наказ (розпорядження) про проведення ремонту чи поліпшення.

Документальне оформлення

Для проведення ремонтів та поліпшень оформлюють такі первинні документи:

• дефектний акт (дефектну відомість);
• Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів, за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818 (далі – Наказ № 818);
• Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів, за типовою формою, затвердженою Наказом № 818;
• Інвентарну картку обліку об’єкта основних засобів, затверджену Наказом № 818.

Якщо ремонт (поліпшення) виконує стороння організація, укладають договір на виконання робіт.

Дефектний акт

Перед ремонтом об’єкт ОЗ оглядають та складають дефектний акт (дефектну відомість) окремо на кожний об’єкт, що підлягає поточному або капітальному ремонту. Дефектний акт оформлює механік (електрик або інший компетентний фахівець) підрозділу підприємства.

Звертаємо увагу, що нормативні документи з обліку ОЗ для бюджетних установ не передбачають обов’язкового складання дефектного акта. Однак ми рекомендуємо бюджетним установам та комунальним підприємствам обов’язково його складати. Адже саме дефектний акт може слугувати обґрунтуванням доцільності поточних витрат або включення «ремонтних» витрат до кошторису на наступний звітний період.

Єдиної типової форми дефектного акта нормативно-правовими документами не передбачено. Водночас для окремих галузей установлено форми, що застосовуються залежно від виду ОЗ (зокрема, форма № ВЗСГ-6 «Відомість дефектів на ремонт машини», затверджена наказом Мінагрополітики України від 21.12.07 р. № 929; типова форма «Акт про виявлені дефекти обладнання», затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193; форма 5 «Відомість дефектів»; додаток до ДБН В.2.3-6-2002, затверджених наказом Держкомітету будівництва, архітектури та житлової політики від 07.05.02 р. № 83).

Державна установа може самостійно розробити та затвердити форму дефектного акта у своєму Положенні про документообіг. У дефектному акті зазначають обсяг і характер робіт, найменування деталей, що потребують заміни. На підставі такого акта установа може розрахувати вартість ремонтів та проконтролювати обсяг виконаних робіт і списаних матеріалів

Заповнимо дефектний акт на поточний ремонт ультразвукової діагностичної системи.

Приклад

Центральна районна лікарня передала на поточний ремонт ультразвукову діагностичну систему. Рік випуску – 2012 рік, вартість ремонту 10 470 грн.

Наводимо зразок дефектного акта (див. зразок 1).

Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів

В акті зазначають назву об’єкта ОЗ, інвентарний номер, первісну (переоцінену) вартість, кількість, суму, найменування підприємства, якому ОЗ передають на ремонт, дату передання та інші відомості.

Акт складають у двох примірниках і підписують представники установи, яка передає ОЗ на ремонт, та підприємства (організації), що виконуватиме ремонт ОЗ. Акт затверджує керівник установи, що їх передає.

Перший примірник акта передають до бухгалтерської служби. Він є підставою для припинення нарахування амортизації в разі реконструкції або модернізації тощо. Другий примірник акта передають підприємству (організації), що виконує ремонт, реконструкцію чи модернізацію ОЗ.

Заповнимо Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ (див. зразок 2).

Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих оз

У цьому акті зазначають назву об’єкта, інвентарний (номенклатурний) номер, первісну (переоцінену) вартість, вартість ремонту, реконструкції, модернізації об’єкта, найменування підприємства (організації) або суб’єкта держсектору (структурного підрозділу), що повертає відремонтовані, реконструйовані, модернізовані ОЗ, та інші відомості.

Зміни в характеристиці об’єкта ОЗ, пов’язані з його реконструкцією чи модернізацією тощо, вносять до відповідного розділу акта.

Інформація про отримані матеріальні цінності у процесі ремонту, реконструкції, модернізації об’єкта ОЗ уносять до розділу «Підлягають оприбуткуванню матеріали після ремонту, реконструкції, модернізації».

Акт складається у двох примірниках, підписується представниками підприємства, яким виконувався ремонт, і затверджується керівником державної установи, що приймає ОЗ після ремонту.

Перший примірник акта передають до бухгалтерської служби для відновлення нарахування амортизації та здійснення відповідних записів в інвентарних картках обліку ОЗ. Другий примірник передається підприємству, яким виконувався ремонт.

Заповнимо Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ (див. зразок 3).

Висновки

1. Керівник державної установи на підставі висновку постійно діючої інвентаризаційної комісії або матеріально відповідальної особи, яка виявила несправність ОЗ, видає наказ (розпорядження) про проведення поточного ремонту чи поліпшення.
2. Передання об’єкта на ремонт оформлюється Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ.
3. Під час приймання ОЗ із ремонту складають Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ.
4. Інформацію про зміни вартості об’єкта в разі проведення поліпшення, модернізації чи капітального ремонту ОЗ відображають в Інвентарній картці обліку об’єкта ОЗ. У нашій ситуації зміни до інвентарної картки ми не вносимо, тому що було проведено заміну несправної плати на справну. Тобто проведено поточний ремонт для підтримання діагностичного апарата в робочому стані. Вартість ремонту не призвела до зміни первісної вартості ОЗ.