Оформление операций с основными средствами: ремонты и улучшения

Бюджетные учреждения, на балансе которых находятся основные средства (далее – ОС), время от времени проводят работы, направленные на восстановление и поддержание их в рабочем состоянии. В этой статье мы рассмотрим, как документально оформить передачу объектов ОС на ремонт и ввод их в эксплуатацию после ремонта.

Ремонты и улучшения

Ремонтом (техобслуживанием) считают работы, которые учреждение проводит для поддержки объекта в пригодном для использования состоянии и возможности получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования.

Мероприятия, связанные с улучшением технико-экономических характеристик объекта в целях увеличения в будущем экономических выгод от его использования, является улучшением ОС.

Согласно п. 3 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету нематериальных активов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11, примерами такого улучшения являются:

• модификация, модернизация объекта ОС в целях продления срока его полезной эксплуатации или увеличения его производственной мощности;
• модификация, модернизация отдельных частей оборудования для повышения качества работ, услуг;
• внедрение более эффективного технологического процесса, что даст возможность уменьшить расходы;
• достройка (надстройка) здания, что увеличит количество мест (площадь) здания, объемы и/или качество выполняемых работ (услуг) или условия их выполнения.

Решение о характере и признаках осуществляемых государственным учреждением работ, то есть направлены ли они на повышение технико-экономических возможностей (улучшение), или они осуществляются для поддержания объекта в пригодном для использования состоянии, принимает руководитель учреждения.

На основании заключения постоянно действующей инвентаризационной комиссии или материально ответственного лица, которое выявило неисправность, руководитель учреждения издает приказ (распоряжение) о проведении ремонта или улучшении.

Документальное оформление

Для проведения ремонтов и улучшений оформляют следующие первичные документы:

• дефектный акт (дефектную ведомость);
• Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств по типовой форме, утвержденной приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818 (далее – Приказ № 818);
• Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств по типовой форме, утвержденной Приказом № 818;
• Инвентарную карточку учета объекта основных средств, утвержденную Приказом № 818.

Если ремонт (улучшение) выполняет сторонняя организация, заключают договор на выполнение работ.

Дефектный акт

Перед ремонтом объект ОС осматривают и составляют дефектный акт (дефектную ведомость) отдельно на каждый объект, который подлежит текущему или капитальному ремонту. Дефектный акт оформляет механик (электрик или другой компетентный специалист) подразделения предприятия.

Обращаем внимание, что нормативные документы по учету ОС для бюджетных учреждений не предусматривают обязательного составления дефектного акта. Однако мы рекомендуем бюджетным учреждениям и коммунальным предприятиям обязательно его составлять. Ведь именно дефектный акт может служить обоснованием целесообразности текущих расходов или включения «ремонтных» расходов в смету на следующий отчетный период.

Единая типовая форма дефектного акта норма­тивно-правовыми документами не предусмотрена. В то же время для отдельных отраслей установлены формы, которые применяются в зависимости от вида ОС (в частности, форма № ВЗСГ-6 «Ведомость дефектов на ремонт машины», утвержденная приказом Минагрополитики от 21.12.07 г. № 929; типовая форма «Акт о выявленных дефектах оборудования», утвержденная приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193; форма 5 «Ведомость дефектов»; приложение к ДБН В.2.3-6-2002, утвержденным приказом Госкомитета строительства, архитектуры и жилищной политики от 07.05.02 г. № 83).

Государственное учреждение может самостоятельно разработать и утвердить форму дефектного акта в своем Положении о документообороте. В дефектном акте указывают объем и характер работ, наименование деталей, требующих замены. На основании такого акта учреждение может рассчитать стоимость ремонтов и проконтролировать объем выполненных работ и списанных материалов.

Заполним дефектный акт на текущий ремонт ультразвуковой диагностической системы.

Пример

Центральная районная больница передала на текущий ремонт ультразвуковую диагностическую систему. Год выпуска – 2012 год, стоимость ремонта 10 470 грн.

Приводим образец дефектного акта (см. образец 1).

Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств

В акте указывают название объекта ОС, инвентарный номер, первоначальную (переоцененную) стоимость, количество, сумму, наименование предприятия, которому ОС передают на ремонт, дату передачи и другие сведения.

Акт составляют в двух экземплярах и подписывают представители учреждения, которое передает ОС на ремонт, и предприятия (организации), которое будет выполнять ремонт ОС. Акт утверждает руководитель учреждения, которое их передает.

Первый экземпляр акта передают в бухгалтерскую службу. Он является основанием для прекращения начисления амортизации в случае реконструкции или модернизации и т. п. Второй экземпляр акта передают предприятию (организации), которое выполняет ремонт, реконструкцию или модернизацию ОС.

Заполним Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС (см. образец 2).

Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС

В данном акте указывают название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальную (переоцененную) стоимость, стоимость ремонта, реконструкции, модернизации объекта, наименование предприятия (организации) или субъекта госсектора (структурного подразделения), который возвращает отремонтированные, реконструированные, модернизированные ОС, и другие сведения.

Изменения в характеристике объекта ОС, связанные с его реконструкцией или модернизацией и т. п., вносят в соответствующий раздел акта.

Информация о полученных материальных ценностях в процессе ремонта, реконструкции, модернизации объекта ОС вносят в раздел «Подлежат оприходованию материалы после ремонта, реконструкции, модернизации».

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями предприятия, которым выполнялся ремонт, и утверждается руководителем государственного учреждения, которое принимает ОС после ремонта.

Первый экземпляр акта передают в бухгалтерскую службу для возобновления начисления амортизации и осуществления соответствующих записей в инвентарных карточках учета ОС. Второй экземпляр передается предприятию, которым выполнялся ремонт.

Заполним Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС (см. образец 3).

Выводы

1. Руководитель государственного учреждения на основании вывода постоянно действующей инвентаризационной комиссии или материально ответственного лица, которое выявило неисправность ОС, издает приказ (распоряжение) о проведении текущего ремонта или улучшения.
2. Передача объекта на ремонт оформляется Актом передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС.
3. Во время приемки ОС из ремонта составляют Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС.
4. Информацию об изменениях стоимости объекта в случае проведения улучшения, модернизации или капитального ремонта ОС отражают в Инвентарной карточке учета объекта ОС. В нашей ситуации изменения в инвентарную карточку мы не вносим, потому что была проведена замена неисправной платы на исправную. То есть произведен текущий ремонт для поддержания диагностического аппарата в рабочем состоянии. Стоимость ремонта не привела к изменению первоначальной стоимости ОС.