Нарахували зарплату після деокупації: як у поточному періоді скласти Розрахунок за минулі періоди?

Ситуація. Бюджетна установа (заклад освіти) розташована на окупованій території. До серпня 2022 року оплата праці працівникам закладу здійснювалася в загальному порядку. З вересня 2022 року заклад перебував у простої. Через технічні причини своєчасно зареєструвати в Казначействі зобов’язання, нарахувати та виплатити зарплату за вересень – грудень минулого року не було можливості. Фінансова діяльність закладу була відновлена в січні 2023 року. Тому за січень – квітень цього року заклад нараховував працівникам зарплату, сплачував ЄСВ, ПДФО і ВЗ та звітував за І квартал 2023 року в загальному порядку. У травні відділ освіти виділив закладу кошти на погашення заборгованості із зарплати працівникам за вересень – грудень 2022 року. Проте Казначейство дозволило провести видатки в поточному році, не зазначаючи, що це заборгованість минулого року.

Як закладу освіти правильно відобразити нараховану та виплачену в травні 2023 року зарплату за вересень – грудень 2022 року в додатках 1 і 4 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Д1, 4ДФ, Розрахунок) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі – Наказ № 4)? Чи можна цьогоріч подати Розрахунок із типом «Звітний» за ІІІ та IV квартали 2022 року після спливу строку звітування? Чи притягнуть податківці до відповідальності за таке несвоєчасне подання Розрахунку?

Звітування за поточний період

У Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» інформація про нараховані суми ЄСВ зазначається відповідно до бухгалтерських та інших документів, на підставі яких проводяться нарахування або які підтверджують нарахування виплат (п. 6 розд. ІІ Порядку заповнення Розрахунку, затвердженого Наказом № 4, далі – Порядок № 4).

Це означає, що в Д1 відображаються нараховані працівникам доходи, на які нараховується ЄСВ, саме за той місяць, в якому їх нарахували в бухобліку.

Аналогічне положення щодо відображення нарахувань фонду оплати праці, що здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, у фонді оплати праці того місяця, у якому були проведені нарахування, міститься і в пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5.

Тому, якщо установа в травні 2023 року нарахує в бухобліку зарплату працівникам, зокрема й за вересень – грудень 2022 року, загальну суму нарахованої зарплати слід відобразити в Д1 за травень одним рядком у складі зарплати відповідного працівника за цей місяць. Жодних розбивок за минулими місяцями та уточнень попередніх періодів робити не потрібно, законодавство цього не передбачає.

Важливий момент: оскільки за вересень – грудень 2022 року установа не нараховувала і не виплачувала працівникам жодних доходів, отже, не мала підстав для донарахування за ці періоди ЄСВ до мінімального страхового внеску, за такі минулі періоди працівники втратять страховий стаж. Адже відповідно до чинного законодавства до страхового стажу зараховують періоди, протягом яких особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню/страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за які щомісяця сплачено страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок (ст. 1 розд. І Закону від 09.07.2003 № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», п. 1 ст. 14 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

У 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» відображаються будь-які оподатковувані та неоподатковувані доходи, які протягом звітного періоду податковий агент нарахував/виплатив на користь фізичних осіб, а також суми нарахованого на ці доходи та перерахованого до бюджету ПДФО та військового збору (далі – ВЗ).

З огляду на те що установа нарахувала працівникам зарплату за вересень – грудень 2022 року в бухобліку в травні цього року, зарплату, донараховану в поточному періоді за минулі періоди, слід відобразити в розд. І 4ДФ за травень 2023 року як поточні (травневі) доходи працівників (у складі зарплати за цей період) з ознакою доходу «101».

При цьому в розд. І 4ДФ за вересень – грудень 2022 року відомості про працівників, яким установа не нараховувала і не виплачувала доходи (зарплату), не відображаються, а кількість таких працівників не враховується в рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)».

Подання Розрахунку з типом «Звітний» у поточному періоді за минулі періоди

Порядок № 4 прямо передбачає обов’язок платника ПДФО, ВЗ та ЄСВ, який не подав Розрахунок із типом «Звітний» за попередній звітний (податковий) період, подати його в поточному звітному (податковому) періоді (пп. 9 п. 9 розд. V Порядку № 4). Це підтвердили і податківці в ЗІР (категорія 201.04.01).

Отже, наша установа не подавала звітний Розрахунок за ІІІ і IV квартали 2022 року, тому зобов’язана подати Розрахунок за ці минулі періоди в поточному звітному (податковому) періоді за формою, що діє на день подання Розрахунку.

До відома: за загальними правилами за несвоєчасне подання звітного Розрахунку податківці нараховують штраф у розмірі 1 020 грн за кожний звітний період, за який платник несвоєчасно відзвітував (п. 119.1 Податкового кодексу, далі – ПК).

Водночас від відповідальності звільняються платники податків, які не мали можливості виконувати свій податковий обов’язок (зокрема, своєчасно сплачувати податки і подавати звітність) та довели це згідно з Порядком підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов’язків, визначених у підпункті 69.1 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПК, та Переліком документів, затвердженими наказом Мінфіну від 29.07.2022 № 225 (далі – Порядок № 225).

Оскільки установа в минулих періодах перебувала на окупованій РФ території, щоб довести податківцям неможливість виконання податкового обов’язку та уникнути штрафів, установа має подати до органу ДПС заяву та документи, визначені Порядком № 225, одночасно з набуттям можливості виконувати один із податкових обов’язків, передбачених ПК або іншим законодавством, контроль за виконанням якого покладено на орган ДПС (у тому числі подання звітності), але не пізніше 60 календарних днів із першого дня місяця, що настає за місяцем відновлення таких можливостей платника (абзац другий п. 4 розд. ІІ Порядку № 225).

Податківці розглядатимуть подані установою заяву та документи протягом 20 календарних днів після дня їх отримання (абзац перший п. 1 розд. ІІІ Порядку № 225).

Майте на увазі! Доводити можливість чи неможливість своєчасного виконання платником податкового обов’язку повинен орган ДПС, який установлює:

• причинно-наслідковий зв’язок між обставинами непереборної сили (форс-мажор), що сталися внаслідок збройної агресії РФ;
• безпосередній вплив таких обставин саме на платника та можливість виконання ним податкового обов’язку станом на дату, на яку припадає граничний строк виконання такого обов’язку (абзац восьмий п. 1 розд. ІІІ Порядку № 225).

Якщо керівник (його заступник або уповноважена особа) відповідного органу ДПС ухвалить вмотивоване рішення про неможливість своєчасного виконання установою свого податкового обов’язку (зокрема, подання Розрахунку з типом «Звітний» за ІІІ і IV квартали 2022 року в установлені законодавством строки), тоді податківці не застосовуватимуть до такої установи жодної відповідальності за його невиконання/несвоєчасне виконання, зокрема за порушення строків подання звітності.