Начислили зарплату после деоккупации: как в текущем периоде составить Расчет за прошлые периоды?

Ситуация. Бюджетное учреждение (заведение образования) расположено на оккупированной территории. До августа 2022 года оплата труда работникам заведения производилась в общем порядке. С сентября 2022 года заведение находилось в простое. По техническим причинам своевременно зарегистрировать в Казначействе обязательства, начислить и выплатить зарплату за сентябрь – декабрь прошлого года не было возможности. Финансовая деятельность учреждения была возобновлена ​​в январе 2023 года. Поэтому за январь – апрель этого года заведение начисляло работникам зарплату, платило ЕСВ, НДФЛ и ВС и отчитывалось за I квартал 2023 года в общем порядке. В мае отдел образования выделил заведению средства на погашение задолженности по зарплате работникам за сентябрь – декабрь 2022 года. Однако Казначейство разрешило провести расходы в текущем году, не указывая, что это задолженность прошлого года.

Как заведению образования правильно отразить начисленную и выплаченную в мае 2023 года зарплату за сентябрь – декабрь 2022 года в приложениях 1 и 4 к Налоговому расчету сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее – Д1, 4ДФ, Расчет) по форме, утвержденной приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее – Приказ № 4)? Можно ли подать в этом году Расчет с типом «Звітний» за III и IV кварталы 2022 года после истечения срока отчетности? Привлекут ли налоговики к ответственности за такое несвоевременное представление Расчета?

Отчетность за текущий период

В Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» информация о начисленных суммах ЕСВ указывается в соответствии с бухгалтерскими и другими документами, на основании которых производятся начисления или которые подтверждают начисление выплат (п. 6 разд. ІІ Порядка заполнения Расчета, утвержденного Приказом № 4, далее – Порядок № 4).

Это означает, что в Д1 отражаются начисленные работникам доходы, на которые начисляется ЕСВ, именно за тот месяц, в котором их начислили в бухучете.

Аналогичное положение по отражению начислений фонда оплаты труда, осуществляемых за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, обнаружением ошибок, в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления, содержится и в пп. 1.6.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5.

Поэтому, если учреждение в мае 2023 года начислит в бухучете зарплату работникам, в частности и за сентябрь – декабрь 2022 года, общую сумму начисленной зарплаты следует отразить в Д1 за май одной строкой в составе зарплаты соответствующего работника за этот месяц. Никаких разбивок по прошедшим месяцам и уточнений предыдущих периодов делать не нужно, законодательство этого не предусматривает.

Важный момент: поскольку за сентябрь – декабрь 2022 года учреждение не начисляло и не выплачивало работникам никаких доходов, следовательно, не имело оснований для доначисления за эти периоды ЕСВ до минимального страхового взноса, за такие прошлые периоды работники потеряют страховой стаж. Ведь в соответствии с действующим законодательством в страховой стаж относят периоды, в течение которых лицо подлежит общеобязательному государственному пенсионному страхованию/страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и за которые ежемесячно уплачены страховые взносы в сумме не меньше минимального страхового взноса (ст. 1 разд. I Закона от 09.07.2003 № 1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», п. 1 ст. 14 Закона от 23.09.1999 № 1105-XIV «Об общеобязательном государственном социальном страховании»).

В 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» отражаются любые налогооблагаемые и не облагаемые налогом доходы, которые в течение отчетного периода налоговый агент начислил/выплатил в пользу физических лиц, а также суммы начисленного на эти доходы и перечисленного в бюджет НДФЛ и военного сбора (далее – ВС).

Поскольку учреждение начислило работникам зарплату за сентябрь – декабрь 2022 года в бухучете в мае этого года, зарплату, доначисленную в текущем периоде за прошлые периоды, следует отразить в разд. I 4ДФ за май 2023 года как текущие (майские) доходы работников (в составе зарплаты за этот период) с признаком дохода «101».

При этом в разд. I 4ДФ за сентябрь – декабрь 2022 года сведения о работниках, которым учреждение не начисляло и не выплачивало доходы (зарплату), не отражаются, а количество таких работников не учитывается в строке 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)».

Представление Расчета с типом «Звітний» в текущем периоде за прошлые периоды

Порядок № 4 прямо предусматривает обязанность плательщика НДФЛ, ВС и ЕСВ, который не представил Расчет с типом «Звітний» за предыдущий отчетный (налоговый) период, представить его в текущем отчетном (налоговом) периоде (пп. 9 п. 9 разд. V Порядка № 4). Это подтвердили и налоговики в ОИР (категория 201.04.01).

Итак, наше учреждение не подавало отчетный Расчет за ІІІ и IV кварталы 2022 года, поэтому обязано подать Расчет за эти прошлые периоды в текущем отчетном (налоговом) периоде по форме, действующей на день представления Расчета.

К сведению: по общим правилам за несвоевременное представление отчетного Расчета налоговики начисляют штраф в размере 1 020 грн за каждый отчетный период, за который плательщик несвоевременно отчитался (п. 119.1 Налогового кодекса, далее – НК).

В то же время от ответственности освобождаются налогоплательщики, которые не имели возможности выполнять свою налоговую обязанность (в частности, своевременно уплачивать налоги и подавать отчетность) и доказали это согласно Порядку подтверждения возможности или невозможности выполнения налогоплательщиком обязанностей, определенных в подпункте 69.1 пункта 69 подраздела 10 раздела XX «Переходные положения» НК, и Перечню документов, утвержденным приказом Минфина от 29.07.2022 № 225 (далее – Порядок № 225).

Поскольку учреждение в прошлых периодах находилось на оккупированной РФ территории, чтобы доказать налоговикам невозможность выполнения налоговой обязанности и избежать штрафов, учреждение должно подать в орган ГНС заявление и документы, определенные Порядком № 225, одновременно с получением возможности выполнять одну из налоговых обязанностей, предусмотренных НК или другим законодательством, контроль за исполнением которого возложен на орган ГНС (в том числе представление отчетности), но не позднее 60 календарных дней с первого дня месяца, следующего за месяцем восстановления таких возможностей плательщика (абзац второй п. 4 разд. ІІ Порядка № 225).

Налоговики будут рассматривать поданные учреждением заявление и документы в течение 20 календарных дней после дня их получения (абзац первый п. 1 разд. ІІІ Порядка № 225).

Имейте в виду! Доказывать возможность или невозможность своевременного исполнения плательщиком налоговой обязанности должен орган ГНС, устанавливающий:

• причинно-следственную связь между обстоятельствами непреодолимой силы (форс-мажор), произошедшими в результате вооруженной агрессии РФ;
• непосредственное влияние таких обстоятельств именно на плательщика и возможность исполнения им налоговой обязанности по состоянию на дату, на которую приходится предельный срок исполнения такой обязанности (абзац восьмой п. 1 разд. ІІІ Порядка № 225).

Если руководитель (его заместитель или уполномоченное лицо) соответствующего органа ГНС примет мотивированное решение о невозможности своевременного выполнения учреждением своей налоговой обязанности (в частности, представление расчета с типом «Звітний» за ІІІ и IV кварталы 2022 года в установленные законодательством сроки), тогда налоговики не будут применять к такому учреждению никакой ответственности за ее неисполнение/несвоевременное исполнение, в частности за нарушение сроков представления отчетности.