Форма № 1ДФ: відповіді на актуальні запитання

Звітність по зарплаті: шпаргалка для бухгалтера

Завершився I квартал 2019 року, і настала відповідальна пора складання та подання звітності. У бухгалтерів виникає багато запитань. Тож розглянемо, на що треба звернути увагу, складаючи форму № 1ДФ.

Який граничний термін подання форми № 1ДФ за І квартал 2019 року?

ПІдпунктом «б» п. 176.2 Податкового кодексу (далі – ПК) установлено зобов’язання для осіб, які відповідно до ПК мають статус податкових агентів, подавати у строки, установлені ПК для податкового кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування.

Форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), а також Порядок його заповнення та подання податковими агентами затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі – Порядок № 4).

Податковим агентом щодо ПДФО є, зокрема, юрособа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), самозайнята особа, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок, передбачений розд. IV ПК, до бюджету від імені та за рахунок фізособи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення його норм у порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПК (пп. 14.1.180 ПК).

Форму № 1ДФ податкові агенти подають окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів (далі – к. д.), що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Подання ж окремого податкового розрахунку за календарний рік не передбачено.

Якщо останній день строку подання форми № 1ДФ припадає на вихідний або святковий день, граничним днем є операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем, тобто наступний робочий день (п. 2.1 Порядку № 4).

Оскільки цього року останній день строку подання форми № 1ДФ припадає на 9 травня, тобто святковий день, граничний термін подання звіту є 10 травня 2019 року.

Утримуємо із зарплати працівника аліменти. Чи відображати їх у формі № 1ДФ?

Статтею 180 Сімейного кодексу (далі – СК) передбачено обов’язок батьків утримувати дитину до досягнення нею повноліття.

Способи виконання батьками обов’язку утримувати дитину визначаються за домовленістю між ними.

Згідно із ч. 3 ст. 181 СК аліменти на дитину присуджуються в частці від заробітку (доходу) її матері, батька (ст. 183 СК) або у твердій грошовій сумі (ст. 184 СК) за вибором того з батьків або іншим представником дитини, разом з яким проживає дитина, і виплачуються щомісячно.

Перелік видів доходів, які враховуються для визначення розміру аліментів на одного з подружжя, дітей, батьків, інших осіб, затверджено постановою КМУ від 26.02.93 р. № 146 (далі – Перелік № 146).

Утримання аліментів із працівників провадиться з усіх видів заробітку та додаткової винагороди як за основною роботою, так і за роботою за сумісництвом, у тому числі з основної зарплати за посадовим окладом, тарифною ставкою, відрядними розцінками тощо; усіх видів доплат і надбавок до зарплати; грошових і натуральних премій; оплати за надурочну роботу, за роботу у святкові, неробочі та вихідні дні; заробітної плати, що зберігається під час відпустки, а також з отриманої у разі звільнення компенсації за невикористану протягом кількох років відпустку; заробітної плати, що зберігається під час виконання державних і громадських обов’язків, та в інших випадках збереження середньої заробітної плати, інших видів заробітку (п. 1 Переліку № 146).

Водночас зазначаємо, що п. 13 Переліку № 146 передбачено, що утримання аліментів проводиться із суми заробітку (доходу), що належить особі, яка сплачує аліменти, після утримання із цього заробітку (доходу) податків.

Отже, нарахування аліментів здійснюється із суми доходів платника аліментів, зокрема із зарплати, що залишилася після утримання ПДФО та військового збору (далі – ВЗ).

У зв’язку з тим що джерелом нарахування (виплати) доходу фізособі у вигляді аліментів є юридична особа, вона повинна виконати функції, покладені на податкового агента, у тому числі з відображення у формі № 1ДФ нарахування (виплати) доходу фізособі.

Оскільки обов’язок відображати нарахування (виплати) доходів фізосіб у формі № 1ДФ покладено на податкового агента, то нараховані ним доходи у вигляді аліментів має бути зазначено у цій формі з ознакою доходу «140» (аліменти) згідно з Довідником ознак доходів (додаток до Порядку № 4).

Розберемо зазначене вище на прикладі.

Приклад

Найманому працівникові за повністю відпрацьований лютий 2019 року було нараховано 7 000 грн. зарплати. Згідно із заявою, отриманою бухгалтерією від цього працівника, відрахування у вигляді аліментів із його зарплати мають становити 25 %.

Перш за все проводимо нарахування податків і зборів:

• ПДФО:

7 000 грн. х 18 % = 1 260 грн.;

• ВЗ:

7 000 грн. х 1,5 % = 105 грн.

Базою для утримання аліментів є сума зарплати, що залишилася після проведення усіх обов’язкових відрахувань:

7 000 грн. – 1 26 грн. – 105 грн. = 5 635 грн.

Сума аліментів, що підлягає відрахуванню, становить:

5 635 грн. х 25 % = 1 408,75 грн.

У формі № 1ДФ має бути відображено нарахування (виплату) зарплати найманому працівникові в сумі 7 000 грн. із ознакою доходу «101». Окремо слід указати нарахування (виплату) фізособі 1 408,75 грн. аліментів із ознакою «140».

Як відобразити нарахування декретних у формі № 1ДФ?

Відповідно до ст. 15 Закону від 23.09.99 р. № 1105-ХІV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105) роботодавець зобов’язаний надавати та оплачувати застрахованим особам у разі настання страхового випадку відповідний вид матеріального забезпечення згідно із цим Законом.

Статтею 19 Закону № 1105 визначено право застрахованих осіб – громадян на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, яке виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення).

Матеріальне забезпечення за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом, призначається та надається за основним місцем роботи (діяльності) (ст. 30 Закону № 1105).

Статтею 20 Закону № 1105 установлено види матеріального забезпечення та соціальних послуг за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, одним із яких є допомога по вагітності та пологах. Згідно із ч. 1 ст. 25 Закону № 1105 ця допомога надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату зарплати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Виплачується така допомога застрахованій особі за весь період відпустки, тривалість якої становить 70 к. д. до пологів і 56 к. д. після пологів (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей – 70 к. д.). Жінкам, віднесеним до 1–3-ї категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, допомога виплачується за 180 к. д. зазначеної відпустки (90 к. д. – до пологів та 90 к. д. – після пологів). Розмір цієї допомоги обчислюється сумарно та надається застрахованій особі в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.

Підставою для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності (п. 1 ст. 31 Закону № 1105).

Відповідно до ст. 34 Закону № 1105 фінансування страхувальників-роботодавців для надання матеріального забезпечення застрахованим особам здійснюється робочими органами ФСС з ТВП у порядку, установленому правлінням Фонду.

Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України затверджено постановою правління ФCC від 19.07.18 р. № 12.

Підставою для фінансування страхувальників-роботодавців робочими органами ФСС є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення за їх видами.

Тобто роботодавцем фактично виплачуються застрахованій особі кошти, отримані від ФСС.

Крім того, пп. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК передбачено, що звільняються від обкладення ВЗ доходи, що згідно із розд. IV ПК не включаються до загального оподатковуваного доходу фізосіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 ПК.

Ураховуючи зазначене, сума соціальної допомоги по вагітності та пологах, яку отримує платник податку з фонду загальнообов’язкового державного соцстрахування, на підставі пп. 165.1.1 та пп. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та не обкладається ПДФО і ВЗ.

Згідно з Довідником ознак доходів сума допомоги по вагітності та пологах відображається податковим агентом у формі № 1ДФ під ознакою доходу «128» як соціальна виплата з відповідного бюджету.

Чи відображаються у формі № 1ДФ обов’язкові медичні огляди працівників?

Статтею 169 КЗпП установлено, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (у разі прийняття на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі, а також щорічного обов’язкового медичного огляду осіб віком до 21 року.

Крім того, відповідно до ст. 17 Закону від 14.10.92 р. № 2694-ХІІ «Про охорону праці» роботодавець зобов’язаний за свої кошти забезпечити фінансування та організувати проведення попереднього (під час прийняття на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі, щорічного обов’язкового медичного огляду осіб віком до 21 року.

За результатами періодичних медичних оглядів у разі потреби роботодавець повинен забезпечити проведення відповідних оздоровчих заходів. Медичні огляди проводяться відповідними закладами охорони здоров’я, працівники яких несуть відповідальність згідно із законодавством за відповідність медичного висновку фактичному стану здоров’я працівника. Порядок проведення медичних оглядів визначається спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі охорони здоров’я.

Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій затверджено наказом МОЗ від 21.05.07 р. за № 246. Періодичність медоглядів залежно від шкідливих та небезпечних факторів виробничого середовища наведено в додатку 4, а Перелік робіт, для виконання яких є обов’язковим попередній (періодичні) медичний огляд працівників, – у додатку 5 до цього Порядку.

Працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування і торгівлі, водопровідних споруд, лікувально-профілактичних, дошкільних і навчально-виховних закладів, об’єктів комунально-побутового обслуговування, інших підприємств, установ, організацій, професійна чи інша діяльність яких пов’язана з обслуговуванням населення і може спричинити поширення інфекційних захворювань, виникнення харчових отруєнь, повинні обов’язково проходити попередні (до прийняття на роботу) і періодичні медичні огляди (ч. 2 ст. 26 Закону від 24.02.94 р. № 4004-ХІІ «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення», далі – Закон № 4004)).

У ст. 21 Закону від 06.04.2000 р. № 1645-III «Про захист населення від інфекційних хвороб» (далі – Закон № 1645) передбачено, що обов’язкові попередні (до прийняття на роботу) та періодичні профілактичні медичні огляди працівників окремих професій, виробництв та організацій, діяльність яких пов’язана з обслуговуванням населення і може призвести до поширення інфекційних хвороб, проводяться за рахунок роботодавців у порядку, установленому законодавством.

Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам та Порядок проведення обов’язкових профілактичних медичних оглядів та видачі особистих медичних книжок затверджено постановою КМУ від 23.05.01 р. № 559. Згідно з п. 2 цього Порядку обов’язкові медичні огляди проводяться за рахунок роботодавців (підприємство, установа, організація або фізична особа – суб’єкт підприємницької діяльності, що використовують працю найманих працівників).

Підпунктом 165.1.19 ПК передбачено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на лікування та медичне обслуговування платника податку або члена сім’ї фізособи першого ступеня споріднення, дитини, яка перебуває під опікою або піклуванням платника податку, за умови документального підтвердження витрат, пов’язаних із наданням зазначеної допомоги (у разі надання коштів), у тому числі, але не виключно, для придбання ліків, донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування інвалідів, за кошти благодійної організації або його роботодавця, у тому числі в частині витрат роботодавця на обов’язковий профілактичний огляд працівника згідно із Законом № 1645 та на вакцинацію працівника, спрямовану на профілактику захворювань у період загрози епідемій відповідно до Закону № 4004 за наявності відповідних підтвердних документів, крім витрат, що компенсуються виплатами з фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування.

Відповідно до пп. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК звільняються від обкладення військовим збором доходи, що згідно з розд. IV ПК не включаються до загального оподатковуваного доходу фізосіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 ПК.

Отже, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи (працівника) витрати роботодавця на обов’язковий попередній (до прийняття на роботу) та періодичний профілактичний огляд такої фізособи, якщо перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, підпадають під дію Закону № 1645 відповідно до вимог пп. 165.1.19 ПК.

Згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4, цей дохід відображається податковим агентом (роботодавцем) у формі № 1ДФ під ознакою доходу «143» як допомога на лікування та медичне обслуговування.

Який алгоритм подання уточнюючої форми № 1ДФ?

Пунктом 50.1 ПК передбачено, що в разі якщо в майбутніх податкових періодах (з урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПК) платник податків самостійно виявляє помилки, що містяться в раніше поданій ним податковій декларації, він зобов’язаний надіслати уточнюючий розрахунок до такої податкової декларації за формою чинного на час подання уточнюючого розрахунку форми № 1ДФ.

Платник податків має право не подавати такий розрахунок, якщо відповідні уточнені показники зазначаються ним у складі податкової декларації за будь-який наступний податковий період, протягом якого такі помилки були самостійно (у т. ч. за результатами електронної перевірки) виявлені.

У ст. 50 ПК урегульовано питання виправлення платниками податків помилок, допущених у податковій звітності. Зокрема, якщо після подання декларації за звітний період платник податків подає нову декларацію з виправленими показниками до закінчення граничного строку подання декларації за такий самий звітний період або подає в наступних податкових періодах уточнюючу декларацію внаслідок виконання вимог п. 169.4 ПК, то штрафи, визначені у п. 50.1 ПК, не застосовуються.

Податкова декларація, розрахунок, звіт (податкова декларація) – документ, що подається платником податків (у т. ч. відокремленим підрозділом у випадках, визначених ПК) контролюючому органу у строки, установлені законом, на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податкового зобов’язання або відображаються обсяги операції (операцій), доходів (прибутків), щодо яких податковим та митним законодавством передбачено звільнення платника податку від обов’язку нарахування і сплати податку і збору, чи документ, що свідчить про суми доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, суми утриманого та/або сплаченого податку (п. 46.1 ПК).

Проведення коригувань реквізитів форми № 1ДФ проводиться відповідно до розд. IV Порядку № 4.

Уточнююча форма № 1ДФ подається за потреби проведення коригувань податкового розрахунку після закінчення строку його подання. Така форма може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди (п. 4.3 Порядку № 4).

У разі подання уточнюючої форми № 1ДФ у клітинці «Уточнюючий» проставляється відмітка (п. 3.1 Порядку № 4).

Відповідно до п. 4.4 Порядку № 4 звітний новий та уточнюючий податкові розрахунки форми № 1ДФ заповнюються однаково. Подаються вони на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку і містять інформацію лише за рядками й реквізитами, які уточнюються. Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які відправляються контролюючими органами до податкового агента.

Коригування показників розд. I:

• для вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка та у графі 9 зазначити «1» – на вилучення рядка;
• для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи та у графі 9 зазначити «0» – на введення рядка;
• для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно вилучити помилкову інформацію відповідно до абзацу другого цього пункту та ввести правильну інформацію відповідно до абзацу третього цього пункту, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 9 указується «1» – рядок на вилучення, а в другому – «0» – рядок на введення.

Коригування показників розд. II: підрозд. «Військовий збір»:

• Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації в рядку «Військовий збір – виключення****» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.

Отже, оскільки уточнюючий податковий розрахунок подається на підставі інформації з попередньо поданої форми № 1ДФ, суб’єкт господарювання, подаючи уточнюючу форму № 1ДФ, має зазначити номер порції навпроти напису «Порція» та заповнити зазначені реквізити «Працювало за трудовими договорами» та «Працювало за цивільно-правовими договорами» та проставити той номер порції, який було проставлено в поданій раніше формі № 1ДФ.

Проведення коригувань податковим агентом показників розділів I та II форми № 1ДФ здійснюється шляхом вилучення кожного помилкового рядка з попередньо введеної інформації та введення нового або пропущеного рядка відповідно до вимог п. 4.4 Порядку № 4.

Разом із уточнюючою формою № 1ДФ платник податку має право надати до контролюючого органу пояснення проведених виправлень.