Форма № 1ДФ: ответы на актуальные вопросы

Отчетность по зарплате: шпаргалка для бухгалтера

Завершился I квартал 2019 года, и наступила ответственная пора составления и представления отчетности. У бухгалтеров возникает множество вопросов. Поэтому рассмотрим, на что нужно обратить внимание, составляя форму № 1ДФ.

Каков предельный срок представления формы № 1ДФ за І квартал 2019 года?

Подпунктом «б» п. 176.2 Налогового кодекса (далее – НК) установлено обязательство для лиц, которые в соответствии с НК имеют статус налоговых агентов, подавать в сроки, установленные НК для налогового квартала, налоговый расчет суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, а также суммы удержанного из них налога в контролирующий орган по месту своего расположения.

Форму Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога (форма № 1ДФ), а также Порядок его заполнения и представления налоговыми агентами утвержден приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (далее – Порядок № 4).

Налоговым агентом относительно НДФЛ является, в частности, юрлицо (его филиал, отделение, другое обособленное подразделение), самозанятое лицо, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) обязаны начислять, удерживать и платить налог, предусмотренный разд. IV НК, в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, которые выплачиваются такому лицу, вести налоговый учет, подавать налоговую отчетность контролирующим органам и нести ответственность за нарушение его норм в порядке, предусмотренном ст. 18 и разд. IV НК (пп. 14.1.180 НК).

Форму № 1ДФ налоговые агенты подают отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней (далее – к. д.), следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Представления же отдельного налогового расчета за календарный год не предусмотрено.

Если последний день срока представления формы № 1ДФ приходится на выходной или праздничный день, предельным днем является операционный (банковский) день, который наступает за выходным или праздничным днем, то есть следующий рабочий день (п. 2.1 Порядка № 4).

Поскольку в этом году последний день срока представления формы № 1ДФ приходится на 9 мая, то есть праздничный день, предельным сроком представления отчета является 10 мая 2019 года.

Удерживать ли из зарплаты работника алименты. Отражать ли их в форме № 1ДФ?

Статьей 180 Семейного кодекса (далее – СК) предусмотрена обязанность родителей содержать ребенка до достижения им совершеннолетия.

Способы выполнения родителями долга содержать ребенка определяются по договоренности между ними.

Согласно ч. 3 ст. 181 СК алименты на ребенка присуждаются в доле от заработка (дохода) его матери, отца (ст. 183 СК) или в твердой денежной сумме (ст. 184 СК) по выбору того из родителей или другого представителя ребенка, вместе с которым проживает ребенок, и выплачиваются ежемесячно.

Перечень видов доходов, которые учитываются для определения размера алиментов на одного из супругов, детей, родителей, других лиц, утвержден постановлением КМУ от 26.02.93 г. № 146 (далее – Перечень № 146).

Удержание алиментов с работников осуществляется со всех видов заработка и дополнительного вознаграждения как по основной работе, так и по работе по совместительству, в том числе с основной зарплаты по должностному окладу, тарифной ставке, сдельным расценкам и т. п.; всех видов доплат и надбавок к зарплате; денежных и натуральных премий; оплаты за сверхурочную работу, за работу в праздничные, нерабочие и выходные дни; заработной платы, которая сохраняется во время отпуска, а также с полученной в случае увольнения компенсации за неиспользованный в течение нескольких лет отпуск; заработной платы, которая сохраняется во время выполнения государственных и общественных обязанностей, и в других случаях сохранения средней заработной платы, других видов заработка (п. 1 Перечня № 146).

В то же время отметим, что п. 13 Перечня № 146 предусмотрено, что удержание алиментов производится из суммы заработка (дохода), причитающегося лицу, которое платит алименты, после удержания из этого заработка (дохода) налогов.

Таким образом, начисление алиментов осуществляется из суммы доходов плательщика алиментов, в частности с зарплаты, оставшейся после удержания НДФЛ и военного сбора (далее – ВС).

В связи с тем что источником начисления (выплаты) дохода физлицу в виде алиментов является юридическое лицо, оно должно выполнить функции, возложенные на налогового агента, в том числе по отражению в форме № 1ДФ начисления (выплаты) дохода физлицу.

Поскольку обязанность отражать начисления (выплаты) доходов физлиц в форме № 1ДФ возложена на налогового агента, то начисленные им доходы в виде алиментов должны быть указаны в этой форме с признаком дохода «140» (алименты) согласно Справочнику признаков доходов (приложение к Порядку № 4).

Разберем вышеуказанное на примере.

Пример

Наемному работнику за полностью отработанный февраль 2019 года было начислено 7 000 грн. зарплаты. Согласно заявлению, полученному бухгалтерией от этого работника, отчисления в виде алиментов из его зарплаты должны составлять 25 %.

Прежде всего проводим начисления налогов и сборов:

• НДФЛ:

7 000 грн. х 18 % = 1 260 грн.;

• ВС:

7 000 грн. х 1,5 % = 105 грн.

Базой для удержания алиментов является сумма зарплаты, которая осталась после проведения всех обязательных отчислений:

7 000 грн. – 126 грн. – 105 грн. = 5 635 грн.

Сумма алиментов, которая подлежит отчислению, составляет:

5 635 грн. х 25 % = 1 408,75 грн.

В форме № 1ДФ должно быть отражено начисление (выплата) зарплаты наемному работнику в сумме 7 000 грн. с признаком дохода «101». Отдельно следует указать начисление (выплату) физлицу 1 408,75 грн. алиментов с признаком «140».

Как отразить начисления декретных в форме № 1ДФ?

В соответствии со ст. 15 Закона от 23.09.99 г. № 1105-ХІV «Об общеобязательном государственном социальном страховании» (далее – Закон № 1105) работодатель обязан предоставлять и оплачивать застрахованным лицам в случае наступления страхового случая соответствующий вид материального обеспечения согласно данному Закону.

Статьей 19 Закона № 1105 определено право застрахованных лиц – граждан на материальное обеспечение и социальные услуги по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, которое возникает с наступлением страхового случая в период работы (включая время испытания и день увольнения).

Материальное обеспечение по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности застрахованным лицам, которые работают на условиях трудового договора (контракта), гражданско-правового договора и на других основаниях, предусмотренных законом, назначается и предоставляется по основному месту работы (деятельности) (ст. 30 Закона № 1105).

Статьей 20 Закона № 1105 установлены виды материального обеспечения и социальных услуг по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, одним из которых является пособие по беременности и родам. Согласно ч. 1 ст. 25 Закона № 1105 эта помощь предоставляется застрахованному лицу в форме материального обеспечения, которое компенсирует потерю зарплаты (дохода) за период отпуска в связи с беременностью и родами.

Выплачивается такое пособие застрахованному лицу за весь период отпуска, продолжительность которого составляет 70 к. д. до родов и 56 к. д. после родов (в случае усложненных родов или рождения двоих или более детей – 70 к. д.). Женщинам, отнесенным к 1–3-й категориям лиц, которые пострадали в результате Чернобыльской катастрофы, пособие выплачивается за 180 к. д. указанного отпуска (90 к. д. – до родов и 90 к. д. – после родов). Размер этого пособия исчисляется суммарно и предоставляется застрахованному лицу в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов.

Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности (п. 1 ст. 31 Закона № 1105).

В соответствии со ст. 34 Закона № 1105 финансирование страхователей-работодателей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам осуществляется рабочими органами ФСС по ВПТ в порядке, установленном правлением Фонда.

Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины утвержден постановлением правления ФCC от 19.07.18 г. № 12.

Основанием для финансирования страхователей-работодателей рабочими органами ФСС является оформленное по установленному образцу заявление-расчет, которое содержит информацию о начисленных застрахованным лицам суммах материального обеспечения по их видам.

То есть работодателем фактически выплачиваются застрахованному лицу средства, полученные от ФСС.

Кроме того, пп. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК предусмотрено, что освобождаются от обложения ВС доходы, которые согласно разд. IV НК не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются налогом по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в пп. 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 НК.

С учетом указанного сумма социального пособия по беременности и родам, которую получает налогоплательщик из фонда общеобязательного государственного соцстрахования, на основании пп. 165.1.1 и пп. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход и не облагается НДФЛ и ВС.

Согласно Справочнику признаков доходов сумма пособия по беременности и родам отражается налоговым агентом в форме № 1ДФ под признаком дохода «128» как социальная выплата из соответствующего бюджета.

Отражаются ли в форме № 1ДФ обязательные медицинские осмотры работников?

Статьей 169 КЗоТ установлено, что собственник или уполномоченный им орган обязан за свои средства организовать проведение предварительного (в случае приема на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или таких, где имеется необходимость в профессиональном отборе, а также ежегодного обязательного медицинского осмотра лиц в возрасте до 21 года.

Кроме того, в соответствии со ст. 17 Закона от 14.10.92 г. № 2694-ХІІ «Об охране труда» работодатель обязан за свои средства обеспечить финансирование и организовать проведение предварительного (во время приема на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или таких, где имеется необходимость в профессиональном отборе, ежегодного обязательного медицинского осмотра лиц в возрасте до 21 года.

По результатам периодических медицинских осмотров в случае необходимости работодатель должен обеспечить проведение соответствующих оздоровительных мероприятий. Медицинские осмотры проводятся соответствующими заведениями здравоохранения, работники которых несут ответственность согласно законодательству за соответствие медицинского заключения фактическому состоянию здоровья работника. Порядок проведения медицинских осмотров определяется специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере здравоохранения.

Порядок проведения медицинских осмотров работников определенных категорий утвержден приказом Минздрава от 21.05.07 г. под № 246. Периодичность медосмотров в зависимости от вредных и опасных факторов производственной среды приведена в приложении 4, а Перечень работ, для выполнения которых является обязательным предварительный (периодические) медицинский осмотр работников, – в приложении 5 к данному Порядку.

Работники предприятий пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических, дошкольных и учебно-воспитательных заведений, объектов коммунально-бытового обслуживания, других предприятий, учреждений, организаций, профессиональная или другая деятельность которых связана с обслуживанием населения и может повлечь за собой распространение инфекционных заболеваний, возникновение пищевых отравлений, должны обязательно проходить предварительные (до приема на работу) и периодические медицинские осмотры (ч. 2 ст. 26 Закона от 24.02.94 г. № 4004-ХІІ «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения», далее – Закон № 4004)).

В ст. 21 Закона от 06.04.2000 г. № 1645-III «О защите населения от инфекционных болезней» (далее – Закон № 1645) предусмотрено, что обязательные предварительные (до приема на работу) и периодические профилактические медицинские осмотры работников отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с обслуживанием населения и может привести к распространению инфекционных болезней, проводятся за счет работодателей в порядке, установленном законодательством.

Перечень профессий, производств и организаций, работники которых подлежат обязательным профилактическим медицинским осмотрам, и Порядок проведения обязательных профилактических медицинских осмотров и выдачи личных медицинских книжек утверждены постановлением КМУ от 23.05.01 г. № 559. Согласно п. 2 данного Порядка обязательные медицинские осмотры проводятся за счет работодателей (предприятие, учреждение, организация или физическое лицо – субъект предпринимательской деятельности, которые используют труд наемных работников).

Подпунктом 165.1.19 НК предусмотрено, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включаются средства или стоимость имущества (услуг), которые предоставляются как помощь на лечение и медицинское обслуживание налогоплательщика или члена семьи физического лица первой степени родства, ребенка, который находится на попечении или под опекой налогоплательщика, при условии документального подтверждения расходов, связанных с предоставлением указанной помощи (в случае предоставления средств), в том числе, но не исключительно, для приобретения лекарств, донорских компонентов, протезно-ортопедических изделий, изделий медицинского назначения для индивидуального пользования инвалидов, за средства благотворительной организации или его работодателя, в том числе в части расходов работодателя на обязательный профилактический осмотр работника согласно Закону № 1645 и на вакцинацию работника, направленную на профилактику заболеваний в период угрозы эпидемий в соответствии с Законом № 4004 при наличии соответствующих подтверждающих документов, кроме расходов, которые компенсируются выплатами из фонда общеобязательного государственного социального медицинского страхования.

В соответствии с пп. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК освобождаются от обложения ВС доходы, которые согласно разд. IV НК не включаются в общий налогооблагаемый доход физлиц (не подлежат налогообложению, облагаются налогом по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в пп. 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 НК.

Таким образом, не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход физического лица (работника) затраты работодателя на обязательный предварительный (до приема на работу) и периодический профилактический осмотр такого физического лица, если перечень профессий, производств и организаций, работники которых подлежат обязательным профилактическим медицинским осмотрам, подпадают под действие Закона № 1645 в соответствии с требованиями пп. 165.1.19 НК.

Согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 4, этот доход отражается налоговым агентом (работодателем) в форме № 1ДФ под признаком дохода «143» как помощь на лечение и медицинское обслуживание.

Каков алгоритм представления уточняющей формы № 1ДФ?

Пунктом 50.1 НК предусмотрено, что в случае если в будущих налоговых периодах (с учетом сроков давности, определенных ст. 102 НК) налогоплательщик самостоятельно выявляет ошибки, которые содержатся в ранее поданной им налоговой декларации, он обязан отправить уточняющий расчет к такой налоговой декларации по действующей на время представления уточняющего расчета формы № 1ДФ.

Налогоплательщик имеет право не подавать такой расчет, если соответствующие уточненные показатели указываются им в составе налоговой декларации за любой следующий налоговый период, в течение которого такие ошибки были самостоятельно (в т. ч. по результатам электронной проверки) выявлены.

В ст. 50 НК урегулирован вопрос исправления налогоплательщиками ошибок, допущенных в налоговой отчетности. В частности, если после представления декларации за отчетный период налогоплательщик подает новую декларацию с исправленными показателями до окончания предельного срока представления декларации за такой же отчетный период или подает в следующих налоговых периодах уточняющую декларацию в результате выполнения требований п. 169.4 НК, то штрафы, определенные в п. 50.1 НК, не применяются.

Налоговая декларация, расчет, отчет (налоговая декларация) – документ, который подается налогоплательщиком (в т. ч. обособленным подразделением в случаях, определенных НК) контролирующему органу в сроки, установленные законом, на основании которого осуществляется начисление и/или уплата налогового обязательства либо отражаются объемы операции (операций), доходов (прибылей), относительно которых налоговым и таможенным законодательством предусмотрено освобождение налогоплательщика от обязанности начисления и уплаты налога и сбора, или документ, который свидетельствует о суммах дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков-физлиц, суммах удержанного и/или уплаченного налога (п. 46.1 НК).

Проведение корректировок реквизитов формы № 1ДФ осуществляется в соответствии с разд. IV Порядка № 4.

Уточняющая форма № 1ДФ подается при необходимости проведения корректировок налогового расчета по окончании срока его представления. Такая форма может подаваться как за отчетный период, так и за предыдущие периоды (п. 4.3 Порядка № 4).

В случае представления уточняющей формы № 1ДФ в ячейке «Уточняющий» проставляется отметка (п. 3.1 Порядка № 4).

В соответствии с п. 4.4 Порядка № 4 отчетный новый и уточняющий налоговые расчеты формы № 1ДФ заполняются одинаково. Подаются они на основании информации из ранее поданного налогового расчета и содержат информацию только по строкам и реквизитам, которые уточняются. Для заполнения также используется информация из сообщений о выявленных ошибках, которые отправляются контролирующими органами налоговому агенту.

Корректировка показателей разд. I:

• для исключения одной ошибочной строки из ранее введенной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» – на исключение строки;
• для введения новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» – на ввод строки;
• для замены одной ошибочной строки другой нужно изъять ошибочную информацию в соответствии с абзацем вторым данного пункта и ввести правильную информацию в соответствии с абзацем третьим данного пункта, то есть полностью заполнить две строки, одна из которых изымает ранее внесенную информацию, а вторая вносит правильную информацию. В таком случае в первой строке в графе 9 указывается «1» – строка на изъятие, а во второй – «0» – строка на ввод.

Корректировка показателей разд. II: подразд. «Военный сбор»:

• Для изъятия ошибочной строки из ранее введенной информации в строке «Военный сбор – исключение****» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Военный сбор» отразить правильную информацию.

Таким образом, поскольку уточняющий налоговый расчет подается на основании информации из ранее поданной формы № 1ДФ, субъект хозяйствования, подавая уточняющую форму № 1ДФ, должен указать номер порции напротив надписи «Порция» и заполнить указанные реквизиты «Работало по трудовым договорам» и «Работало по гражданско-правовым договорам» и проставить тот номер порции, который был проставлен в поданной ранее форме № 1ДФ.

Проведение корректировок налоговым агентом показателей разделов I и II формы № 1ДФ осуществляется путем исключения каждой ошибочной строки из ранее введенной информации и ввода новой или пропущенной строки в соответствии с требованиями п. 4.4 Порядка № 4.

Вместе с уточняющей формой № 1ДФ налогоплательщик имеет право предоставить контролирующему органу объяснение проведенных исправлений.