Штатний розпис: порядок складання
«Найзагадковіший» документ, без якого є неможливою робота жодної установи, але про який ідеться лише в Господарському кодексі, це штатний розпис. До речі, п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП передбачає, що однією з умов розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, може бути скорочення чисельності або штату працівників. А оскільки скорочення штату працівників без штатного розпису зробити неможливо, то й для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися. Тож покажемо, як складати цей документ.
Штатний розпис – це організаційний документ, у якому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачено системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо).
Згідно з ДКУД код цього документа – 020107, індекс – ШР.
Штатний розпис максимально може мати такі реквізити:
- найменування юридичної особи вищого рівня (тільки для підвідомчих юридичних осіб);
- найменування юридичної особи;
- код форми документа за ДКУД;
- назва виду документа (ШТАТНИЙ РОЗПИС);
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа (назва населеного пункту, в якому зареєстровано юридичну особу);
- гриф затвердження документа;
- відбиток печатки юридичної особи;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підпис.
На підставі чинного в поточному році штатного розпису керівник юридичної особи приймає рішення про:
- прийняття працівників (робітників) на роботу;
- переведення/переміщення працівників (робітників) на іншу роботу/посаду;
- установлення посадового окладу працівникам (робітникам) згідно з посадою/професією, а також визначення надбавок і доплат, що мають постійний характер, із дотриманням норм законодавства.
Форми штатного розпису
Зауважимо, що є деякі розбіжності між формами штатного розпису, передбаченими відповідними нормативно-правовими та нормативно-технічними актами (далі – НПА) для різних випадків. Зокрема, для бюджетних установ наказом Мінфіну від 28.01.02 р. № 57 затверджено такі форми штатного розпису:
- форма штатного розпису для органів державного управління та місцевого самоврядування (див. зразок 1);
- форма штатного розпису для інших бюджетних установ (див. зразок 2).
Як бачимо, ці форми дещо різняться обсягом наведеної в них інформації, наприклад для бюджетних установ не передбачається зазначення коду КП для посад (професій), а для органів державного управління та місцевого самоврядування – також не наводиться й інформація про надбавки та доплати.
Вимоги до складання штатного розпису
Штатний розпис складають для юридичної особи загалом. Чинним законодавством не передбачено розроблення штатних розписів для структурних підрозділів, зокрема для відокремлених філій, представництв, відділень тощо, які не мають статусу юридичної особи та здійснюють свою діяльність від імені юридичної особи – резидента.
Складають штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці, з урахуванням вимог нормативно-правових актів. Назви посад (професій) у штатному розписі мають відповідати ДК 003:2010.
Затвердження штатного розпису
Проект штатного розпису за дорученням керівника юридичної особи зазвичай готує фінансова служба юридичної особи. Затверджується цей документ на поточний рік керівником юридичної особи. Крім того, штатний розпис може бути затверджений відповідним розпорядчим документом – наказом (розпорядженням) керівника юридичної особи, без погоджень із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. За потреби штатний розпис може бути погоджений із керівництвом юридичної особи вищого рівня.
Штатний розпис оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.
Складаючи штатний розпис, слід мати на увазі, що:
- датою цього документа є дата його затвердження;
- підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
- візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
- у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов’язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
- особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження та грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності);
- зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються;
- текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці, що зазвичай містить 8 граф (див. табл. 1).
Таблиця 1. Заповнення граф штатного розпису
|
Графа |
Порядок заповнення |
|
Графа 1 «№ з/п» |
Проставляють порядковий номер структурного підрозділу, який має відповідати порядковому номеру, зазначеному в іншому організаційному документі – структурі та штатній чисельності |
|
Графа 2 «Назва структурного підрозділу» |
Назву структурного підрозділу зазначають також відповідно до структури та штатної чисельності. До того ж, це саме найменування має бути зафіксоване в положенні про структурний підрозділ |
|
Графа 3 «Назва посади/професії» |
Зазначають повну назву посади (професії) працівника (робітника) із зазначенням (за наявності) кваліфікаційної категорії, класу, розряду, наприклад: |
|
Графа 4 «Код за Класифікатором професій» |
Проставляють відповідний код за КП з метою запобігання помилкам під час оформлення кадрових документів, зокрема наказу про прийняття на роботу (призначення на посаду), особової картки працівника тощо |
|
Графа 5 «Кількість штатних одиниць» |
Указують кількість працівників за кожною посадою (професією). Крім того, кількість працівників (робітників) підраховується за кожним структурним підрозділом (за умови структурного поділу) та разом за юридичною особою |
|
Графа 6 «Посадовий оклад (тарифна ставка), грн» |
Зазначають щомісячний розмір заробітної плати працівника (робітника), установлений залежно від займаної посади, особливостей виробництва, умов праці, обсягу та складності роботи, рівня відповідальності тощо |
|
Графа 7 «Надбавки, доплати, грн» |
Зазначають відповідні надбавки та доплати, якщо вони мають постійний характер |
|
Графа 8 «Місячний фонд |
Проставляють суму, визначену шляхом об’єднання сум, зазначених у графах 6 і 7, з урахуванням кількості штатних одиниць, визначених у гр. 5 за відповідною посадою (професією). Сумарний показник цієї графи по юридичній особі загалом зазначають у самому нижньому рядку таблиці навпроти слова «Разом» |
Розробку та затвердження штатного розпису бюджетної установи слід здійснювати з урахуванням особливостей його форми та дотриманням Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.02 р. № 228 (далі – Порядок № 228) (див. табл. 2).
Таблиця 2. Вимоги до складання та затвердження штатного розпису згідно з Порядком № 228
|
Пункт Порядку № 228 |
Вимоги |
|
1 |
2 |
|
24 |
Кошториси та штатні розписи установ, які належать до сфери управління МЗС і специфіка діяльності яких пов’язана з функціонуванням за кордоном, можуть складатися за окремим порядком, погодженим із Мінфіном |
|
28 |
Розпорядники приводять свої витрати у відповідність до бюджетних асигнувань та інших показників, доведених лімітними довідками. Для цього чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, має бути приведена у відповідність до визначеного фонду оплати праці, а інші витрати – до інших встановлених асигнувань таким чином, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій. Типова форма штатного розпису установи затверджується Мінфіном. У разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням із Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі. Штатний розпис установ затверджується в порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади |
|
32 |
Кошториси, плани асигнувань загального фонду бюджету, плани надання кредитів із загального фонду бюджету, плани спеціального фонду, плани використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), помісячні плани використання бюджетних коштів і штатні розписи затверджуються керівником відповідної установи вищого рівня, за винятком кошторисів, зазначених у п. 33 Порядку № 228 (якщо законодавством не встановлено інший порядок затвердження) |
|
33 |
Кошториси, плани асигнувань загального фонду бюджету, плани надання кредитів із загального фонду бюджету, плани спеціального фонду і штатні розписи окремих установ затверджуються: 1) Секретаріату Кабінету Міністрів України – Державним секретарем Кабінету Міністрів України за погодженням із Мінфіном у межах бюджетних асигнувань, передбачених для забезпечення діяльності Секретаріату Кабінету Міністрів України; 2) міністерств за бюджетною програмою «Керівництво та управління» – державним секретарем міністерства за погодженням із Мінфіном, за іншими бюджетними програмами, що виконуються безпосередньо апаратом міністерства, – керівником міністерства; територіальних органів міністерства – державним секретарем міністерства; 21) інших центральних органів виконавчої влади за бюджетною програмою «Керівництво та управління» – їх керівниками за погодженням із Мінфіном, за іншими бюджетними програмами, що виконуються безпосередньо апаратом центрального органу виконавчої влади, – керівником центрального органу виконавчої влади; територіальних органів центрального органу виконавчої влади – керівником центрального органу виконавчої влади; <...> |
|
35 |
Кошториси, плани асигнувань загального фонду бюджету, плани надання кредитів із загального фонду бюджету, плани спеціального фонду, плани використання бюджетних коштів |
Нижче подано фрагмент штатного розпису (див. зразок 3).
Коментарі до матеріалу