Вивчаємо оновлені правила зберігання документів

Загальні норми щодо функціонування архівів

Насамперед зауважимо, що Законом від 24.12.93 р. № 3814-ХІІ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814) визначено складові системи архівних установ. Згідно зі ст. 22 цього Закону такі установи можуть бути засновані на будь-якій формі власності, оскільки їх засновниками можуть бути держоргани, органи місцевого самоврядування (далі – ОМС), юридичні та фізичні особи.

Відповідно до Закону № 3814 установи можуть функціонувати, зокрема, як центральні та галузеві державні архіви, архівні установи ОМС, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи держорганів, ОМС, державних і комунальних установ, а також архівні підрозділи об‘єднань громадян.

Розглянемо архіви, що фінансуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів.

Спочатку – щодо місцевих державних архівних установ, які згідно зі ст. 28 Закону № 3814 слугують для зберігання документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) місцевого значення. До них належать архіви областей, мм. Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у мм. Києві і Севастополі держадміністрацій. Місцеві держархіви є структурними підрозділами місцевих держадміністрацій, водночас вони підзвітні та підконтрольні Держархіву.

Для здійснення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, які не належать до НАФ, законодавством передбачено створення архівних установ ОМС. Тобто архівними установами сільських, селищних, міських рад виконуються функції щодо збереження документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових, інших правовідносин. При створенні архівних установ міських рад міст республіканського (АР Крим) та обласного значення їм делегуються повноваження, передбачені для місцевих держархівів стосовно збереження на відповідній території документів НАФ.

Окрім того, за нормами ст. 31 Закону № 3814 у складі держорганів чи ОМС можуть бути створені архівні підрозділи. Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Мін’юсту від 10.01.12 р. № 232/5, передбачено, що вони є самостійними структурними підрозділами організації.

Правила діловодства та архівації

Нормативно-правове регулювання

Питання роботи з документацією в державних та інших органах, а також в установах регламентуються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Звернімо увагу, що Правилами № 1000/5 визначено єдині вимоги до створення управлінських документів, роботи зі службовими документами та порядок їх архівного зберігання. У п. 6 Правил № 1000/5 передбачено, що відповідальність за збереженість службових документів, захист документаційного фонду від несанкціонованого доступу, втрату чи знищення документів тощо покладається на керівника установи. Водночас за зміст та якість підготовки документів, за організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають керівники цих підрозділів.

Важливим є те, що згідно із Правилами № 1000/5 в установах організація діловодства має покладатися на самостійний структурний підрозділ, загальний відділ, канцелярію тощо або особу, відповідальну за діловодство, – секретаря, діловода.

У свою чергу, у структурних підрозділах така робота покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої й передбачено такі обов‘язки.

За п. 8 Правил № 1000/5 архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи. Якщо установа малочисельна, то має бути призначена особа, відповідальна за ведення архіву. У будь-якому разі діяльність таких структурних підрозділів фіксується в положеннях про службу діловодства та архів.

Огляд новацій у Правилах № 1000/5

Наказом Мін’юсту від 04.07.18 р. № 2277/5 (далі – Наказ № 2277) затверджено Зміни до Правил № 1000/5, згідно з якими впорядковуються деякі питання стосовно статусу служб діловодства та архіву, зберігання, підписання, експертизи цінності документів, їх знищення тощо. Розглянемо деякі з них.

Зокрема, передбачається, що служба діловодства та архів, які працюють на підставі положень про них, погоджених та затверджених відповідно до законодавства, віднині є структурними підрозділами. Раніше ці підрозділи були самостійними.

Звертаємо увагу, що за раніше чинними нормами тимчасовий доступ до документів здійснювався за ухвалою слідчого судді згідно із Кримінально-процесуальним кодексом, а тепер цієї норми немає. Проте уточнено, що в разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов‘язково мають залишитися засвідчені копії цих документів та протокол вилучення (виїмки).

Як і раніше, про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається акт за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5. Однак зараз структурні підрозділи мають подавати не переліки (списки) справ, а акти, оформлені у вигляді таблиці із графами щодо вилучення та знищення документів, підписані керівником структурного підрозділу.

Увага! Якщо йдеться про внесення до акта про вилучення для знищення документів первинної та бухгалтерської документації, то установа подає довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту (було – довідка органів ДФС). Новацією є те, що у згаданій довідці відображається наявність чи відсутність фінансових операцій, що підлягають фінмоніторингу, спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судових проваджень. Ця довідка підписується керівником установи і скріплюється печаткою.

Зазначимо, що згідно із Правилами № 1000/5 строки зберігання документів установлюються на підставі експертизи їх цінності. Порядок експертизи визначено в розд. V цих Правил.

Звернімо увагу ще на одну особливість, якщо йдеться про передавання документів у разі припинення установи. Якщо на території регіонів не існує органів вищого рівня, то відтепер архівні справи й документи (крім документів НАФ) мають передаватись до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об‘єднаної тергромади, тобто до трудового архіву.

А якщо йдеться про ліквідацію міністерства чи відомства, іншого центрального органу виконавчої влади, то внесені до НАФ архівні справи, архівні документи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, не завершені в діловодстві документи, а також документи з кадрових питань (особового складу) необхідно передати до Центрального держархіву вищих органів влади та управління. До цієї ж структури слід передати упорядковані документи, якщо йдеться про припинення центрального органу виконавчої влади шляхом поділу. Таких норм раніше не було.

У новому абзаці, яким доповнено гл. 3 розд. ХV Правил № 1000/5, уточнюються дії державних архівних установ, архівних відділів міських рад, трудових архівів, приватних архівів, правонаступників, органів вищого рівня. Так, для державної реєстрації припинення юрособи архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи з кадрових питань (особового складу), що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, має видати довідку про прийняття документів. У довідці зазначається:

• найменування установи;
• кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;
• кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати;
• кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати;
• дата і номер акта приймання-передавання документів.

Зміни в додатках до Правил № 1000/5

Крім вищезгаданого, Наказом № 2277 дещо змінено додатки до Правил № 1000/5. Зокрема, уточнено, що в документах, форми або зразки яких наведено в цих додатках і в яких передбачається проставляти печатку установи, печатка ставиться за її наявності.

Згідно з додатком 22 у формі «Опис № ___ справ із кадрових питань (особового складу)» гриф щодо схвалення цього опису згідно із протоколом засідання експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації (міської ради) відтепер має оформлюватись у разі подання опису на розгляд такої комісії.

Звертаємо також увагу на зміни в додатку 43 до Правил № 1000/5: у ньому надано зразок архівної довідки. Крім редакційних уточнень, відтепер не передбачається підписування довідки завідувачем архіву. Тобто вона має бути підписана лише директором установи, якої вона стосується. Від себе додамо, що дані довідки мають відповідати записам, унесеним до трудової книжки працівника, і, звісно ж, змістові відповідного кадрового наказу.

Правила № 1000/5 доповнено додатком 51, у якому наведено форму Акта про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої. У ньому, серед інших даних, слід зазначати повну назву архівного фонду, який передається або з якого вилучаються справи. Такі акти складаються у двох примірниках.

Вимоги до управлінської документації

Правилами № 1000/5 передбачено, що створювані управлінські документи мають відповідати правовому статусу установи. Наприклад, оформлення документації щодо діяльності дошкільного навчального закладу суттєво відрізнятиметься від її оформлення в районному відділі освіти.

Як саме створюються, підписуються, погоджуються та затверджуються документи, має бути зафіксовано в положенні установи, структурного підрозділу або ж у посадовій інструкції працівника (якщо діловодство та архівування в малочисельній установі покладено на певного виконавця).

Відповідно до Правил № 1000/5 управлінська документація, якою визначається, зокрема, структура, штатна чисельність, зміст діяльності установи та її підрозділів, посадові інструкції працівників, штатні розписи, належить до організаційної.

Документація, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру, або з кадрових (особового складу) питань, належить до розпорядчої. Так, розпорядчою документацією вважаються постанови, рішення, накази, розпорядження.

Звертаємо увагу, що всі управлінські документи мають затверджуватися особисто посадовою особою згідно з наданими їй повноваженнями. Також особисто відповідним посадовцем ухвалюються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх виконання: положення, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції тощо. Такі позиції із зазначенням у них переліків документів, що затверджуються посадовою особою, мають включатися в локальну інструкцію з діловодства установи.

Детальніше поговоримо про документи з кадрових питань.

Особливістю є те, що деякі види кадрової документації оформлюються згідно з типовими уніфікованими формами (наприклад, форму Табеля обліку використання робочого часу затверджено наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489).

Нагадуємо: у розпорядчих документах із кадрових питань практично не фіксується констатуюча частина («На виконання»; «З метою» тощо). Формулювання пунктів у них мають бути чіткими, конкретними, відповідати нормам КЗпП, відповідних законів, урядових рішень, галузевих наказів міністерств, відомств.

Якщо йдеться про призначення чи звільнення працівника, то в документі зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), а також розміри його посадового окладу згідно зі штатним розписом, надбавок, доплат тощо. Окрім того, розпорядчий кадровий документ має містити підставу його видання – це може бути заява працівника, укладений з особою контракт або ж доповідна записка, рішення атестаційної комісії.

Увага! До одного розпорядчого документа не можна вносити інформацію, яка згідно з нормами законодавства має різні строки зберігання.

Щодо набуття чинності документа, то це відбувається з моменту його підписання та реєстрації (звісно, якщо в тексті не передбачено іншого строку).

Кожен кадровий документ підлягає обов‘язко­вому ознайомленню з ним осіб, яких він стосується. Ці особи на першому примірнику або ж на спеціально підготовленому для ознайомлення бланку підписують його та вказують дату ознайомлення.

Вимоги до формування архівних справ

Насамперед зауважимо: якщо число документів протягом року менше 10 тис. одиниць, то формування архівних справ має здійснюватися службою діловодства.

Одним із загальних правил, яких слід дотримуватися під час групування у справи, – це те, що до справи мають входити документи, виконані протягом одного календарного року. Однак якщо йдеться про особові справи, то вони формуються протягом періоду роботи чи служби особи в установі. Неприпустимим є включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.

Ще звернімо увагу, що накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, із кадрових питань слід включати до різних справ.

Що стосується суто кадрових наказів, то вони мають групуватися залежно від їх видів та строків зберігання. Зокрема, заборонено об‘єднувати в одну справу документи тривалого зберігання (75 років) та тимчасового (5 років). Доцільно окремо сформувати справи щодо:

• приймання на роботу;
• звільнення;
• преміювання;
• відрядження;
• відпусток.

Лише за умови, що кадрових розпорядчих документів небагато, їх можна згрупувати за строками зберігання, розмежовуючи тривалий та тимчасові строки.

Кошториси не можна поєднувати в одній справі із проектами цих документів.

Зауважимо про суттєві зміни до Правил № 1000/5 стосовно формування особових справ. Тут має бути дотримана хронологія надходження документів: спочатку заява про прийняття на роботу чи письмовий контракт; потім – витяги з наказів про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, копії паспорта та облікової картки платника податків, військового квитка, документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання. Далі додаються заяви про переведення на іншу роботу, сумісництво, зміну біографічних даних, копії розпорядчих документів щодо кар‘єрних змін, а також копії документів стосовно пільг у особи, підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження), атестації, заява про звільнення та копія наказу про звільнення з роботи.

До особового листка з обліку кадрів слід уносити дані про стягнення, заохочення, виконання обов‘язків тимчасово відсутнього працівника.

Не забуваймо, що особові справи держслужбовців формуються згідно з Порядком, затвердженим наказом Нацдержслужби від 22.03.16 р. № 64, про що зазначено й у Правилах № 1000/5.

Протягом року систематизуються розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, і здійснюється це в алфавітному порядку.

Зберігання документів в архіві установи

Правилами № 1000/5 визначено, що в архіві установи документи зберігаються тимчасово, однак ці строки чітко обмежені.

Приміром, документи районних держадміністрацій, ОМС та безпосередньо підпорядкованих їм організацій можуть зберігатися щонайбільше 5 років. Найдовше (75 років) зберігаються документи: для записів актів цивільного стану, з кадрових питань, господарських книг. Водночас у разі неможливості прийняття документів на зберігання державною архівною установою чи архівним відділом міськради або ж у разі виникнення потреби в користуванні документами зі службовою метою строки зберігання можуть бути змінені за погодженням із відповідною архівною установою чи архівним відділом міськради.

За спливом граничних строків тимчасового зберігання ті документи, які віднесено до НАФ, передаються з архіву установи на постійне зберігання до відповідного державного архіву чи архіву ОМС.

Особливу увагу звернемо на те, як робити опис справ із кадрових питань, до яких належать документи щодо діяльності кадрової та бухгалтерської служб, служби охорони праці. До цього опису мають включатися:

• накази з кадрових питань зі строком зберігання 75 років;
• облікові документи (списки працівників установи);
• книги (журнали) обліку наказів із кадрових питань;
• картки з обліку особового складу;
• особові справи, атестаційні справи;
• контракти, трудові договори, що замінюють «кадрові» накази;
• бухгалтерські документи (особові рахунки із зарплати чи розрахункові відомості);
• документи про атестацію й тарифікацію (тарифікаційні списки);
• документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
• документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
• незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Зазначений опис складається у трьох примірниках.

Крім того, додамо: якщо установа припиняється (наприклад, реорганізується), то в кошторисі комісії із припинення передбачаються кошти на впорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів.

У разі припинення установи шляхом ліквідації «кадрові» документи передаються до органу вищого рівня, а якщо такого органу не існує – до трудового архіву, а документи НАФ – до Центрального держархіву.

Окремо скажемо, що громадянин та установа можуть звернутись із запитом до архіву, зокрема, про надання архівної довідки (додаток 43 до Правил № 1000/5).

У відповідь на запит до архіву можна одержати довідку про зарплату за формою, установленою органами соцзахисту населення, і складається вона на підставі оригіналів і засвідчених копій документів, що зберігаються в архіві. У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою «Так у документі».

До архівної довідки мають включатися лише відомості, що насправді містяться в документах.