Изучаем обновленные правила хранения документов

Данная консультация поможет разобраться в новациях, касающихся архивного хранения документов в учреждениях, госорганах и прочих структурах.

Общие нормы, касающиеся функционирования архивов

Прежде всего заметим, что Законом от 24.12.93 г. № 3814-ХІІ «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814) определены составляющие системы архивных учреждений. Согласно ст. 22 данного Закона такие учреждения могут быть основаны на любой форме собственности, так как их учредителями могут быть госорганы, органы местного самоуправления (далее – ОМС), юридические и физические лица.

В соответствии с Законом № 3814 учреждения могут функционировать, в частности, как центральные и отраслевые государственные архивы, архивные учреждения ОМС, архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек, архивные подразделения госорганов, ОМС, государственных и коммунальных учреждений, а также архивные подразделения объединений граждан.

Рассмотрим архивы, финансируемые за счет государственного или местных бюджетов.

Сначала – о местных государственных архивных учреждениях, которые согласно ст. 28 Закона № 3814 служат для хранения документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) местного значения. К ним относятся архивы областей, гг. Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в гг. Киеве и Севастополе госадминистраций. Местные госархивы являются структурными подразделениями местных госадминистраций, в то же время они подотчетны и подконтрольны Госархиву.

Для осуществления централизованного временного хранения архивных документов, которые не относятся к НАФ, законодательством предусмотрено создание архивных учреждений ОМС. То есть архивными учреждениями сельских, поселковых, городских советов выполняются функции по хранению документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых, прочих правоотношений. При создании архивных учреждений городских советов городов респуб­ликанского (АР Крым) и областного значения им делегируются полномочия, предусмотренные для местных госархивов по хранению на соответствующей территории документов НАФ.

Кроме того, согласно нормам ст. 31 Закона № 3814 в составе госорганов или ОМС могут быть созданы архивные подразделения. Типовым положением об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 10.01.12 г. № 232/5, предусмотрено, что они являются самостоятельными структурными подразделениями организации.

Правила делопроизводства и архивации

Нормативно-правовое регулирование

Вопросы работы с документацией в государственных и других органах, а также в учреждениях регламентируются Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Обращаем внимание, что Правилами № 1000/5 определены единые требования к созданию управленческих документов, работы со служебными документами и порядок их архивного хранения. В п. 6 этих Правил предусмотрено, что ответственность за сохранность служебных документов, защиту документационного фонда от несанкционированного доступа, утрату или уничтожение документов и т. п. возлагается на руководителя учреждения. В то же время за содержание и качество подготовки документов, за организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях отвечают руководители этих подразделений.

Важно то, что согласно Правилам № 1000/5 в учреждениях организация делопроизводства должна возлагаться на самостоятельное структурное подразделение, общий отдел, канцелярию и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство, – секретаря, делопроизводителя.

В свою очередь, в структурных подразделениях такая работа возлагается на специально назначенное для этого лицо, в должностной инструкции которого и предусмотрены такие обязанности.

Согласно п. 8 Правил № 1000/5 архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. Если учреждение малочисленно, то должно быть назначено лицо, ответственное за ведение архива. В любом случае деятельность таких структурных подразделений фиксируется в положениях о службе делопроизводства и архиве.

Обзор новаций в Правилах № 1000/5

Приказом Минюста от 04.07.18 г. № 2277/5 (далее – Приказ № 2277) утверждены Изменения в Правила № 1000/5, согласно которым упорядочиваются некоторые вопросы в отношении статуса служб делопроизводства и архива, хранения, подписания, экспертизы ценности документов, их уничтожения и т. п. Рассмотрим некоторые из них.

В частности, предусматривается, что служба делопроизводства и архив, которые работают на основании положений о них, согласованных и утвержденных в соответствии с законодательством, теперь являются структурными подразделениями. Ранее эти подразделения были самостоятельными.

Обращаем внимание, что согласно ранее действовавшим нормам временный доступ к документам осуществлялся по определению следственного судьи согласно Уголовно-процессуальному кодексу, а сейчас этой нормы нет. Однако уточнено, что в случае изъятия (выемки) оригиналов документов в учреждении обязательно должны остаться заверенные копии этих документов и протокол изъятия (выемки).

Как и раньше, об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, составляется акт по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5. Однако сейчас структурные подразделения должны подавать не перечни (списки) дел, а акты, оформленные в виде таблицы с графами относительно изъятия и уничтожения документов, подписанные руководителем структурного подразделения.

Внимание! Если речь идет о внесении в акт об изъятии для уничтожения документов первичной и бухгалтерской документации, то учреждение представляет справку о проведении проверки органами доходов и сборов или ревизии либо государственного финансового аудита (было – справка органов ГФС). Новацией является то, что в упомянутой справке отражается наличие или отсутствие финансовых операций, подлежащих финмониторингу, споров, возбуждения уголовных дел, открытия судебных производств. Эта справка подписывается руководителем учреждения и скрепляется печатью.

Заметим, что согласно Правилам № 1000/5 сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности. Порядок экспертизы определен в разд. V данных Правил.

Обращаем внимание еще на одну особенность, если речь идет о передаче документов в случае прекращения учреждения. Если на территории региона не существует вышестоящего органа, то теперь архивные дела и документы (кроме документов НАФ) должны передаваться в архивное учреждение сельского, поселкового, городского совета, совета объединенной тергромады, то есть в трудовой архив.

А если речь идет о ликвидации министерства или ведомства, другого центрального органа исполнительной власти, то внесенные в НАФ архивные дела, архивные документы по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, не завершенные в делопроизводстве документы, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) необходимо передать в Центральный госархив высших органов власти и управления. В эту же структуру следует передать упорядоченные документы, если речь идет о прекращении центрального органа исполнительной власти путем разделения. Таких норм раньше не было.

В новом абзаце, которым дополнена гл. 3 разд. ХV Правил № 1000/5, уточняются действия государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов, трудовых архивов, частных архивов, правопреемников, вышестоящих органов. Так, для государственной регистрации прекращения юрлица архивное учреждение, принявшее на хранение архивные документы по кадровым вопросам (личному составу), которые подлежат постоянному длительному (свыше 10 лет) хранению, должно выдать справку о приеме документов. В справке указывается:

• наименование учреждения;
• количество дел по описи дел постоянного хранения, крайние даты;
• количество дел по описи длительного (свыше 10 лет) хранения, крайние даты;
• количество дел по описи по кадровым вопросам (личному составу), крайние даты;
• дата и номер акта приемки-передачи документов.

Изменения в приложениях к Правилам № 1000/5

Кроме вышеупомянутого, Приказом № 2277 несколько изменены приложения к Правилам № 1000/5. В частности, уточнено, что в документах, формы или образцы которых приведены в этих приложениях и в которых предусматривается проставлять печать учреждения, печать ставится при ее наличии.

Согласно приложению 22 в форме «Опись № ___ дел по кадровым вопросам (личного состава)» гриф об одобрении этой описи согласно протоколу заседания экспертной комиссии архивного отдела райгосадминистрации (городского совета) теперь должен оформляться в случае подачи описи на рассмотрение такой комиссии.

Обращаем также внимание на изменения в приложении 43 к Правилам № 1000/5: в нем представлен образец архивной справки. Кроме редакционных уточнений, теперь не предусматривается подпись справки заведующим архивом. То есть она должна быть подписана только директором учреждения, которого она касается. От себя добавим, что данные справки должны соответствовать записям, внесенным в трудовую книжку работника, и, конечно, содержанию соответствующего кадрового приказа.

Правила № 1000/5 дополнены приложением 51, в котором приведена форма Акта о приемке-передаче дел (документов) из одного учреждения в другое. В нем, среди прочих данных, следует указать полное название архивного фонда, который передается или из которого изымаются дела. Такие акты составляются в двух экземплярах.

Требования к управленческой документации

Правилами № 1000/5 предусмотрено, что создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу учреждения. Например, оформление документации по деятельности дошкольного учебного заведения будет существенно отличаться от ее оформления в районном отделе образования.

Как именно создаются, подписываются, согласовываются и утверждаются документы, должно быть зафиксировано в положении учреждения, структурного подразделения или же в должностной инструкции работника (если делопроизводство и архивирование в малочисленном учреждении возложено на определенного исполнителя)

В соответствии с Правилами № 1000/5 управленческая документация, которой определяется, в частности, структура, штатная численность, содержание деятельности учреждения и его подразделений, должностные инструкции работников, штатные расписания, относится к организационной.

Документация, фиксирующая решения норма­тивно-правового или организационно-распоря­дительного характера, либо по кадровым вопросам (личному составу), относится к распорядительной. В частности, распорядительной документацией считаются постановления, решения, приказы, распоряжения.

Обращаем внимание, что все управленческие документы должны утверждаться лично должностным лицом согласно предоставленным ему полномочиям. Также лично соответствующим должностным лицом утверждаются документы, не требующие дополнительных указаний, заданий по их исполнению: положения, протоколы, акты, планы, отчеты, сметы, штатные расписания, должностные инструкции и т. п. Такие позиции с указанием в них перечней документов, которые утверждаются должностным лицом, должны включаться в локальную инструкцию по делопроизводству учреждения.

Подробнее поговорим о документах по кадровым вопросам.

Особенность состоит в том, что некоторые виды кадровой документации оформляются согласно типовым унифицированным формам (например, форма Табеля учета использования рабочего времени утверждена приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489).

Напоминаем: в распорядительных документах по кадровым вопросам практически не фиксируется констатирующая часть («Во исполнение»; «В целях» и т. п.). Формулировки пунктов в них должны быть четкими, конкретными, соответствовать нормам КЗоТ, соответствующих законов, правительственных решений, отраслевых приказов министерств, ведомств.

Если речь идет о назначении или увольнении работника, то в документе указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений), а также размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок, доплат и т. п. Кроме того, распорядительный кадровый документ должен содержать основания его издания – это может быть заявление работника, заключенный с лицом контракт или же докладная записка, решение аттестационной комиссии.

Внимание! В один распорядительный документ нельзя вносить информацию, которая согласно нормам законодательства имеет разные сроки хранения.

Что касается вступления в силу документа, то это происходит с момента его подписания и регистрации (конечно, если в тексте не предусмотрен иной срок).

Каждый кадровый документ подлежит обязательному ознакомлению с ним лиц, которых он касается. Эти лица на первом экземпляре или же на специально подготовленном для ознакомления бланке подписывают его и указывают дату ознакомления.

Требования к формированию архивных дел

Прежде всего заметим: если количество документов в течение года меньше 10 тыс. единиц, то формирование архивных дел должно производиться службой делопроизводства.

Одним из общих правил, которые следует соблюдать при группировании в дела, – это то, что в дело должны входить документы, выполненные в течение одного календарного года. Однако если речь идет о личных делах, то они формируются в течение периода работы или службы лица в учреждении. Недопустимо включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату.

Еще обращаем внимание, что приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам следует включать в разные дела.

Что касается сугубо кадровых приказов, то они должны группироваться в зависимости от их видов и сроков хранения. В частности, запрещено объединять в одно дело документы длительного хранения (75 лет) и временного (5 лет). Целесообразно отдельно сформировать дела:

• по приему на работу;
• увольнению;
• премированию;
• командировкам;
• отпускам.

Только при условии, что кадровых распорядительных документов немного, их можно сгруппировать по срокам хранения, разграничивая длительный и временные сроки.

Сметы нельзя совмещать в одном деле с проектами этих документов.

Заметим о существенных изменениях в Правилах № 1000/5, касающихся формирования личных дел. Здесь должна быть соблюдена хронология поступления документов: сначала заявление о приеме на работу или письменный контракт; потом – выдержки из приказов о приеме на работу, личный листок по учету кадров, автобиография, копии паспорта и учетной карточки налогоплательщика, документов, военного билета, об образовании, ученой степени, ученом звании. Далее прилагаются заявления о переводе на другую работу, совместительстве, изменении биографических данных, копии распорядительных документов по карьерным изменениям, а также копии документов по льготам у лица, повышению квалификации, стажировке, поощрениям (награждениям), аттестации, заявление об увольнении и копия приказа об увольнении с работы.

В личный листок по учету кадров следует вносить данные о взысканиях, поощрениях, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Не забываем, что личные дела госслужащих формируются согласно Порядку, утвержденному приказом Нацгосслужбы от 22.03.16 г. № 64, о чем сказано и в Правилах № 1000/5.

В течение года систематизируют расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, и производится это в алфавитном порядке.

Хранение документов в архиве учреждения

Правилами № 1000/5 определено, что в архиве учреждения документы хранятся временно, однако эти сроки четко ограничены.

Например, документы районных госадминистраций, ОМС и непосредственно подчиненных им организаций могут храниться не более 5 лет. Дольше всего (75 лет) хранятся документы: для записей актов гражданского состояния, по кадровым вопросам, хозяйственные книги. В то же время в случае невозможности приема документов на хранение государственным архивным учреждением или архивным отделом горсовета или же в случае возникновения необходимости пользования документами в служебных целях сроки хранения могут быть изменены по согласованию с соответствующим архивным учреждением или архивным отделом горсовета.

По истечении предельных сроков временного хранения те документы, которые отнесены к НАФ, передаются из архива учреждения на постоянное хранение в соответствующий государственный архив или архив ОМС.

Особое внимание обращаем на то, как делать опись дел по кадровым вопросам, к которым относятся документы по деятельности кадровой и бухгалтерской служб, службы охраны труда. В эту опись должны включаться:

• приказы по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет;
• учетные документы (списки работников учреждения);
• книги (журналы) учета приказов по кадровым вопросам;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела, аттестационные дела;
• контракты, трудовые договоры, которые заменяют «кадровые» приказы;
• бухгалтерские документы (лицевые счета по зарплате или расчетные ведомости);
• документы об аттестации и тарификации (тарификационные списки);
• документы о проведении аттестации и установлении квалификации;
• документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);
• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т. п.).

Упомянутая опись составляется в трех экземплярах.

Кроме того, добавим: если учреждение прекращается (например, реорганизуется), то в смете комиссии по прекращению предусматриваются средства на упорядочение, досрочную приемку и дальнейшее хранение документов.

В случае прекращения учреждения путем ликвидации «кадровые» документы передаются в вышестоящий орган, а если такого органа не существует – в трудовой архив, а документы НАФ – в Центральный госархив.

Отдельно скажем, что гражданин и учреждение могут обратиться с запросом в архив, в частности, о предоставлении архивной справки (приложение 43 к Правилам № 1000/5).

В ответ на запрос в архив можно получить справку о зарплате по форме, установленной органами соцзащиты населения. Составляется она на основании оригиналов и заверенных копий документов, которые хранятся в архиве. В случае разночтения имен, фамилий и т. п. приводится то написание, которое используется в документе, с пометкой «Так в документе».

В архивную справку должны включаться только сведения, которые в действительности содержатся в документах.