Облік зарплати та розрахунків із працівниками

Оплата праці від А до Я

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які форми документів слід застосовувати при нарахуванні зарплати працівникам та як виплачувати зарплату на банківські картки працівників.

Законодавча база

Типові форми первинної облікової документації зі статистики праці затверджено наказом Держстату від 05.12.08 р. № 489 (далі – Наказ № 489), який набув чинності з 1 січня 2009 року. До них віднесено такі форми:

• № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;
• № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
• № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»;
• № П-5 «Табель обліку використання робочого часу»;
• № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника»;
• № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

Станом на сьогодні зручні для нас форми № П-49 «Розрахунково-платіжна відомість», № П-50 «Розрахункова відомість», № П-51 «Розрахункова відомість», № П-52 «Розрахунок заробітної плати», № П-53 «Платіжна відомість», № П-54 «Особовий рахунок», № П-54а «Особовий рахунок», № П-55 «Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати», № П-56 «Накопичувальна картка обліку заробітної плати», затверджені наказом Мінстату від 22.05.96 р. № 144, втратили чинність з 01.01.09 р. разом із наказом.

Хто відповідає за організацію бухобліку в установі

Як визначено ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», питання організації бухобліку на підприємстві, в установі, організації (далі – установа) належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) згідно із законодавством та установчими документами.

Відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше 3 років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво установою.

Установа самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів. Тому в наказі про організацію бухобліку установи слід передбачити (розробити) всі необхідні бланки та форми для аналітичного обліку нарахованої та виплаченої зарплати з обов’язковим відображенням методу, який застосовується: ручний чи за допомогою програмного забезпечення (далі – ПЗ). За наявності комп’ютерної програми слід указати її назву.

Розглянемо докладніше типові форми № П-6 та № П-7, адже саме за їх складання відповідає бухгалтер установи.

Типові форми № П-6 та № П-7

У лiвiй частинi цих форм вiдображаються суми нарахованої зарплати за видами оплат, усi доплати, премiї, допомоги тощо, а в правiй – утримання за їх видами (виданий аванс, ЄСВ, ПДФО, профспiлковi внески, алiменти, аванси в банк тощо) i суми до виплати за кожним табельним номером i в цiлому за структурним пiдроздiлом чи установою.

Як було зазначено вище, установа має право самостійно розробити необхідні форми, затвердивши їх наказом (розпорядженням) керівника.

Зверніть увагу: під час розробки форм, які будуть застосовуватися для нарахування зарплати, слід дотримуватися вимог типових форм № П-6 та № П-7, а саме: відображена в них інформація повинна давати можливість ідентифікувати кожного працівника та містити дані про здійснені йому виплати та утримання.

Зауважимо, що типова форма № П-6 за змістом дуже схожа на раніше діючу типову форму № П-52, а типова форма № П-7 – на типові форми № П-49, № П-50, № П-51.

Отже, ці форми можна взяти за основу для розробки власної, назвемо її, наприклад, розрахунковою відомістю. Яким би методом ви не розраховували зарплату, ручним чи за допомогою ПЗ, ви все одно використовуєте для цього одну й ту саму інформацію, але фіксуєте її різним шляхом.

Інформація, що підлягає відображенню при нарахуванні зарплати

Насамперед для ідентифікації працівників ми заносимо такі дані:

• управління, відділ, підрозділ;
• ідентифікаційний номер;
• табельний номер;
• П. І. Б.;
• посада, категорія.

У частині нарахування відображенню підлягає така інформація за кожним працівником окремо (див. таблицю).

Як бачимо, у частині нарахувань відображається великий обсяг інформації, тому для спрощення форми кожна установа має залишити в ній ті види нарахувань, які застосовуються в цій установі.

У частині утримань відображенню підлягає така інформація:

1. Видано за першу половину місяця (аванс).

2. Внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування:

• до Пенсійного фонду;
• до Фонду зайнятості;
• до ФСС;
• ПДФО;
• профспілкові внески;
• аліменти;
• аванс у банк;
• каса (належить до видачі).

Отримавши типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», бухгалтер переносить зазначені в ній дані до розрахункової відомості та на їх підставі нараховує зарплату працівникам установи.

Інформування працівника про розмір зарплати та її складові

Відповідно до ст. 110 КЗпП та ч. 1 ст. 30 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» при кожнiй виплатi зарплати власник або уповноважений ним орган повинен повiдомити працiвника:

• про загальну суму нарахованих коштів із розшифровкою за видами виплат;
• розмiри i пiдстави відрахувань та утримань із зарплати;
• суму зарплати, що належить до виплати.

Слід пам’ятати: ст. 116 КЗпП передбачено, що про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен письмово повідомити працівника перед виплатою цих сум.

У Конвенції про захист заробітної плати, яку ухвалила Міжнародна організація праці, зазначено, що в разі потреби має бути вжито ефективних заходів, аби у зручний і легко зрозумілий спосіб інформувати працівників про умови нарахування їм зарплати до того, як вони приступлять до роботи, і щоразу, коли ці умови змінюватимуться.

Щоб уберегтися від непорозумінь із працівниками, роботодавець визначає особу, яка відповідає за видачу такої розшифровки під особистий підпис. І це дуже важливо, адже звернення працівників із питань зарплати, наприклад, із заявою про те, що працівник не отримав необхідну інформацію про зарплату (а це означає, що роботодавець не виконує норми чинного законодавства), є підставою для проведення інспекційних відвідувань спеціалістами ГУ Держпраці.

Крім того, аби не давати привід до перевірки органами Держпраці, треба розробити та затвердити наказом (розпорядженням) керівника форму, за якою працівника будуть інформувати про загальну суму нарахованих коштів із розшифровкою за видами виплат; розмiри i пiдстави відрахувань та утримань із зарплати, а також суму зарплати, що належить до виплати.

Зазвичай суб’єкти господарювання, що використовують найману працю, застосовують розрахунковий листок (див. зразок 1).

Для фіксації підписів можна завести Журнал про отримання розрахункового листка. Щоправда, це зручно, якщо штатна чисельність працівників невелика. Якщо ж управлінь, відділів (підрозділів) багато, доцільніше розробити та роздруковувати щомісяця за кожним із них Відомість про отримання розрахункового листка, де буде зазначено:

• № з/п;
• П. І. Б.;
• дата отримання;
• особистий підпис особи, що його отримала.

Виплата зарплати

Строки виплати

Строки та періодичність виплати зарплати працівникам визначено в ст. 115 КЗпП та ст. 24 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці».

Зарплата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, установлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з профспілковою організацією чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Строк виплати зарплати – не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Отже, грaничні строки виплати зарплати – нe пізніше 22-го числа за першу половину поточного місяця та не пізніше 7-го чиcла наступного місяця – за другу половину.

Важливо: якщо день виплати зарплати збігається з вихідним, святковим aбо неробочим днем, зарплата виплачується напередодні.

Зверніть увагу: розмір зарплати за першу половину місяця визначається колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим із профспілкою, і не може бути менше, ніж оплата за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Тобто аванс має становити не менше 50 % ставки (окладу) працівника за цей місяць. При нарахуванні авансу не враховуються надбавки, премії та інші доплати, передбачені законодавством, виплата яких має здійснюватися у строки, установлені для виплати зарплати за підсумками місяця.

Виплата зарплати на банківські платіжні картки

Бюджетні установи та організації можуть виплачувати зарплату як через касу установи, так і за допомогою особистих банківських карткових рахунків працівників. Другий спосіб є більш зручним та вигідним і для бюджетної установи, і для працівників, адже:

• установа відмовляється від інкасації коштів у частині зарплати, черг біля каси в дні її видачі і не несе витрат, пов’язаних із видачею зарплати;
• працівники можуть не виходити на роботу в дні видачі зарплати (перебуваючи, наприклад, у відпустці, на лікарняному, маючи вихідний), за допомогою картки можуть здійснювати покупки в магазині і використовувати кошти на власний розсуд.

На поточні рахунки в національній валюті фізосіб-резидентів зараховуються такі кошти (п. 7.10 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492, далі – Інструкція № 492):

• оплата праці, державна допомога та соціальні виплати, які здійснюються за рахунок коштів фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, матеріальна допомога працівникам, відшкодування витрат власних коштів у відрядженні, авторські гонорари, премії, призи, одержані від юрособи-резидента та представництва юрособи-нерезидента (у тому числі готівкові кошти, одержані в Україні як авторська винагорода, за умови пред’явлення авторського договору (договору про передачу права на використання твору), укладеного відповідно до ст. 33 Закону від 23.12.93 р. № 3792-XII «Про авторське право і суміжні права», та свідоцтва про реєстрацію авторського права на твір відповідно до ч. 5 ст. 11 цього Закону, копії яких уповноважений працівник банку має направити в документи дня банку);
• дохід (прибуток), отриманий від здійснення підприємницької діяльності на території України, перерахований із власного поточного рахунка, відкритого для здійснення підприємницької діяльності, після сплати податків, зборів та інших платежів, передбачених законодавством;
• відшкодовані/спрямовані Фондом гарантування вкладів фізичних осіб під час здійснення процедури ліквідації банку;
• відшкодування шкоди, заподіяної працівникам унаслідок каліцтва;
• за реалізоване власне майно, за винятком коштів, отриманих від здійснення інвестицій в Україну;
• одержані в порядку спадкування;
• отримані на підставі рішень судів або рішень інших органів (посадових осіб), які підлягають примусовому виконанню;
• повернені надлишково сплачені суми податків і зборів;
• відшкодування страхових сум;
• за погашені іменні ощадні (депозитні) сертифікати банку, у якому відкрито цей рахунок;
• з власних поточних і вкладних (депозитних) рахунків, відкритих для власних потреб;
• перераховані з власних інвестиційних рахунків;
• від продажу на МВРУ інвалюти з власного поточного валютного рахунка;
• кошти, що були раніше зняті готівкою власником з рахунків і не використані. Такі кошти можуть бути зараховані на цей рахунок у сумі, яка не перевищує раніше зняту, і тільки до закінчення дії відкритої візи, а в разі безвізового в’їзду в Україну – до закінчення строку законного перебування в Україні;
• кошти, що були раніше помилково (надмірно) перераховані із цього рахунка. Зазначені кошти зараховуються на цей рахунок у сумі, що не перевищує раніше перераховану;
• повернені відповідно до договору, що були раніше розміщені в банках на умовах субординованого боргу;
• сума процентів, нарахованих за залишком коштів на власному поточному та вкладному (депозитному) рахунках.

Зверніть увагу: готівка зараховується на рахунок за наявності підтвердження джерел походження цих коштів (копії підтвердних документів залишаються в документах дня банку).

Із поточних рахунків у національній валюті фізосіб-резидентів за розпорядженням власника або за його дорученням проводяться такі операції (п. 7.11 Інструкції № 492):

• видача коштів готівкою;
• видача платіжних документів для здійснення безготівкових розрахунків;
• перерахування з метою здійснення розрахунків за купівлю товару, отримання послуг на території України;
• сплата податків і зборів;
• сплата страхових і членських внесків;
• здійснення платежів із відшкодування витрат судовим, слідчим, нотаріальним та іншим повноважним органам;
• перерахування на поточний або вкладний (депозитний) рахунок іншої фізособи;
• перерахування на власні поточні (у т. ч. інвестиційні) та вкладні (депозитні) рахунки;
• перерахування за купівлю інвалюти на МВРУ з метою її переказу за кордон відповідно до нормативно-правового акта НБУ, що регулює здійснення за межі України переказів фізосіб за поточними валютними неторговельними операціями;
• перерахування для здійснення розрахунків за іменні ощадні (депозитні) сертифікати цього банку;
• повернення помилково (надмірно) отриманих коштів. Зазначені кошти перераховуються із цього рахунка в сумі, що не перевищує раніше отриману;
• перерахування коштів для розміщення в банках України на умовах субординованого боргу з подальшим урахуванням цих коштів до капіталу банку;
• перерахування благодійного внеску на поточний рахунок благодійної організації.

Вибір банку для зарплатного проекту

Відповідно до Порядку проведення конкурсного відбору банків, через які здійснюється виплата пенсій, грошової допомоги та заробітної плати працівникам бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1231, Мінфін проводить засідання конкурсної комісії з визначення уповноважених банків, через які виплачуватимуться пенсії, грошова допомога та зарплата бюджетникам.

Отже, бюджетній установі слід обрати банк, з яким вона укладе договір на обслуговування зарплатного проекту. При цьому слід врахувати:

• вартість обслуговування цього проекту;
• вартість послуг за обслуговування карткових рахунків працівників;
• кількість відділень і банкоматів та їх розташування в місцевості, де знаходиться установа;
• бажання працівників довіряти тій чи іншій банківській установі.

Аби запобігти виникненню конфліктних ситуацій, рекомендуємо вам проаналізувати вищеперелічені показники найзручніших, на ваш погляд, банків і на загальних зборах шляхом голосування обрати саме той банк, який влаштує більшість працівників. Результати голосування слід відобразити в протоколі загальних зборів.

Певна кількість працівників все-таки може наполягати на виборі іншого банку, і на це вони мають право. Проте вони повинні обрати банк лише із переліку переможців конкурсу, визначеному Мінфіном на відповідний період.

Після обрання банку установі треба підготувати та подати пакет документів для укладання договору про розрахункове касове обслуговування при видачі зарплати з використанням пластикових карток (зарплатний проект). У договорі прописуються права, обов’язки і відповідальність сторін, у тому числі і порядок видачі зарплати працівникам з використанням карток.

Вимоги до пакету документів та порядок обслуговування власних клієнтів банки розробляють самостійно на підставі діючого законодавства, тому вони можуть відрізнятися залежно від обраного банку.

Умови отримання працівниками пластикових карток теж різні, тому при підписанні зарплатного проекту слід вказати зручний спосіб їх отримання. Головне – подати банку коректну інформацію про працівників: П. І. Б., ідентифікаційний та табельний номери.

Обслуговування зарплатного проекту

У строки, визначені договором між банком та установою, на підставі платіжного доручення орган Держказначействва зараховує на банківський рахунок готівку для виплати зарплати.

В узгоджені з банком строки установа передає банку відомість розподілу зарплати, яка повинна містити інформацію, що дозволить ідентифікувати працівників (це може бути П. І. Б., табельний номер, ідентифікаційний номер, номера пластикових карток). На підставі отриманої відомості та коштів банк зараховує зарплату на індивідуальні карткові рахунки працівників.

Контроль за обсягом нарахованої зарплати

Відповідно до ст. 23 Бюджетного кодексу (далі – БК) будь-які бюджетні зобов’язання та платежі з бюджету здійснюються лише за наявності відповідного бюджетного призначення, якщо інше не передбачено законом про Держбюджет України.

Увага! Керівники бюджетних установ утримують чисельність працівників, військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу, поліцейських та здійснюють фактичні видатки на зарплату (грошове забезпечення), включаючи видатки на премії та інші види заохочень чи винагород, матеріальну допомогу, лише в межах фонду зарплати (грошового забезпечення), затвердженого для бюджетних установ у кошторисах (ст. 51 БК).

Тому слід ретельно відстежувати обсяг нарахованих зобов’язань із зарплати і за небхідності вносити пропозиції щодо кошторису установи з урахуванням вимог ст. 23 та 52 БК.

Відповідно до ст. 55 БК видатки на оплату праці працівників бюджетних установ та нарахування на зарплату відносяться до захищених видатків, обсяг яких не може змінюватися при скороченні затверджених бюджетних призначень.

Казначейське обслуговування бюджетних коштів

Обслуговування державного і місцевих бюджетів проводить Держказначейство (ст. 43 БК).

Казначейське обслуговування бюджетних коштів передбачає:

• розрахунково-касове обслуговування розпорядників і одержувачів бюджетних коштів, а також інших клієнтів відповідно до законодавства;
• контроль за здійсненням бюджетних повноважень при зарахуванні надходжень бюджету, взятті бюджетних зобов’язань розпорядниками бюджетних коштів та здійсненні платежів за цими зобов’язаннями;
• ведення бухобліку і складання звітності про виконання бюджетів з дотриманням НП(С)БО та інших нормативно-правових актів Мінфіну;
• здійснення інших операцій із бюджетними коштами.

В органах, що здійснюють казначейське обслуговування бюджетних коштів, бюджетним установам відкриваються рахунки в установленому законодавством порядку.

Аби працівники бюджетної установи отримали зарплату, важливо не тільки її нарахувати, але й належним чином скласти документи, які застосовуються у процесі казначейського обслуговування розпорядників коштів державного і місцевих бюджетів. Адже в разі неправильного оформлення платіжних документів органи Держказначейства зобов’язані відмовити у проведенні платежів, а це призведе до затримки у здійсненні вказаних видатків.

Загальні положення про взяття, реєстрацію та облік бюджетних зобов’язань розпорядників та одержувачів бюджетних коштів в органах Держказначейства визначено БК, а процедури:

• Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 02.03.12 р. № 309 (далі – Порядок № 309);
• Порядком казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Мінфіну від 24.12.12 р. № 1407.

Отже, для виплати зарплати працівникам до Держказначейства слід подати (п. 2.4 Порядку № 309):

• Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях за формою додатка 2 до Порядку № 309;
• засвідчені в установленому порядку оригінали документів (або їх копії), що підтверджують факт узяття бюджетного та бюджетного фінансового зобов’язань.

Важливо: у разі застосування системи дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства – Казначейство» між розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів та органами Казначейства здійснюється обмін документами в електронному вигляді, в тому числі електронними докумен­тами.

Тобто реєстрація бюджетних зобов’язань в електронній формі здійснюється шляхом внесення даних про бюджетні зобов’язання і бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів до системи Держказначейства засобами електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису відповідно до Законів від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» і від 22.05.03 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».

Під час нарахування та виплати зарплати слід дотримуватися чинного законодавства, постійно проводити моніторинг змін та нововведень до нормативних документів.

Роботодавець повинен виплатити зарплату працівнику за виконану роботу відповідно до умов трудового та колективного договорів, але водночас він має вберегти себе від помилок при виконанні своїх обов’язків. У цьому вам допоможуть наші поради та консультації спеціалістів міністерств і фахівців-практиків, які так потрібні в час постійних змін.

Про відображення операцій із нарахування та виплати зарплати в бухобліку читайте в «Нарахування та виплата зарплати: нюанси обліку», а тут наведемо зразок Робочого плану рахунків, пов’язаних із зарплатою (кожною установою такий план розробляється самостійно та затверджується як додаток до наказу про організацію бухобліку). Деталізація необхідна для проведення аналізу видатків на зарплату і складання звітності).