Первинні документи та облікові регістри
У консультації розглянемо, на підставі яких первинних документів відображаються операції з руху грошових коштів та в яких облікових регістрах необхідно акумулювати відповідну інформацію.
Загальні положення
Підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (ст. 9 Закону № 996).
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.
Згідно з п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади (п. 2.7 Положення № 88). Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Активи установи у формі грошових коштів включають готівку в касі, грошові кошти на рахунках у банках, грошові кошти на рахунках в органах Казначейства, інші кошти, отримані короткострокові векселі (п. 2.1 Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.14 р. № 372, далі – Порядок № 372).
Оформлення та ведення касових операцій в установі, приймання готівки та розрахунок ліміту каси здійснюються відповідно до законодавства. А касові операції оформлюються відповідними документами, форми яких наведено у додатках до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148.
У матеріалі «Касові операції в бюджетних установах: первинні документи складаємо разом» ми детально розглянули порядок заповнення касових первинних документів відповідно до чинного законодавства. Тож зараз ми розповімо, на підставі яких первинних документів проводяться безготівкові операції.
На підставі яких первинних документів здійснюється рух грошових коштів?
Відповісти на це запитання нам допоможуть Методичні рекомендації щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів, затверджені наказом Держказначейства від 29.04.13 р. № 68 (далі – Методрекомендації № 68).
Практично вся діяльність бюджетної установи пов’язана з грошовими коштами. Операції з їх витрачання здійснюються згідно з нормами залежно від підпорядкування:
- Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.12 р. № 938;
- Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.12 р. № 1407.
Методрекомендації № 68 визначають перелік підтвердних документів, які надаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів на стадіях реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів. Цей перелік структуризований за КЕКВ. Ми ж візьмемо з нього ті первинні документи, що є підставою для відображення в регістрах бухобліку, а саме:
- накладна;
- товарно-транспортна накладна;
- рахунок-фактура;
- акт приймання-передачі наданих послуг, акт виконаних робіт;
- акт наданих послуг/виконаних робіт;
- заявка на видачу готівки;
- реєстр Звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
- акт придбання матеріальних цінностей;
- реєстр накладних (у разі обслуговування централізованою бухгалтерією);
- розрахунок іноземної валюти в еквіваленті до національної валюти;
- кошторис на виконання робіт із поточного ремонту;
- довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрат (примірна форма № КБ-3) та інші.
Які облікові регістри заповнюються на підставі первинних документів?
Підставою для відображення в облікових регістрах бухобліку коштів, отриманих на ім’я установи і зарахованих на особові, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки, інші рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків, є банківські виписки, які надаються територіальним органом Держказначейства, де обслуговується бюджетна установа, та іншими банками за наявності відкритих поточних рахунків.
Протягом місяця всі господарські операції накопичуються у меморіальних ордерах та інших облікових регістрах, типові форми яких затверджено наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755 (далі – Наказ № 755), та картках і книгах аналітичного обліку, форми яких затверджено наказом Мінфіну від 29.06.17 р. № 604 (далі – Наказ № 604).
Меморіальні ордери
Усі меморіальні ордери (далі – МО) та інші облікові регістри, затверджені Наказом № 755, виписуються з дотриманням вимог, установлених Порядком складання типових форм меморіальних ордерів та інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору, затвердженим Наказом № 755.
Готівкові операції відображаються в МО № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями». Ця відомість застосовується для обробки звітів касирів із метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунка 2211 «Готівкові кошти та їх еквіваленти».
|
Увага! Якщо суб’єкт держсектору здійснює касові операції в національній та іноземній валюті, накопичувальні відомості за касовими операціями складаються окремо для кожного виду валюти та нумеруються відповідно № 1-1, № 1-2 і т. д. |
За касовими операціями за субрахунком 2212 «Готівка в іноземній валюті» за кожним звітом касира здійснюються записи окремими рядками в національній та іноземній валюті, що застосовувалася для касової операції. У графі «№ з/п» такі записи відображаються за одним порядковим номером.
Оскільки операції із надходження готівкових коштів із реєстраційних (поточних) рахунків до каси суб’єкта держсектору та з унесення готівки з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки також відображаються в МО № 2 або № 3, при перенесенні підсумків руху коштів у касі з накопичувальної відомості до книги «Журнал-Головна» (типова форма затверджена Наказом № 755) ці обороти виключаються.
Безготівкові операції за загальним фондом наводяться у МО № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)». МО № 2 використовується для відображення в обліку операцій із надходження на рахунок суб’єкта держсектору асигнувань та здійснення касових видатків загального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів із реєстраційних, інших рахунків в органах Держказначейства (поточних рахунків – у банках).
Накопичувальні відомості складаються окремо за кожним реєстраційним (іншим, поточним) рахунком суб’єкта держсектору, тобто за наявності декількох рахунків в органах Держказначейства (банках), відкритих на ім’я суб’єкта держсектору, та нумеруються відповідно № 2-1, № 2-2, № 2-3 тощо. Операції з руху коштів загального фонду в інвалюті оформлюються окремими МО за видами валют.
Записи до накопичувальних відомостей здійснюються на підставі щоденних виписок із реєстраційних (інших, поточних) рахунків, відкритих в органах Держказначейства (банках), із додаванням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо).
Для відображення руху грошових коштів в інвалюті на рахунках у банках (субрахунок 2311 «Поточні рахунки в банку») за кожною випискою банку записи здійснюються в МО № 2 окремими рядками в національній та іноземній валюті. У графі «№ з/п» такі записи відображаються за одним порядковим номером.
За спеціальним фондом складається МО № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)». Він використовується для відображення в обліку операцій із надходження на рахунок суб’єкта держсектору доходів та здійснення касових видатків спецфонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів спецфонду з реєстраційних (поточних) рахунків в органах Держказначейства (банках).
Як і МО № 2, цей ордер складається окремо за кожним реєстраційним (поточним) рахунком та нумерується № 3-1, № 3-2, № 3-3 і т. д. А операції з руху коштів спецфонду в інвалюті оформлюються окремими МО за видами валют.
Записи операцій до МО № 3 робляться на підставі щоденних виписок із реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Держказначейства (банках), із додаванням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо).
Картки та книги аналітичного обліку
Аналітичний облік (грец. analitykos – відповідний) – система бухгалтерських записів, що дає детальні відомості про рух господарських засобів; призначається для оперативного керівництва господарством і складання звітності; будується за кожним синтетичним рахунком окремо.
Картки та книги аналітичного обліку складаються з дотриманням вимог Порядку складання карток і книг аналітичного обліку суб’єктами державного сектору, затвердженого Наказом № 604.
Перелік карток аналітичного обліку та дані, що підлягають відображенню в них, наведемо в таблиці.
|
№ з/п |
Найменування облікового регістру |
Інформація, що підлягає відображенню, та нюанси заповнення |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Картка аналітичного обліку готівкових операцій |
Операції з готівкою в касі суб’єкта держсектору в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів надходжень (окремо за загальним та спеціальним фондами й видами надходжень спецфонду). Картка відкривається щомісяця, у розрізі КЕКВ та видів надходжень. Записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира |
|
2 |
Картка аналітичного обліку касових видатків |
Картка ведеться в розрізі КЕКВ. За кожним кодом програмної класифікації видатків та кредитування держбюджету або програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів, за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом надходжень спецфонду складаються окремі картки. У централізованих бухгалтеріях для суб’єктів держсектору, що ними обслуговуються, складаються окремі картки за кожним суб’єктом держсектору в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма суб’єктами держсектору, що обслуговуються. Картка відкривається щомісяця та заповнюється щодня бухгалтером на підставі виписки органу Держказначейства (банку). Суми відновлених касових видатків записуються на зворотному боці картки |
|
3 |
Картка аналітичного обліку фактичних видатків |
Записи про суми фактичних видатків суб’єкта держсектору здійснюються на підставі даних МО. Суми відновлених фактичних видатків наводяться на зворотному боці картки |
|
4 |
Картка аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань |
Картка ведеться окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету. Відкривається на рік. У рядку «Затверджено кошторисом на рік» вказуються кошторисні призначення. Протягом року цей показник може коригуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у встановленому законодавством порядку. Записи про відкриті (виділені) асигнування та доходи спецфонду, що надійшли від суб’єктів держсектору вищого рівня, здійснюються на підставі виписок органу Держказначейства (банку) з рахунків відкритих асигнувань, особових, реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Держказначейства (банках). Суми, на які зменшуються відкриті (виділені) асигнування, записуються зі знаком «–» або чорнилом червоного кольору, а в разі автоматизованого обліку – тільки зі знаком «–». Щомісяця в картці розраховуються підсумок асигнувань за місяць, усього асигнувань із початку року та залишок річних бюджетних призначень |
|
5 |
Книга аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам державного сектору нижчого рівня |
Книга використовується суб’єктами держсектору та централізованими бухгалтеріями для аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам держсектору нижчого рівня. Ведеться в розрізі КЕКВ. Відкривається на рік у розрізі суб’єктів держсектору нижчого рівня. За кожним кодом програмної класифікації видатків та кредитування держбюджету або програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів заводиться окрема книга |
|
6 |
Книга аналітичного обліку асигнувань та взятих зобов’язань |
Книга призначена для реєстрації узятих суб’єктами держсектору зобов’язань (розміщення замовлення, укладання договору, придбання товарів, послуг, робіт) відповідно до бюджетних асигнувань і контролю за відповідністю взятих зобов’язань бюджетним асигнуванням. Ведеться окремо за загальним та спеціальним фондами кошторису |
|
7 |
Картка аналітичного обліку капітальних видатків |
Інформація про придбання необоротних активів (у т. ч. землі, нематеріальних активів тощо), будівництво (придбання), модернізацію, реконструкцію, реставрацію та капремонт будівель, споруд та об’єктів і супровідні роботи, які відповідно до ДБН є складовою частиною загальної вартості зазначених робіт, видатків із найму транспорту для будівельних робіт і капремонту будівель |
|
8 |
Картка аналітичного обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг) |
Картка ведеться за видами доходів: плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з їх основною діяльністю; від додаткової (господарської) діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна). Відкривається на рік. У рядок «Затверджено кошторисом на рік» записується річна сума планових надходжень. Протягом року цей показник може коригуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у встановленому законодавством порядку. Записи щодо нарахованих доходів від реалізації продукції (робіт, послуг) робляться на підставі первинних документів за кожним контрагентом та за видами доходів. Записи щодо отриманих доходів від реалізації продукції (робіт, послуг) вносяться на підставі виписок органу Держказначейства (банку) з реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Держказначейства (банках) |
|
9 |
Картка аналітичного обліку фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів) |
Інформація за видами фінансових доходів: відсотки, роялті, дивіденди. Записи про нараховані фінансові доходи здійснюються на підставі первинних документів за кожним видом таких доходів |
Картки відкриваються і ведуться за наявності господарських операцій, що підлягають відображенню в облікових регістрах.
У картках практично дублюється інформація, яка відображається в МО протягом звітного місяця, але на підставі МО здійснюються записи у книзі «Журнал-Головна», оскільки вона призначена для реєстрації усіх МО суб’єкта держсектору. Водночас за допомогою карток аналітичного обліку дуже зручно перевірити правильність відображення господарських операцій у книзі «Журнал-Головна», а також заповнити бюджетну звітність.
Коментарі до матеріалу