Індексація зарплати: основні правила нарахування та донарахування за минулі періоди

Оплата праці та кадрові питання працівників освіти

Необхідність індексації зарплати залежить від індексу споживчих цін (далі – ІСЦ), який фіксується щомісяця Держстатом. В умовах війни, зрозуміло, інфляційний процес дуже стрімкий, тож ІСЦ невпинно зростатиме. Тому нагадаємо правила проведення індексації та розглянемо питання донарахування індексації за минулі місяці.

Правила нарахування індексації

Правила обчислення ІСЦ та нарахування сум індексації визначено Порядком проведення індексації грошових доходів населення, затвердженим постановою КМУ від 17.07.2003 № 1078 (далі – Порядок № 1078).

Правило 1. Індексувати зарплату слід тоді, коли розрахований ІСЦ перевищить поріг індексації – 103 %. ІСЦ обчислюється наростаючим підсумком.

Але індексування заробітної плати у зв’язку із таким перевищенням починається з першого числа місяця наступного за місяцем в якому офіційно опублікрвано такий індекс (п. 1¹ Порядку 1078). Індекс інфляції публікується до 10-го числа місяця за попередній. Тобто, якщо поріг інфляції перевищено в квітні , то дізнались про це ми тільки 10 травня, після опублікування індексу інфляції, а отже індексувати будемо заробітну плату за червень.

Правило 2. У разі підвищення окладів значення ІСЦ у місяці такого підвищення приймається за 1 або 100 %. Якщо сума підвищення зарплати перевищить суму індексації, то місяць, в якому відбулося підвищення окладу, вважається «базовим». Індексація в «базовому» місяці не проводиться.

Починаючи з місяця, що настає за «базовим», наростаючим підсумком розраховується ІСЦ для проведення подальшої індексації.

Правило 3. Індексується зарплата в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб (далі – ПМ) (абзац другий п. 4 Порядку № 1078). Частина зарплати, що перевищує такий ПМ, індексації не підлягає.

На 2022 рік установлено такий розмір ПМ:

• з 1 січня – 2 481 грн;
• з 1 липня – 2 600 грн;
• з 1 грудня – 2 684 грн.

У червні всі роботодавці нараховуватимуть індексацію за збільшеними коефіцієнтами. Адже індекс інфляції в квітні, який впливає на індексацію доходів в червні перевищив поріг 103 %, і склав 103,1 %. Уперше індексуватимуть зарплату ті, які збільшили оклади в березні 2022 року. Щоб визначити, чи потрібно проводити індексацію в червні, подивимося, коли востаннє підвищувалися оклади. А саме, якщо:

• до березня 2022 року – індексацію слід нараховувати;
• у березні 2022 року – індексація вперше проводитиметься у червні 2022 року в розмірі 3,1 % ПМ:

2 481 грн х 3,1 % = 76,91 грн;

• у квітні або травні – ні.

Отже, якщо підвищення окладів відбулось у квітні 2022 року, уперше потреба в індексації виникне не раніше серпня 2022 року, за умови що індекс інфляції за червень буде вищий за 100,3 %.

Якщо останнє підвищення окладів було у травні 2022 року, індексація може виникнути не раніше серпня 2022 року, за умови що індекс інфляції червня перевищить 103 %. Якщо він буде меншим, – не раніше вересня 2022 року.

Розглянемо порядок розрахунку ІСЦ, якщо підвищення окладів працівників відбулося в січні 2022 року («базовий» місяць) і до червня 2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розраховуємо ІСЦ за лютий – березень 2022 року:

1,016 х 1,045 = 1,062.

Визначаємо ІСЦ за квітень – 103,1 %.

Оскільки ІСЦ за квітень 2022 року перевищує поріг індексації (103 %), у червні 2022 року індексація здійснюватиметься за новим коефіцієнтом – 9,5 %.

Розраховуємо суму індексації:

2 481 грн х 9,5 : 100 = 235,70 грн.

Правило 4. «Базовий» місяць зміниться лише в разі підвищення посадового окладу. Збільшення зарплати працівника за рахунок установлення нових надбавок, доплат, премій тощо або їх підвищення на «базовий» місяць не впливає. Тобто продовжуються виплачуватися працівникові суми індексації, розраховані виходячи з останнього підвищення його окладу.

Правило 5. У місяці підвищення посадових окладів в розрахунку підвищення доходу беруть участьскладові зарплати, які мають постійний характер (абзац п’ятий п. 5 Порядку № 1078). Сума зарплатного підвищення визначається виходячи з умов роботи в місяці зростання посадових окладів (див. лист Мінсоцполітики від 20.11.2015 № 308/10/136-15).

Відповідно до п. 2 Порядку № 1078 склад зарплатних виплат у порівняльних розрахунках для індексації в місяці підвищення окладу визначається з урахуванням підвищення окладу (тарифної ставки), доплат, надбавок, премій (установлених у розмірі, що змінюється) за їх розміром (відсотком), що склався в місяці підвищення.

Правило 6. Не нараховується індексація в місяці підвищення посадового окладу (тарифної ставки), якщо розмір такого підвищення перевищує суму можливої індексації у відповідному місяці. Якщо сума підвищення зарплати менша, ніж сума індексації, яка склалася на момент підвищення, то сума індексації в базовому місяці зменшується на суму підвищення зарплати (абзаци третій і четвертий п. 5 Порядку № 1078). Така різниця має назву «фіксована індексація».

Правило 7. До чергового підвищення посадових окладів (тарифних ставок) до суми індексації, визначеної в місяці підвищення окладів (фіксованої індексації), додається сума поточної індексації (абзац шостий п. 5 Порядку № 1078). Остання виникає внаслідок перевищення ІСЦ порогу індексації, встановленого п. 11 Порядку № 1078.

Правило 8. Якщо працівник працює неповний робочий час, сума індексації визначається та виплачується пропорційно до фактично відпрацьованого часу (абзац сьомий п. 4 Порядку № 1078).

Таке правило застосовується також у разі, якщо працівник:

• працює неповний робочий час – тоді сума індексації його зарлати визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно до відпрацьованого часу;
• відпрацював неповний робочий місяць, наприклад перебував у відпустці або на лікарняному – сума індексації в такому разі виплачується пропорційно до відпрацьованих днів або годин;
• не відпрацював жодного дня в місяці – тоді індексація зарплати за цей місяць не проводиться.

Роз’яснення з цього приводу свого часу надало Мінсоцполітики у листі від 25.02.2016 № 75/10/136-16.

Правило 9. Постановою КМУ від 31.03.2021 № 278 установленоі правила нарахування індексації в разі підвищення окладів не з 1-го числа місяця. У такому разі сума індексації визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно до відпрацьованого часу.

Правило 10. Обчислення ІСЦ для індексації зарплати новоприйнятого працівника проводиться з місяця, що настає за місяцем підвищення тарифної ставки (окладу) за його посадою. Це стосується і працівників, переведених в іншу установу, на іншу роботу в тій самій установі, тих, хто вийшов із відпустки для догляду за дитиною до 3 років і після відпустки без збереження зарплати (до 6 років та інші види, передбачені законодавством про відпустки). Такий порядок прописано у п. 10² Порядку № 1078.

Отже і для новоприйнятих, і для переведених потрібно орієнтуватися на місяць останнього підвищення окладу за посадою, яку вони обіймають.

Правило 11. Зарплату індексують окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом (лист Мінсоцполітики від 01.08.2014 № 8538/0/14-14/10, далі – Лист № 8538). Тобто суму індексації визначають окремо на всіх місцях роботи (за кожною посадою) виходячи з ПМ, але виплачують пропорційно до відпрацьованого часу. Загальний проіндексований дохід на основному місці роботи і на роботі за сумісництвом не має перевищувати ПМ.

Для індексації зарплати на роботі за сумісництвом працівник подає довідку з основного місця роботи про розмір доходу, що підлягає індексації, і проіндексованого доходу (п. 7 Порядку № 1078). Без довідки доходи за сумісництвом не індексуються (див. Листи № 8538, лист Мінсоцполітики від 31.07.2015 № 11587/0/14-15/10). Адже без неї роботодавець за сумісництвом не зможе визначити, в яких межах була проіндексована зарплата працівника за основним місцем роботи.

Тому індексація на роботі за сумісництвом можлива, якщо на основному місці роботи працівник працює в режимі неповного робочого часу. Адже якщо працівник на основному місці працює на ставку, то зарплата в межах ПМ буде проіндексована в повному обсязі.

Приклад 1

Працівник – зовнішній сумісник працює на умовах неповного робочого часу (0,5 штатної одиниці). Посадовий оклад з урахуванням зайнятості – 1 300 грн (2 600 грн х 0,5). За основним місцем він працює на повну ставку і його оклад – 2 750 грн. Він відпрацював усі дні червня як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. «Базовий» місяць – січень 2021 року. Чи індексувати зарплату за сумісництвом?

Ні, у такому разі на роботі за сумісництвом зарплату не індексують, навіть якщо працівник надасть довідку з основного місця роботи. Тому що працівник за основним місцем роботи працює на повну ставку. Оклад його – 2 750 грн, тобто за основним місцем роботи його зарплата буде проіндексована в межах ПМ

Правило 12. Виплати, які обчислюють із середньої зарплати, не є об’єктом індексації (абзац третій п. 3 Порядку № 1078). Тобто, якщо середню зарплату нараховано за весь місяць, індексації не буде. Це стосується відпусткових і лікарняних, а також середнього заробітку мобілізованих та тих, хто перебуває в ТРО.

Якщо середній заробіток зберігався частково і протягом місяця є відпрацьовані дні (початку/закінчення військової служби), індексацію визначаємо з розрахунку повного робочого часу, а виплачуємо пропорційно до відпрацьованого часу.

Правило 13. Сума оплати часу простою не підлягає індексації. Відповідно до ст 2 Закону від 03.07.1991 № 1282-XII «Про індексацію грошових доходів населення» індексації підлягають грошові доходи громадян, отриманіі ними у гривнях на території України, які не мають разового характеру. Оплата в разі вимушеного простою не є постійною виплатою і не підлягає індексації.

Правило 14. Сума індексації враховується в розмірі МЗП. На цьому наголошується в листі Мінсоцполітики від 09.02.2018 № 2615/0/2-18.

Приклад 2

За лютий 2022 року працівникові нараховано зарплату за відпрацьований час у сумі 2 795,64 грн, з них: 2 723 грн – оклад, 72,64 грн – індексація.

Сума зарплати цього працівника є меншою, ніж МЗП. З огляду на це, йому слід нарахувати доплату до МЗП:

6 500,00 грн – 2 795,64 грн = 3 704,36 грн.

Загальна сума зарплати, нарахованої за лютий 2022 року, становить:

2 723,00 грн + 72,64 грн + 3 704,36 грн =
= 6 500 грн.

Про деякі ситуації індексації в червні див. у статті «Порядок проведення індексації в червні 2022 року».

Донарахування індексації за минулі місяці

Щоб виправити помилку, потрібно зробити розрахунок сум індексації за кожний пропущений місяць, донарахувати й виплатити ці суми працівникам.

Порядок донарахування індексації такий самий, як і її нарахування. Тобто для донарахування індексації за минулий період для кожного місяця, за який проводиться індексація, треба визначити (п. 4, 5 Порядку № 1078):

• місяць останнього підвищення тарифних ставок (окладів);
• величину ІСЦ для проведення індексації з місяця підвищення доходу;
• ПМ місяця, за який проводиться індексація, тому що індексується лише дохід, який не перевищує цього розміру.

Суму індексації треба обчислювати для кожного працівника індивідуально залежно від постійних складових зарплати і суми підвищення зарплати. Необхідно переглянути суми доплати до МЗП, якщо вони були нараховані в місяцях, в яких не була проіндексована зарплата. Пам’ятаємо, що індексацію включають до загальної суми виплат за місяць, яку порівнюють з розміром МЗП (див. листи Мінсоцполітики від 13.02.2017 № 317/0/101-17/282; від 17.02.2017 № 391/0/101-17/282; від 18.01.2017 № 119/0/101-17/282; від 02.02.2017 № 248/0/101-17/282; від 10.01.2018 № 27/0/101-18).

Тобто донараховану зарплату, у тому числі й індексацію зарплати, для визначення доплати до МЗП відносимо до місяців, за які вони нараховані.

І якщо в минулих місяцях доплату до МЗП визначили без урахування індексації зарплати, яку донарахували надалі, то таку доплату треба відкоригувати.

Якщо потрібно проіндексувати зарплату за більш ранні періоди, то, можливо, доведеться орієнтуватися на Порядок проведення індексації грошових доходів громадян, затверджений постановою КМУ від 07.05.1998 № 663. Тому згадаймо, як змінювалися правила та коли:

• до травня 2012 року включно базовий місяць змінювався, якщо підвищення зарплати (за рахунок постійних складових) перевищувало суму можливої індексації;
• з червня 2012 року базовий місяць змінювався за кожного підвищення зарплати. Якщо сума підвищення була меншою, ніж можлива індексація, визначали фіксовану індексацію;
• з 1 грудня 2015 року базовим місяцем є місяць підвищення посадового окладу (тарифної ставки).

Для новоприйнятих, переведених працівників, тих, які вийшли з відпустки для догляду за дитиною до трьох років, ІСЦ обчислюють із місяця, що настає за місяцем останнього підвищення окладу (тарифної ставки) за посадою, яку обіймає працівник.

Як обкладати ЄСВ донараховані суми індексації?

Порядок обкладення ЄСВ донарахованої суми індексації залежить від того, кому її донараховуєте.

Якщо працівник ще працює на підприємстві, донарахована йому сума індексації є складовою додаткового фонду оплату праці (пп. 2.2.7 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). Таку виплату слід показати загальною сумою у складі зарплати того місяця, в якому здійснили донарахування (п. 2 розд. IV Інструкції про Порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449). Тож розподіляти по місяцях не потрібно.

Якщо працівник звільнився, сума індексації зарплати, яку йому донарахували, буде виплатою за відпрацьований час. Тому на її суму нараховуйте ЄСВ (ЗІР, категорія 301.03). Базу нарахування ЄСВ визначайте окремо за кожен місяць. Для цього загальну суму нарахованої зарплати поділіть на кількість місяців, за які її нарахували (ч. 2 ст. 7 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Як оформити донарахування індексації?

Порядок документального оформлення виправлення помилок щодо оплати праці, у тому числі й нарахування індексації, установа встановлює самостійно. Зазвичай на практиці в такому разі складають доповідну записку про виявлення помилки, а за потреби – ще й пояснювальну записку. Потім оформляють бухгалтерську довідку як підставу для донарахування виплат.

У бухгалтерській довідці має бути зазначено (п. 4.3 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88):

• зміст і причини помилки – яку конкретно виплату було донараховано працівникові, за який період (у розрізі місяців), в якій сумі;
• посилання на документи й облікові регістри, в яких допущено помилку;
• суму і кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

Довідку підписує працівник, який її склав, а після її перевірки – головний бухгалтер.

Чи передбачено відповідальність за непроведення індексації?

Індексація зарплати належить до мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Тому її непроведення (за наявності підстав для індексації) – є порушенням ст. 95 КЗпП (лист Держпраці від 07.05.2018 № 3570/4.1/4.1-ДП-18).

За таке порушення передбачено штрафні санкції:

• для роботодавця – штраф у двократному розмірі МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (ст. 265 КЗпП);
• для посадових осіб роботодавця – адмінштраф у розмірі від 510 до 1 700 грн (ст. 41 КУпАП).