Индексация зарплаты: основные правила начисления и доначисления за прошлые периоды

Оплата труда и кадровые вопросы работников образования

Необходимость индексации зарплаты зависит от индекса потребительских цен (далее - ИПЦ), который фиксируется ежемесячно Госстатом. В условиях войны, понятно, инфляционный процесс очень стремительный, так что ИПЦ непрестанно будет расти. Поэтому напомним правила проведения индексации и рассмотрим вопросы доначисления индексации за прошлые месяцы.

Правила начисления индексации

Правила исчисления ИПЦ и начисления сумм индексации определены Порядком проведения индексации денежных доходов населения, утвержденным постановлением КМУ от 17.07.2003 № 1078 (далее – Порядок № 1078).

Правило 1. Индексировать зарплату следует тогда, когда рассчитанный ИПЦ превысит порог индексации – 103 %. ИПЦ исчисляется нарастающим итогом.

Но индексирование заработной платы в связи с таким превышением начинается с первого числа месяца следующего за месяцем, в котором официально опубликован такой индекс (п. 1¹ Порядка 1078). Индекс инфляции публикуется до 10-го числа месяца за предыдущий. То есть, если порог инфляции превышен в апреле, то узнали об этом мы только 10 мая, после опубликования индекса инфляции, а следовательно, индексировать будем заработную плату за июнь.

Правило 2. В случае повышения окладов значение ИПЦ в месяце такого повышения принимается за 1 или 100 %. Если сумма повышения зарплаты превысит сумму индексации, то месяц, в котором состоялось повышение оклада, считается «базовым». Индексация в «базовом» месяце не проводится.

Начиная с месяца, следующего за «базовым», нарастающим итогом рассчитывается ИПЦ для проведения дальнейшей индексации.

Правило 3. Индексируется зарплата в пределах прожиточного минимума для трудоспособных лиц (далее – ПМ) (абзац второй п. 4 Порядка № 1078). Часть зарплаты, которая превышает такой ПМ, индексации не подлежит.

На 2022 год установлен следующий размер ПМ:

• с 1 января – 2 481 грн;
• с 1 июля – 2 600 грн;
• с 1 декабря – 2 684 грн.

В июне все работодатели будут начислять индексацию по увеличенным коэффициентам. Ведь индекс инфляции в апреле, который влияет на индексацию доходов, в июне превысил порог 103 %, и составил 103,1 %. Впервые будут индексировать зарплату те, которые увеличили оклады в марте 2022 года. Чтобы определить, нужно ли проводить индексацию в июне, посмотрим, когда в последний раз повышались оклады. А именно, если:

• до марта 2022 года – индексацию следует начислять;
• в марте 2022 года – индексация впервые будет проводиться в июне 2022 года в размере 3,1 % ПМ:

2 481 грн х 3,1 % = 76,91 грн;

• в апреле или мае – нет.

Следовательно, если повышение окладов состоялось в апреле 2022 года, впервые потребность в индексации возникнет не раньше августа 2022 года, при условии что индекс инфляции за июнь будет выше 100,3 %.

Если последнее повышение окладов было в мае 2022 года, индексация может возникнуть не раньше августа 2022 года, при условии что индекс инфляции июня превысит 103 %. Если он будет меньшим, – не раньше сентября 2022 года.

Рассмотрим порядок расчета ИПЦ, если повышение окладов работников состоялось в январе 2022 года («базовый» месяц) и до июня 2022 года (включительно) зарплата не увеличивалась.

Рассчитываем ИПЦ за февраль – март 2022 года:

1,016 х 1,045 = 1,062.

Определяем ИПЦ за апрель – 103,1 %.

Поскольку ИПЦ за апрель 2022 года превышает порог индексации (103 %), в июне 2022 года индексация будет осуществляться по новому коэффициенту – 9,5 %.

Рассчитываем сумму индексации:

2 481 грн х 9,5 : 100 = 235,70 грн.

Правило 4. «Базовый» месяц изменится лишь в случае повышения должностного оклада. Увеличение зарплаты работника за счет установления новых надбавок, доплат, премий и т. п. или их повышение на «базовый» месяц не влияет. То есть продолжают выплачиваться работнику суммы индексации, рассчитанные исходя из последнего повышения его оклада.

Правило 5. В месяце повышения должностных окладов в расчете повышения дохода принимают участие составляющие зарплаты, которые имеют постоянный характер (абзац пятый п. 5 Порядка № 1078). Сумма зарплатного повышения определяется исходя из условий работы в месяце роста должностных окладов (см. письмо Минсоцполитики от 20.11.2015 № 308/10/136-15).

В соответствии с п. 2 Порядка № 1078 состав зарплатных выплат в сравнительных расчетах для индексации в месяце повышения оклада определяется с учетом повышения оклада (тарифной ставки), доплат, надбавок, премий (установленных в размере, который изменяется) по их размеру (проценту), который сложился в месяце повышения.

Правило 6. Не начисляется индексация в месяце повышения должностного оклада (тарифной ставки), если размер такого повышения превышает сумму возможной индексации в соответствующем месяце. Если сумма повышения зарплаты меньше, чем сумма индексации, которая сложилась на момент повышения, то сумма индексации в базовом месяце уменьшается на сумму повышения зарплаты (абзацы третий и четвертый п. 5 Порядка № 1078). Такая разница имеет название «фиксированная индексация».

Правило 7. До очередного повышения должностных окладов (тарифных ставок) к сумме индексации, определенной в месяце повышения окладов (фиксированной индексации), прибавляется сумма текущей индексации (абзац шестой п. 5 Порядка № 1078). Последняя возникает в результате превышения ИПЦ порога индексации, установленного п. 11 Порядка № 1078.

Правило 8. Если работник работает неполное рабочее время, сумма индексации определяется и выплачивается пропорционально к фактически отработанному времени (абзац седьмой п. 4 Порядка № 1078).

Такое правило применяется также в случае, если работник:

• работает неполное рабочее время – тогда сумма индексации его зарплаты определяется из расчета полного рабочего времени, а выплачивается пропорционально к отработанному времени;
• отработал неполный рабочий месяц, например, находился в отпуске или на больничном – сумма индексации в таком случае выплачивается пропорционально к отработанным дням или часам;
• не отработал ни одного дня в месяце – тогда индексация зарплаты за этот месяц не проводится.

Разъяснение по этому поводу в свое время предоставило Минсоцполитики в письме от 25.02.2016 № 75/10/136-16.

Правило 9. Постановлением КМУ от 31.03.2021 № 278 установлены правила начисления индексации в случае повышения окладов не с 1-го числа месяца. В таком случае сумма индексации определяется из расчета полного рабочего времени, а выплачивается пропорционально к отработанному времени.

Правило 10. Исчисление ИПЦ для индексации зарплаты вновь принятого работника проводится с месяца, следующего за месяцем повышения тарифной ставки (оклада) по его должности. Это касается и работников, переведенных в другое учреждение, на другую работу в том же учреждении, тех, кто вышел из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет и после отпуска без сохранения зарплаты (до 6 лет и другие виды, предусмотренные законодательством об отпусках). Такой порядок прописан в п. 10² Порядка № 1078.

Итак, и для вновь принятых, и для переведенных нужно ориентироваться на месяц последнего повышения оклада по должности, которую они занимают.

Правило 11. Зарплату индексируют отдельно по основному месту работы и по совместительству (письмо Минсоцполитики от 01.08.2014 № 8538/0/14-14/10, далее – Письмо № 8538). То есть сумму индексации определяют отдельно на всех местах работы (по каждой должности) исходя из ПМ, но выплачивают пропорционально к отработанному времени. Общий проиндексированный доход на основном месте работы и на работе по совместительству не должен превышать ПМ.

Для индексации зарплаты на работе по совместительству работник подает справку с основного места работы о размере дохода, который подлежит индексации, и проиндексированном доходе (п. 7 Порядка № 1078). Без справки доходы по совместительству не индексируются (см. Письмо № 8538, письмо Минсоцполитики от 31.07.2015 № 11587/0/14-15/10). Ведь без нее работодатель по совместительству не сможет определить, в каких пределах была проиндексирована зарплата работника по основному месту работы.

Поэтому индексация на работе по совместительству возможна, если на основном месте работы работник работает в режиме неполного рабочего времени. Ведь если работник на основном месте работает на ставку, то зарплата в пределах ПМ будет проиндексирована в полном объеме.

Пример 1

Работник – внешний совместитель работает на условиях неполного рабочего времени (0,5 штатной единицы). Должностной оклад с учетом занятости – 1 300 грн (2 600 грн х 0,5). По основному месту он работает на полную ставку и его оклад – 2 750 грн. Он отработал все дни июня как по основному месту работы, так и по совместительству. «Базовый» месяц – январь 2021 года. Индексировать ли зарплату по совместительству?

Нет, в таком случае на работе по совместительству зарплату не индексируют, даже если работник предоставит справку с основного места работы. Потому что работник по основному месту работы работает на полную ставку. Оклад его – 2 750 грн, то есть по основному месту работы его зарплата будет проиндексирована в пределах ПМ.

Правило 12. Выплаты, которые исчисляют со средней зарплаты, не являются объектом индексации (абзац третий п. 3 Порядка № 1078). То есть, если средняя зарплата начислена за весь месяц, индексации не будет. Это касается отпускных и больничных, а также среднего заработка мобилизованных и тех, кто находится в ТРО.

Если средний заработок сохранялся частично и в течение месяца есть отработанные дни (начала/окончания военной службы), индексацию определяем из расчета полного рабочего времени, а выплачиваем пропорционально к отработанному времени.

Правило 13. Сумма оплаты времени простоя не подлежит индексации. В соответствии со ст. 2 Закона от 03.07.1991 № 1282-XII «Об индексации денежных доходов населения» индексации подлежат денежные доходы граждан, полученные ими в гривнях на территории Украины, которые не имеют разового характера. Оплата в случае вынужденного простоя не является постоянной выплатой и не подлежит индексации.

Правило 14. Сумма индексации учитывается в размере МЗП. На это указывается в письме Минсоцполитики от 09.02.2018 № 2615/0/2-18.

Пример 2

За февраль 2022 года работнику начислена зарплата за отработанное время в сумме 2 795,64 грн, из них: 2 723 грн – оклад, 72,64 грн – индексация.

Сумма зарплаты этого работника меньше, чем МЗП. Учитывая это, ему следует начислить доплату до МЗП:

6 500,00 грн – 2 795,64 грн = 3 704,36 грн.

Общая сумма зарплаты, начисленной за февраль 2022 года, составляет:

2 723,00 грн + 72,64 грн + 3 704,36 грн =
= 6 500 грн.

О некоторых ситуациях индексации в июне см. в статье «Порядок проведения индексации в июне 2022 года».

Доначисление индексации за прошлые месяцы

Чтобы исправить ошибку, нужно сделать расчет сумм индексации за каждый пропущенный месяц, доначислить и выплатить эти суммы работникам.

Порядок доначисления индексации такой же, как и ее начисление. То есть для доначисления индексации за прошлый период для каждого месяца, за который проводится индексация, надо определить (п. 4, 5 Порядка № 1078):

• месяц последнего повышения тарифных ставок (окладов);
• величину ИПЦ для проведения индексации с месяца повышения дохода;

ПМ месяца, за который проводится индексация, потому что индексируется только доход, который не превышает этого размера.

Сумму индексации надо вычислять для каждого работника индивидуально в зависимости от постоянных составляющих зарплаты и суммы повышения зарплаты. Необходимо пересмотреть суммы доплаты до МЗП, если они были начислены в месяцах, в которых не была проиндексирована зарплата. Помним, что индексацию включают в общую сумму выплат за месяц, которую сравнивают с размером МЗП (см. письма Минсоцполитики от 13.02.2017 № 317/0/101-17/282; от 17.02.2017 № 391/0/101-17/282; от 18.01.2017 № 119/0/101-17/282; от 02.02.2017 № 248/0/101-17/282; от 10.01.2018 № 27/0/101-18).

То есть доначисленную зарплату, в том числе и индексацию зарплаты, для определения доплаты к МЗП относим к месяцам, за которые они начислены.

И если в прошлых месяцах доплату до МЗП определили без учета индексации зарплаты, которую доначислили в дальнейшем, то такую доплату надо откорректировать.

Если нужно проиндексировать зарплату за более ранние периоды, то, возможно, придется ориентироваться на Порядок проведения индексации денежных доходов граждан, утвержденный постановлением КМУ от 07.05.1998 № 663. Поэтому вспомним, как изменялись правила и когда:

• до мая 2012 года включительно базовый месяц изменялся, если повышение зарплаты (за счет постоянных составляющих) превышало сумму возможной индексации;
• с июня 2012 года базовый месяц изменялся при каждом повышении зарплаты. Если сумма повышения была меньше, чем возможная индексация, определяли фиксированную индексацию;
• с 1 декабря 2015 года базовым месяцем является месяц повышения должностного оклада (тарифной ставки).

Для вновь принятых, переведенных работников, тех, которые вышли из отпуска по уходу за ребенком до трех лет, ИПЦ исчисляют с месяца, следующего за месяцем последнего повышения оклада (тарифной ставки) по должности, которую занимает работник.

Как облагать ЕСВ доначисленные суммы индексации?

Порядок обложения ЕСВ доначисленной суммы индексации зависит от того, кому ее доначисляете.

Если работник еще работает на предприятии, доначисленная ему сумма индексации является составляющей дополнительного фонда оплаты труда (пп. 2.2.7 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5). Такую выплату следует показать общей суммой в составе зарплаты того месяца, в котором осуществили доначисление (п. 2 разд. IV Инструкции о Порядке начисления и уплаты ЕСВ, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 № 449). Поэтому распределять по месяцам не нужно.

Если работник уволился, сумма индексации зарплаты, которую ему доначислили, будет выплатой за отработанное время. Поэтому на ее сумму начисляйте ЕСВ (ОИР, категория 301.03). Базу начисления ЕСВ определяйте отдельно за каждый месяц. Для этого общую сумму начисленной зарплаты разделите на количество месяцев, за которые ее начислили (ч. 2 ст. 7 Закона от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование»).

Как оформить доначисление индексации?

Порядок документального оформления исправления ошибок относительно оплаты труда, в том числе и начисления индексации, учреждение устанавливает самостоятельно. Обычно на практике в таком случае составляют докладную записку о выявлении ошибки, а при необходимости – еще и пояснительную записку. Затем оформляют бухгалтерскую справку как основание для доначисления выплат.

В бухгалтерской справке должны быть указаны (п. 4.3 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88):

• содержание и причины ошибки – какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период (в разрезе месяцев), в какой сумме;
• ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;
• сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

Справку подписывает работник, который ее составил, а после ее проверки – главный бухгалтер.

Предусмотрена ли ответственность за непроведение индексации?

Индексация зарплаты относится к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. Поэтому ее непроведение (при наличии оснований для индексации) – является нарушением ст. 95 КЗоТ (письмо Гоструда от 07.05.2018 № 3570/4.1/4.1-ДП-18).

За такое нарушение предусмотрены штрафные санкции:

• для работодателя – штраф в двукратном размере МЗП, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение (ст. 265 КЗоТ);
• для должностных лиц работодателя – админштраф в размере от 510 до 1 700 грн (ст. 41 КУоАП).