Формуємо «довідковий» податковий розрахунок

Оплата праці та кадрові питання працівників освіти

Нарешті почали приймати «довідкові» розрахунки в електронному вигляді. Усі тепер напрацьовують досвід його формування. Тож розглянемо загальні вимоги до складання та подання такого розрахунку.

Запитання – відповіді

Для чого потрібен розрахунок «довідковий»?

З метою недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання пенсійних та соціальних виплат було впроваджено Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок) та додатки до нього, що містять персоніфіковані відомості, з типом «звітний» як «довідковий». Форму Податкового розрахунку, а також Порядок його заповнення затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі – Порядок № 4) у редакції наказу Мінфіну від 15.12.20 р. № 773 (далі – Наказ № 773).

В основній частині Податкового розрахунку можна вибрати 4 типи форм: звітна, звітна нова та уточнююча, довідкова. Розрахунок із типом «довідковий» подається платником ЄСВ із метою інформування про окремі доходи застрахованих осіб, нараховані в окремих місяцях у разі необхідності призначення поза межами звітного періоду.

Згідно з роз’ясненнями, наданими в листі Мінфіну від 27.01.21 р. № 11220-02-62/2362, податковий розрахунок та додатки до нього з типом «звітний» як «довідковий» подаються платником ЄСВ у разі необхідності призначення поза межами звітного періоду застрахованим особам пенсії або матеріального забезпечення, або страхових виплат та містять інформацію лише щодо таких осіб. Інформацію про окремі доходи застрахованих осіб використовує:

• Пенсійний фонд – для призначення пенсії працівникам;
• ФСС – для виплати із цього Фонду застрахованим особам допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, страхових виплат у зв’язку з нещасним випадком або профзахворюванням тощо. Як виняток, «довідковий» розрахунок не формується, якщо працівник хворів, але період хвороби оплачується за кошти роботодавця, тобто хвороба тривала не більше ніж 5 календарних днів;
• Центр зайнятості, якщо колишній працівник стає на облік як безробітний із виплатою допомоги по безробіттю. Як виняток, формувати «довідковий» розрахунок не потрібно, якщо працівник, який звільняється, планує самостійно працевлаштовуватися. Якщо ж працівник все-таки стане на облік, роботодавець отримає звернення від Центру зайнятості щодо подання розрахунку.

Які відомості відображаються в розрахунку?

Принцип заповнення додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) до розрахунку з типом «звітний» як «довідковий» такий. Якщо він подається для призначення:

• пенсії – має містити відомості для призначення пенсії застрахованій особі за період до дати формування заяви на призначення пенсії;
• матеріального забезпечення, страхових виплат (лікарняних, декретних), допомоги по безробіттю – відомості для призначення інших соціальних виплат застрахованій особі.

Такий же принцип застосовується до інших додатків розрахунку з типом «звітний» як «довідковий».

! Якщо в установі/організації з’являється працівник, який виходить на пенсію чи претендує на виплати з фондів, потрібно подати на нього цей звіт як «довідковий».

Який тип «довідкового» розрахунку зазначити?

Довідковий Податковий розрахунок має подвійний тип. Під час його формування проставляйте його в заголовній частині та відповідному додатку дві позначки: у рядку 011 – тип «Звітний», у рядку 014 – тип «Довідковий».

Причину подання Податкового розрахунку з типом «звітний» як «довідковий», а саме для призначення пенсії чи матеріального забезпечення, страхових виплат, зазначаєте в «шапці» відповідного додатка (у Д1 – це ряд. 035, у Д5 – ряд. 036, у Д6 – ряд. 034), який подається в складі такого Розрахунку. Якщо проставлено позначку:

• «для призначення пенсії» (Д1 (ряд. 035), Д5 (ряд. 036) та Д6 (ряд. 034) за наявності в них інформації щодо застрахованої особи), то додатки мають містити відомості для призначення пенсії застрахованій особі;
• «для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат» (Д1 (ряд. 035) та за потреби Д5 (ряд. 036)) – відомості для призначення інших соціальних виплат по застрахованій особі.

Зверніть увагу! Додаток 6 у цьому разі не подається.

Коли і в які строки подається розрахунок «довідковий»?

Уперше роботодавці повинні подавати «довідковий» розрахунок щодо працівників, у яких настали страхові випадки, з 1 лютого 2021 року. Так вимагає Наказ № 773.

В оновленому Порядку № 4 зазначено, що «довідковий» розрахунок подається за наявності підстав для його подання. Тобто Податковий розрахунок «звітний» як «довідковий» подається в межах звітного кварталу в разі настання відповідної події.

1. Якщо працівник іде на пенсію, то «довідковий» розрахунок подається, після того як він подасть заяву про призначення пенсії. Про необхідність подання розрахунку роботодавець дізнається або зі звернення від Пенсійного фонду, або від самого працівника.

До розрахунку треба включити дані про дохід працівника за період із початку звітного кварталу до дня подання ним заяви про призначення пенсії (або звільнення у зв’язку з виходом на пенсію).

У разі подання заяви на призначення пенсії в червні 2021 року розрахунок необхідно подати до кінця червня 2021 року. А до розрахунку ввійде інформація про нараховані доходи у квітні та травні 2021 року.

2. Якщо працівник претендує на лікарняні/декретні, «довідковий» розрахунок подається раніше або разом із заявою-розрахунком до ФСС, оскільки протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку фахівці ФСС мають перевірити наявність даних про страхувальника в Держреєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Держреєстр), а також дані про сплату ЄСВ та коректність нарахованих виплат.

Наприклад, якщо лікарняний почався з 21 травня, то дані за період із травня 2020 року по березень 2021 року уже містяться в реєстрі, оскільки за ці періоди було подано звітність. «Довідковий» розрахунок потрібно подати за квітень, адже він входить у ІІ квартал, за який звітність ще не подавалася.

Якщо ж бухгалтер не встигає подати «довідковий» Податковий розрахунок до кінця липня, то далі за ІІ квартал 2021 року подає розрахунок із типом «звітний».

Окремо формувати «довідковий» Розрахунок після закінчення звітного кварталу за місяці звітного кварталу не потрібно.

Увага! Подати й отримати другу квитанцію про успішне прийняття «довідкового» розрахунку потрібно до подання заяви-розрахунку по лікарняних у ФСС.

3. Якщо працівник звільняється і після цього стає на облік у центрі зайнятості, то йому призначається допомога по безробіттю. У такому разі «додатковий» розрахунок подається на прохання працівника або центру зайнятості. На всіх звільнених подавати недоцільно.

Як подавати «довідковий» розрахунок?

«Довідковий» розрахунок можна подати як в електронному, так і в паперовому вигляді. В електронному вигляді на сьогодні розрахунки приймаються без проблем, але обробляються повільно – близько доби потрібно чекати другу квитанцію.

Як сформувати та скласти додатки розрахунку?

«Довідковий» розрахунок формується окремо на кожну застраховану особу, інформація щодо якої зазначається. Тобто якщо у вас, наприклад, у травні 2021 року захворіли декілька працівників, то для фінансування виплати допомоги з тимчасової непрацездатності від ФСС на кожного працівника слід сформувати окремий «довідковий» розрахунок.

Він складатиметься безпосередньо із самого Розрахунку та додатків, необхідних для призначення пенсії чи матеріального забезпечення застрахованій особі.

У «довідковому» Податковому розрахунку заповнюються лише рядки 01–06 заголовної частини. А от інші рядки, як і показники розд. І, заповнювати роботодавцям не потрібно.

Як уже зазначалося вище, «довідковий» розрахунок для призначення пенсії обов’язково міститиме Д1 за місяці в межах звітного кварталу, за які подається інформація. Для осіб зі спецстажем формується Д6.

Якщо інформація, що міститься в «довідковому» розрахунку, може вплинути на розрахунок пенсійних виплат, додаємо її до складу Д5.

«Довідковий» розрахунок для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат складатиметься з Д1 за місяці в межах звітного кварталу, за які подається інформація. Якщо, наприклад, було прийнято/звільнено працівника, надано чи в нього закінчилася декретна відпустка (у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку, що може вплинути на суму виплат, формується також Д5.

Додаток 4ДФ до складу «довідкового» розрахунку потрапити не повинен.

Як виправити помилки в «довідковому» розрахунку та що буде в разі його неподання?

Якщо в поданому «довідковому» Податковому розрахунку виявлено помилку, просто повторно подайте такий розрахунок із типом «звітний» як «довідковий» із правильними відомостями на особу.

Подання проміжного «довідкового» розрахунку з даними за певні місяці про деяких працівників не позбавляє вас обов’язку подання інформації про них у «звітному» розрахунку (роз’яснення в листі ПФУ від 22.01.21 р. № 2800-050102-1/2832).

Статус справжнього звіту матимуть будь-які типи розрахунку, крім «довідкового».

Для «довідкового» розрахунку не встановлено жорстких строків подання, тож не буде і штрафів за порушення цих строків.

Приклад

Працівника (повна зайнятість, основне місце роботи, спецстаж не формується) було прийнято на роботу 15 квітня 2021 року прибиральником. 31 травня він подав заяву на призначення пенсії і повідомив про це роботодавця. База нарахування за квітень – 6 000 грн (ЄСВ – 1 320 грн).

Для обчислення та призначення пенсії Пенсійному фонду знадобляться відомості щодо бази нарахування ЄСВ за квітень 2021 року, визначеної за працівником, та суми ЄСВ, нарахованого на неї. У Держреєстрі цих відомостей на день подання заяви немає.

Тож сформуємо розрахунок із типом «звітний» як «довідковий», який буде складатися безпосередньо із самого розрахунку із заповненими рядками 01–06 заголовної частини, Д1 за квітень 2021 року із сумами ЄСВ та Д5 з відомостями про прийняття працівника на роботу.

Наведемо приклад заповнення додатків.

Д1 та Д5 можна скачати нижче

Висновки

1. Неподання «довідкового» розрахунку означає неможливість отримання допомоги від ФСС, по безробіттю та пенсії вчасно.
2. В одному «довідковому» розрахунку можна показати дані лише про одного працівника і всю інформацію про нього – усі потрібні додатки (1, 5, 6) і за потреби додатки 1 та 6 за кілька місяців у межах звітного кварталу.
3. Дані з «довідкового» розрахунку повинні бути відображені у «звітному» податковому розрахунку, який буде подаватися на всіх працівників за відповідний квартал.
4. Дані «довідкового» розрахунку не впливають на страховий стаж, а лише фіксують у Реєстрі застрахованих осіб суму зарплати, тому будьте уважні, визначаючі страховий стаж для нарахування лікарняних.
5. Останнім днем подання «довідкового» розрахунку за поточний квартал є останній день цього кварталу (для ІІ кварталу – 30 червня). Коли починається період подання «звітного» податкового розрахунку, а це 40 к. д. за звітним кварталом, «довідковий» за цей квартал вже не подається.