Ефективна взаємодія структурних підрозділів комунальних підприємств, бюджетних установ у процесах планування та здійснення витрат: рекомендації експертів

Варто нагадати, що в юридичних осіб, зазначених у частині другій статті 62 Закону України «Про запобігання корупції» мають бути розроблені Антикорупційні програми на основі Типової антикорупційної програми юридичної особи, затвердженої наказом Національного агентства з питань запобігання корупції від 10 грудня 2021 року № 794/21 та згідно з іншими нормативно-правовими актами України.

В Порядку також має бути визначено механізм дотримання Антикорупційної програми, затвердженої в установі, при проведенні закупівель, укладанні та виконанні господарських договорів.

Наказом про затвердження Порядку можуть бути затверджені й додатки до нього, зокрема:

• Потреба товарів, послуг та робіт для включення до фінансового плану, яка формується підрозділами-ініціаторами;
• Заявка про внесення змін до річного плану закупівель;
• Картка руху договору або додаткової угоди;
• Журнал реєстрації договорів;
• тощо.

Розділи Порядку та їх зміст, а також додатки до нього визначаються залежно від особливостей функціонування конкретної установи.

В Порядку варто визначити чіткі механізми взаємодії структурних підрозділів-ініціаторів з бухгалтерією та економістами, юристами, уповноваженими особами з питань закупівель та іншими підрозділами та/або спеціалістами, які прямо чи опосередковано пов’язані із проведенням закупівель та виконанням договорів.

Важливо встановити черговість руху проектів договорів між підрозділами, адже проекти договорів мають проходити опрацювання та погодження:

• підрозділами-ініціаторами в частині змісту проекту договору, відповідності його цілей, доцільності та обґрунтованості з урахуванням необхідності виконання завдань, покладених на структурний підрозділ, запобігання незаконному та неефективному використанню ресурсів, коректності й відповідності характеристик предмета закупівлі;
• уповноваженими особами з питань публічних закупівель в частині відповідності предмета закупівлі коду єдиного закупівельного словника, відповідності очікуваної вартості  закупівлі даних внесеним до річного плану закупівель, дотримання вимог чинного законодавства в частині наявності підстав укладати договори без використання електронної системи закупівель, відповідності вимогам чинного законодавства проектів договорів про закупівлю, яку будуть оприлюднені в ЕСЗ при проведенні відкритих торгів/спрощених закупівель або закупівель із використання електронного каталогу;
• бухгалтерською службою в частині наявності та достатності коштів чи відповідності напрямків витрат згідно фінансового плану з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного року;
• юридичною службою в частині відповідності до вимог чинного законодавства, аналізу істотних умов договору та порядку зміни його умов, наявності способів (засобів) забезпечення виконання умов договору (у разі потреби і залежно від предмета закупівлі) та визначення санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору.

Рух проектів додаткових угод до договорів зазвичай проводиться у порядку руху проектів договорів і це визначається у Порядку.

Також у Порядку варто передбачити порядок взаємодії юридичної служби з уповноваженою особою з публічних закупівель у разі оскарження та моніторингу закупівель.

Варто регламентувати і рух підписаного договору: його реєстрація у відповідному журналі, його подання уповноваженій особі для оприлюднення в ЕСЗ у встановлені законодавством терміни, передача до бухгалтерії для опрацювання, взяття бюджетних зобов’язань в органах Казначейства (у разі потреби) в установленому законодавством порядку із дотриманням встановлених термінів, проведення попередньої оплати (залежно від умов договору і з дотриманням вимого чинного законодавства).

Щодо виконання та контролю за виконанням договорів, то у Порядку важливо чітко визначити:

• хто здійснює контроль за виконанням умов договору;
• яким чином оформляється приймання/передача товарів, робіт, послуг, які документи складаються, ким перевіряються та підписуються;
• порядок інформування щодо невиконання контрагентом умов договору та/або порушення строків виконання;
• дії юридичної служби у разі отримання повідомлення про порушення умов виконання договору;
• порядок здійснення розрахунків за виконаними договорами.

Принагідно нагадуємо, що для проведення публічних закупівель в установі має бути окремо затверджено Положення про уповноважену особу з питань публічних закупівель відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» та іншого законодавства в сфері публічних закупівель.

Вичерпні відповіді щодо закупівельної діяльності замовників було надано Міністерством економіки у листі від 10 квітня 2020 року № 3304-04/24218-06 «Щодо організації закупівельної діяльності замовника».

Отже, від планування витрат комунальних підприємств та бюджетних установи на майбутні періоди до фактичного здійснення видатків відбувається чимало процесів. Задля економії та раціонального використання матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів, забезпечення ефективності проведення закупівель та належного виконання договірних зобов’язань, то ж доцільно приділити увагу розробці та затвердженню Порядку взаємодії структурних підрозділів.

https://decentralization.ua