Эффективное взаимодействие структурных подразделений коммунальных предприятий, бюджетных учреждений в процессах планирования и осуществления расходов: рекомендации экспертов

Следует напомнить, что у юридических лиц, указанных в части второй статьи 62 Закона Украины «О предотвращении коррупции» должны быть разработаны Антикоррупционные программы на основе Типовой антикоррупционной программы юридического лица, утвержденной приказом Национального агентства по предотвращению коррупции от 10 декабря 2021 № 794/ 21 и согласно другим нормативно-правовым актам Украины.

В Порядке также должен быть определен механизм соблюдения Антикоррупционной программы, утвержденной в учреждении, при проведении закупок, заключении и исполнении хозяйственных договоров.

Приказом об утверждении Порядка могут быть утверждены и приложения к нему, в частности:

• Потребность товаров, услуг и работ для включения в финансовый план, который формируется подразделениями-инициаторами;
• Заявка о внесении изменений в годовой план закупок;
• Карта движения договора или дополнительного соглашения;
• Журнал регистрации договоров;
• тому подобное.

Разделы Порядка и его содержание, а также приложения к нему определяются в зависимости от особенностей функционирования конкретного учреждения.

В Порядке следует определить четкие механизмы взаимодействия структурных подразделений-инициаторов с бухгалтерией и экономистами, юристами, уполномоченными лицами по вопросам закупок и другими подразделениями и/или специалистами, прямо или косвенно связанными с проведением закупок и исполнением договоров.

Важно установить очередность движения проектов договоров между подразделениями, ведь проекты договоров должны проходить обработку и согласование:

• подразделениями-инициаторами в части содержания проекта договора, соответствия его целям, целесообразности и обоснованности с учетом необходимости выполнения задач, возложенных на структурное подразделение, предотвращения незаконного и неэффективного использования ресурсов, корректности и соответствия характеристик предмета закупки;
• уполномоченными лицами по вопросам публичных закупок в части соответствия предмета закупки кода единого закупочного словаря, соответствия ожидаемой стоимости закупки данных внесенным в годовой план закупок, соблюдения требований действующего законодательства в части наличия оснований заключать договоры без использования электронной системы закупок, соответствия требованиям действующего законодательства проектов договоров о закупку, которая будет обнародована в ЕСЗ при проведении открытых торгов/упрощенных закупок или закупок по использованию электронного каталога;
• бухгалтерской службой в части наличия и достаточности средств или соответствия направлений расходов согласно финансовому плану с учетом потребности в обеспечении выполнения приоритетных мер текущего года;
• юридической службой в части в соответствии с требованиями действующего законодательства, анализа существенных условий договора и порядка изменения его условий, наличия способов (средств) обеспечения выполнения условий договора (при необходимости и в зависимости от предмета закупки) и определения санкций в отношении ненадлежащего (некачественного, несвоевременного) выполнения условий договора

Движение проектов дополнительных соглашений к договорам обычно проводится в порядке движения проектов договоров и определяется в Порядке.

Также в Порядке следует предусмотреть порядок взаимодействия юридической службы с уполномоченным лицом публичных закупок в случае обжалования и мониторинга закупок.

Следует регламентировать и движение подписанного договора: его регистрация в соответствующем журнале, его представление уполномоченному лицу для обнародования в ЕСЗ в установленные законодательством сроки, передача в бухгалтерию для обработки, взятие бюджетных обязательств в органах Казначейства (при необходимости) в установленном законодательством порядке с соблюдением установленных сроков, проведение предварительной оплаты (в зависимости от условий договора и с соблюдением требования действующего законодательства).

Что касается выполнения и контроля за исполнением договоров, то в Порядке важно четко определить:

• кто осуществляет контроль за исполнением условий договора;
• каким образом оформляется прием/передача товаров, работ, услуг, какие документы составляются, кем проверяются и подписываются;
• порядок информирования о невыполнении контрагентом условий договора и/или нарушения сроков исполнения;
• действия юридической службы в случае получения уведомления о нарушении условий исполнения договора;
• порядок осуществления расчетов по исполненным договорам.

Напомним, что для проведения публичных закупок в учреждении должно быть отдельно утверждено Положение об уполномоченном лице по вопросам публичных закупок в соответствии с требованиями Закона Украины «О публичных закупках» и другого законодательства в сфере публичных закупок.

Исчерпывающие ответы по закупочной деятельности заказчиков были предоставлены Министерством экономики в письме от 10 апреля 2020 года № 3304-04/24218-06 «Об организации закупочной деятельности заказчика».

Таким образом, от планирования расходов коммунальных предприятий и бюджетных учреждений на будущие периоды до фактического осуществления расходов происходит множество процессов. Для экономии и рационального использования материальных, трудовых, финансовых и других ресурсов, обеспечения эффективности проведения закупок и надлежащего выполнения договорных обязательств, то целесообразно уделить внимание разработке и утверждению Порядка взаимодействия структурных подразделений.

https://decentralization.ua