Відомості про трудову діяльність працівника замість трудової книжки під час працевлаштування

Практична ситуація

Під час прийняття на роботу працівник не надає трудову книжку (стверджує, що він її не має). Який документ замість трудової книжки може подати працівник? Чи може він надати довідку за формою ОК-5 або ОК-7?

Згідно зі ст. 24 КЗпП під час укладання трудового договору громадянин зобов’язаний серед іншого подати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Відомості про трудову діяльність, Реєстр).

Як бачимо, на сьогодні законодавством передбачено надання працівником під час працевлаштування або трудової книжки, або Відомостей про трудову діяльність. Отже, якщо він відмовляється надавати трудову книжку, його дії є законними, але натомість він має надати Відомості про трудову діяльність.

Зауважимо, що довідки за формою ОК-5 чи ОК-7 – це зовсім інші документи, хоча й формуються за даними Реєстру, і вони не замінюють трудову книжку чи відомості про трудову діяльність.

На сьогодні на вебпорталі ПФУ доступна технічна можливість отримати Відомості про свою трудову діяльність. Для цього фізична особа має авторизуватися на вебпорталі ПФУ за допомогою електронного підпису та у вкладці «Комунікації з ПФУ» вибрати «Витяг з ЕТК». У результаті формується окремий документ з назвою «Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб».

Зверніть увагу, що вкладка «Витяг з РЗО» – це інший документ, і в нашому випадку він не підходить.

Якщо особа не має електронно-цифрового підпису, вона може звернутися безпосередньо до територіального відділення ПФУ, щоб отримати Витяг про трудову діяльність з Реєстру.

Зауважимо, що для працевлаштування довідки за формою ОК-5 чи ОК-7 недостатньо, та й роботодавець не має права їх вимагати. Адже надання таких довідок не передбачене ст. 24 КЗпП, а ст. 25 КЗпП забороняє вимагати документи, подання яких не передбачено законодавством.

Проте, якщо особа працевлаштовується вперше, Відомостей про трудову діяльність у Реєстрі, звісно, не буде. Як бути в такому разі? На законодавчому рівні це питання не врегульоване. На практиці кадровики зазвичай пропонують особі під час працевлаштування зазначити в заяві про прийняття на роботу (див. зразок) , що вона працевлаштовується вперше, а тому відомості про трудову діяльність (як і трудову книжку) надати не може. Відповідну фразу дублюють у наказі про прийняття на роботу такого працівника.

Зразок. Заява про прийняття на роботу особи, що працевлаштовується вперше