Сведения о трудовой деятельности работника вместо трудовой книжки при трудоустройстве

Практическая ситуация

При приеме на работу работник не предоставляет трудовую книжку (утверждает, что он ее не имеет). Какой документ вместо трудовой книжки может подать работник? Может ли он предоставить справку по форме ОК-5 или ОК-7?

Согласно ст. 24 КЗоТ при заключении трудового договора гражданин обязан, предоставить, в том числе, трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Сведения о трудовой деятельности, Реестр).

Как видим, в настоящее время законодательством предусмотрено предоставление работником при трудоустройстве или трудовой книжки, или Сведений о трудовой деятельности. А значит, если он отказывается предоставлять трудовую книжку, его действия вполне законны, но зато он должен предоставить Сведения о трудовой деятельности.

Заметим, что справки по форме ОК-5 или ОК-7 – это совершенно другие документы, хотя и формируются по данным Реестра, то есть они не заменяют трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

В настоящее время на веб-портале ПФУ доступна техническая возможность получить Сведения о своей трудовой деятельности. Для этого физлицо должно авторизоваться на веб-портале ПФУ с помощью электронной подписи и во вкладке «Комунікації з ПФУ» выбрать «Витяг з ЕТК». В результате формируется отдельный документ с названием «Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб».

Обратите внимание, что вкладка «Витяг з РЗО» – это другой документ, и в нашем случае он не подходит.

Если человек не имеет электронно-цифровой подписи, он может обратиться непосредственно в территориальное отделение ПФУ, чтобы получить Извлечение о трудовой деятельности из Реестра.

Заметим, что для трудоустройства справки по форме ОК-5 или ОК-7 недостаточно, да и работодатель не имеет права их требовать. Ведь предоставление таких справок не предусмотрено ст. 24 КЗоТ, а ст. 25 КЗоТ запрещает требовать документы, представление которых не предусмотрено законодательством.

Однако, если лицо трудоустраивается впервые, Сведений о трудовой деятельности в Реестре, конечно, не будет. Как быть в таком случае? На законодательном уровне этот вопрос не урегулирован. На практике кадровики обычно предлагают работнику при трудоустройстве указать в заявлении о приеме на работу (см. образец), что он трудоустраивается впервые, и поэтому сведения о трудовой деятельности, как и трудовую книжку, предоставить не может. Соответствующую фразу дублируют в приказе о приеме на работу такого работника.

Образец. Заявление о приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые