Сторнували в бухобліку зайво нараховану зарплату за минулий рік: як відобразити в Розрахунку з ПДФО та ЄСВ?

Практична ситуація

Бюджетна установа в травні 2023 року провела внутрішній аудит нарахувань і виплат працівникам за 2022 рік. За його результатами було виявлено, що одному з працівників надмірно нарахували та виплатили зарплату. На підставі бухгалтерської довідки установа виправила цю помилку в облікових регістрах методом «сторно» згідно з п. 4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Крім того, установа повідомила працівника про утворену дебіторську заборгованість за 2022 рік, яку треба повернути до бюджету в 2023 році. Працівник погодився повертати кошти на розрахунковий рахунок установи (частинами) щомісяця, до повного погашення боргу. Відповідно до норм Бюджетного кодексу кошти повертаються до бюджету міської ради. Як установі відобразити відсторновану в травні 2023 року зарплату працівника за 2022 рік в додатках 1 і 4 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Д1, 4ДФ, Розрахунок) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі – Наказ № 4)?

У Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» інформація про нараховані суми ЄСВ зазначається відповідно до бухгалтерських та інших документів, на підставі яких проводяться нарахування або які підтверджують нарахування виплат (п. 6 розд. ІІ Порядку заповнення Розрахунку, затвердженого Наказом № 4, далі – Порядок № 4). Це означає, що в Д1 відображаються нараховані працівникам доходи, на які нараховується ЄСВ, саме за той місяць, в якому їх нарахували в бухобліку.

У нашій ситуації установа припустилася помилки під час нарахування працівнику зарплати в бухобліку за минулий рік. Тому, коли установа формувала Д1 до Розрахунку за місяці 2022 року, у ньому були наведені правильні відомості за даними, фактично відображеними в бухобліку. Щоб виправити помилку, установа в травні 2023 року зробила відповідні коригування (методом «сторно») доходів у бухобліку.

Щоб зменшити в поточному році зайво нараховану торік базу нарахування ЄСВ, слід керуватися нормою абзацу сорок сьомого п. 1 розд. ІV Порядку № 4, а саме: «Якщо в поточному місяці нарахували зарплату за попередній звітний (податковий) період, зокрема через уточнення кількості відпрацьованого часу, виявлення помилки, суми донарахованої зарплати треба включати до зарплати місяця, в якому її донарахували».

До відома: ця норма Порядку № 4 застосовується не лише до донарахованих, а й до сторнованих у бухобліку сум доходів. На це вказано і в листі ДПС від 03.10.2017 № 16871/5/99-99-13-02-01-16.

Отже, база нарахування ЄСВ зменшується в Д1 за місяць, в якому здійснено коригуючі проведення в бухобліку, незважаючи на те що сплачувати (погашати) заборгованість із зарплати за минулий рік працівник буде частинами протягом кількох місяців. Адже в Д1 відображаються доходи, на які нараховується ЄСВ, за фактом їх нарахування чи сторнування в бухобліку. При цьому факт виплати таких сум роботодавцем або повернення їх працівником значення не має.

Таким чином, у нашій ситуації сторновані суми зарплати за минулі звітні періоди 2022 року потрібно відобразити в Д1 за травень 2023 року в складі загальної суми зарплати за травень в одному рядку. Яка інформація наводиться в графах цього рядка, покажемо в табл. 1.

Таблиця 1

Важливий момент: оскільки за місяці 2022 року установа нараховувала і виплачувала працівнику зайві суми зарплати, вона сформувала щодо нього завищену базу нарахування ЄСВ за минулі періоди. Однак, з огляду на те що помилка виправляється в бухобліку в поточному періоді, база нарахування ЄСВ за минулі періоди коригуванню не підлягає. При цьому, якщо в разі сторнування доходів за минулий період база нарахування ЄСВ за травень 2023 року буде меншою за мінімальну заробітну плату (далі – МЗП), установа має донарахувати за цей поточний період ЄСВ до мінімального страхового внеску (далі – МСВ) у загальному порядку.

Таке збільшення додаткової бази ЄСВ до МЗП слід відображати в Д1 за травень 2023 року окремим рядком за місяць, у якому її донарахували. Які дані наводяться в графах такого рядка Д1, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2

Зверніть увагу! Якщо внаслідок сторнування зарплати за минулий період (2022 рік) база нарахування ЄСВ за травень 2023 року дорівнюватиме нулю, то донараховувати ЄСВ до МСВ не потрібно. У такому разі відомості про працівника за травень відображатимуться в загальному порядку із зазначенням у графі 14 кількості днів перебування у трудових відносинах із працівником у травні 2023 року, але без відображення в графах 16, 17 і 20 Д1 нарахованої зарплати і нарахованого на неї ЄСВ.

У 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» відображаються будь-які оподатковувані та неоподатковувані доходи, які протягом звітного періоду податковий агент нарахував/виплатив на користь фізосіб, а також суми нарахованого на ці доходи та перерахованого до бюджету ПДФО та військового збору.

З огляду на те що установа сторнувала зарплату працівника за періоди 2022 року в травні цього року, таку зарплату слід відобразити в розд. І 4ДФ за травень 2023 року в складі поточних (травневих) доходів працівника з ознакою доходу «101».