Сторнировали в бухучете излишне начисленную зарплату за прошлый год: как отразить в Расчете по НДФЛ и ЕСВ?

Практическая ситуация

Бюджетное учреждение в мае 2023 года провело внутренний аудит начислений и выплат работникам за 2022 год. По его результатам было установлено, что одному из работников излишне начислили и выплатили зарплату. На основании бухгалтерской справки учреждение исправило эту ошибку в учетных регистрах методом «сторно» согласно п. 4.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88. Кроме того, учреждение сообщило работнику об образованной дебиторской задолженности за 2022 год, которую нужно вернуть в бюджет в 2023 году. Работник согласился возвращать средства на расчетный счет учреждения (частями) ежемесячно до полного погашения долга. Согласно нормам Бюджетного кодекса средства возвращаются в бюджет городского совета. Как учреждению отразить отсторнированную в мае 2023 года зарплату работника за 2022 год в приложениях 1 и 4 к Налоговому расчету сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее – Д1, 4ДФ, Расчет) по форме, утвержденной приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее – Приказ № 4)?

В Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» информация о начисленных суммах ЕСВ указывается в соответствии с бухгалтерскими и другими документами, на основании которых производятся начисления или которые подтверждают начисление выплат (п. 6 разд. ІІ Порядка заполнения Расчета, утвержденного Приказом № 4, далее – Порядок № 4). Это означает, что в Д1 отражаются начисленные работникам доходы, на которые начисляется ЕСВ, именно за тот месяц, в котором их насчитали в бухучете.

В нашей ситуации учреждение допустило ошибку при начислении работнику зарплаты в бухучете за прошлый год. Поэтому, когда учреждение формировало Д1 к Расчету за месяцы 2022 года, в нем были приведены правильные сведения по данным, фактически отраженным в бухучете. Чтобы исправить ошибку, учреждение в мае 2023 года сделало соответствующие корректировки (методом «сторно») доходов в бухучете.

Чтобы уменьшить в текущем году излишне начисленную в прошлом году базу начисления ЕСВ, следует руководствоваться нормой абзаца сорок седьмого п. 1 разд. IV Порядка № 4, а именно: «Если в текущем месяце насчитали зарплату за предыдущий отчетный (налоговый) период, в частности из-за уточнения количества отработанного времени, выявления ошибки, суммы доначисленной зарплаты надо включать в зарплату месяца, в котором ее доначислили».

К сведению: эта норма Порядка № 4 применяется не только к доначисленным, но и к сторнированным в бухучете суммам доходов. На это указано и в письме ГНС от 03.10.2017 № 16871/5/99-99-13-02-01-16.

Следовательно, база начисления ЕСВ уменьшается в Д1 за месяц, в котором осуществлены корректирующие проводки в бухучете, несмотря на то что платить (погашать) задолженность по зарплате за прошлый год работник будет частями в течение нескольких месяцев. Ведь в Д1 отражаются доходы, на которые начисляется ЕСВ, по факту их начисления или сторнирования в бухучете. При этом факт выплаты таких сумм работодателем или возврата их работником не имеет значения.

Таким образом, в нашей ситуации сторнированные суммы зарплаты за прошлые отчетные периоды 2022 года нужно отразить в Д1 за май 2023 года в составе общей суммы зарплаты за май в одной строке. Какая информация приводится в графах этой строки, покажем в табл. 1.

Таблица 1

Важный момент: поскольку за месяцы 2022 года учреждение начисляло и выплачивало работнику излишние суммы зарплаты, оно сформировало по нему завышенную базу начисления ЕСВ за прошлые периоды. Однако, ввиду того что ошибка исправляется в бухучете в текущем периоде, база начисления ЕСВ за прошлые периоды корректировке не подлежит. При этом, если в случае сторнирования доходов за истекший период база начисления ЕСВ за май 2023 года будет меньше минимальной заработной платы (далее – МЗП), учреждение должно доначислить за этот текущий период ЕСВ до минимального страхового взноса (далее – МСВ) в общем порядке.

Такое увеличение дополнительной базы ЕСВ до МЗП следует отражать в Д1 за май 2023 года отдельной строкой за месяц, в котором ее доначислили. Какие данные приводятся в графах такой строки Д1, покажем в табл. 2.

Таблица 2

Обратите внимание! Если в результате сторнирования зарплаты за прошлый период (2022 год) база начисления ЕСВ за май 2023 года будет равна нулю, то доначислять ЕСВ до МСВ не нужно. В таком случае сведения о работнике за май будут отражаться в общем порядке с указанием в графе 14 количества дней пребывания в трудовых отношениях с работником в мае 2023 года, но без отражения в графах 16, 17 и 20 Д1 начисленной зарплаты и начисленного на нее ЕСВ.

В 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» отражаются любые налогооблагаемые и не облагаемые налогом доходы, которые в течение отчетного периода налоговый агент начислил/выплатил в пользу физлиц, а также суммы начисленного на эти доходы и перечисленного в бюджет НДФЛ и военного сбора.

Учитывая, что учреждение сторнировало зарплату работника за периоды 2022 года в мае этого года, такую зарплату следует отразить в разд. І 4ДФ за май 2023 года в составе текущих (майских) доходов работника с признаком дохода «101».