До доходів особи з інвалідністю застосували ставку ЄСВ у розмірі 22 % замість 8,41 %: як виправити?

Практична ситуація

Бюджетна установа в березні 2023 року нарахувала застрахованій особі з інвалідністю Даньку Сергію Петровичу зарплату за цей місяць у розмірі 12 000 грн. У додатку 1 за березень до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Д1, Розрахунок) за І квартал 2023 року за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, установа помилково:

• відобразила відомості щодо такого працівника з кодом категорії застрахованої особи (далі – КЗО) «1»;

• нарахувала ЄСВ на зарплату цього працівника за ставкою 22 % у розмірі 2 640 грн.

Помилку виявлено в червні 2023 року. Щоб застосувати до доходів працівника за березень правильну ставку ЄСВ у розмірі 8,41 %, установа зменшила в обліку суму нарахованого ЄСВ за березень 2023 року на різницю між розмірами ЄСВ за ставками 22 % і 8,41 %, тобто на 1 630,80 грн (2 640,00 грн – 1 009,20 грн).

Як установі виправити неправильно зазначений код КЗО та суму ЄСВ у Д1 за березень шляхом подання Розрахунку з типом «Уточнюючий» за І квартал 2023 року?

У нашій ситуації у Д1 за березень наявні як сумові, так і несумові помилки.

Щоб виправити ці помилки, слід сформувати за цей період два окремих Розрахунки за останньою діючою формою з типом «Уточнюючий» у комбінації «Основна частина Розрахунку + Д1 за березень»:

• перший – для виправлення несумової помилки, тобто заміни коду КЗО «1» працівника з інвалідністю у графі 08 Д1 на код «2» для застосування до його доходів ставки 8,41 %;
• другий (після подання першого) – для виправлення сумової помилки в графі 20 (для зменшення суми ЄСВ) з урахуванням вже виправленої несумової помилки.

Крок 1. У заголовній частині першого уточнюючого Розрахунку заповнюються лише рядки 01–05, а також реквізит 061 з інформацією про один поданий Д1 та кількість сторінок цього додатка. При цьому рядки 07–110 не заповнюються.

Якщо за I квартал 2023 року подано лише звітний Розрахунок, а Розрахунків із типом «Звітний» як «Довідковий» протягом цього кварталу не подавали, номер першого уточнюючого Розрахунку буде «2» (наступний після звітного).

У рядку 02 Д1 за березень вказується номер місяця «3» і номер додатка до Розрахунку – «1».

У табличній частині Д1 несумова помилка в графі 08 для заміни коду КЗО «1» на «2» (зарплата особи з інвалідністю, до якої застосовується ЄСВ за ставкою 8,41 %) виправляється за допомогою графи 25 «Ознака (0, 1)». Отже, щоб виправити таку помилку в даних працівника Данька С. П., потрібно:

• перенести до першого рядка Д1 до уточнюючого Розрахунку всі відомості про застраховану особу з рядка звітного Д1 за березень, в якому припустилися помилки (зазначили код КЗО «1»), і в графі 25 цього рядка навести ознаку «1» – на виключення рядка;
• повторити в наступному рядку Д1 дані про цю особу з попереднього рядка, замінивши неправильний код КЗО в графі 08 на правильний, а в графі 25 вказати ознаку «0» – на введення рядка. При цьому сумові показники в графах 16, 17, 20 не змінюються.

Отже, після подання першого уточнюючого Розрахунку суми доходу за березень, нарахованого працівнику Даньку С. П., і сума ЄСВ, нарахованого на цей дохід, залишаться незмінні, однак код КЗО зміниться з «1» на «2».

Крок 2. Далі формується другий уточнюючий Розрахунок з номером «3» (наступний після звітного та першого уточнюючого), у якому коригуються показники графи 20 щодо нарахованої суми ЄСВ з використанням кодів типів нарахувань (далі – КТН) «2» та «3».

Щоб виправити сумову помилку, у Д1 за березень до другого уточнюючого Розрахунку потрібно заповнити два рядки:

• у першому повністю повторюється неправильний рядок щодо працівника зі звітного Д1 з кодом КЗО «1», проте в графі 9 зазначається КТН «3» (коригуючий код на зменшення). За допомогою цього КТН сторнуються вказані в Д1 суми нарахованого доходу за березень і нарахованого на нього ЄСВ за ставкою 22 %. Усі суми в цьому рядку відображаються без знака «–», а графа 25 не заповнюється. Значення графи 20 цього рядка переноситься до рядків 6.1 та 6 розд. І Розрахунку;
• у другому наводяться правильні дані працівника з інвалідністю з кодом КЗО «2», при цьому в графах 16 і 17 зазначаються суми доходу, нарахованого працівнику за березень, а в графі 20 – сума ЄСВ, нарахована на такий дохід за ставкою 8,41 %. У графі 9 вказується КТН «2» (коригуючий код на збільшення), а графа 25 не заповнюється. Значення графи 20 цього рядка переноситься до рядків 4.1 та 4 розд. І Розрахунку.

Таким чином, у другому уточнюючому Розрахунку за І квартал 2023 року будуть заповнені рядки 01–05, 061, а також 4, 4.1, 6, 6.1, 7, 8 розд. І. При цьому значення рядків 7 та 8 розд. І буде від’ємним, адже сума ЄСВ за березень підлягає зменшенню на 1 630,80 грн.

Покажемо, як у цій ситуації заповнити Д1 за березень до першого та другого уточнюючих Розрахунків за І квартал 2023 року (див. фрагмент).

Фрагмент