Річний перерахунок ПДФО – остання можливість виправити помилки

Як здійснити річний перерахунок ПДФО: показуємо на прикладі

Підбиваючи підсумки року, бухгалтер мусить пам’ятати, що крім інших обов’язкових процедур під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року потрібно провести річний перерахунок ПДФО.

Хто й коли здійснює перерахунок ПДФО

Правила проведення перерахунку ПДФО, а також застосування та обмеження податкової соціальної пільги (далі – ПСП) передбачено ст. 169 Податкового кодексу (далі – ПК).

Згідно з пп. 169.4.3 ПК роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП.

Роботодавець – це юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ чи її представництво) або самозайнята особа, яка використовує найману працю фізичних осіб на підставі укладених трудових договорів (контрактів) та несе обов’язки зі сплати їм заробітної плати, а також нарахування, утримання та сплати ПДФО до бюджету, нарахувань на фонд оплати праці, інші обов’язки, передбачені законами (пп. 14.1.222 ПК).

Податковий агент щодо ПДФО – це юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), самозайнята особа, представництво нерезидента – юридичної особи, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення його норм в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПК (пп. 14.1.180 ПК).

Водночас законодавством передбачено випадки обов’язкового проведення перерахунку як доходів у вигляді зарплати, так і ПДФО відповідно до норм ПК.

Так, відповідно до пп. 169.4.2 ПК роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді зарплати, а також суми наданої ПСП.

Такий перерахунок здійснюється:

• за результатами кожного звітного податкового року під час нарахування зарплати за останній місяць звітного року;
• під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, в яких ПСП не застосовується;
• під час проведення остаточного розрахунку із платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Отже, річний перерахунок за 2018 рік слід обов’язково проводити під час нарахування зарплати за грудень 2018 року.

Виплати, що беруть участь у перерахунку

Нагадуємо, що під терміном «заробітна плата» для цілей розд. IV ПК розуміється основна та додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом (пп. 14.1.48 ПК).

Відповідно до ч. 2 ст. 21 КЗпП працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладання трудового договору на одному або одночасно на кількох підприємствах, установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Тож виходить, що річний перерахунок ПДФО здійснюється для всіх найманих працівників (у т. ч. і сумісників), які перебувають з установою у трудових відносинах на момент його проведення.

Оскільки в обов’язковому річному перерахунку бере участь лише зарплата, слід пам’ятати про виплати, які з метою оподаткування розглядаються (прирівнюються) як зарплата, тобто також беруть участь у перерахунку, а саме:

• допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця (абзац третій пп. 169.4.1 ПК);
• оплата за невідпрацьований час (відпусткові) (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5);
• дивіденди на користь фізичних осіб за акціями або іншими корпоративними правами, що мають статус привілейованих або інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів чи суми, яка перевищує суму виплат, розраховану на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку (пп. 170.5.3 ПК).

Перерахунок сум інших доходів, що не є зарплатою, для визначення правильності їх оподаткування проводиться лише за бажанням роботодавця/податкового агента, тобто за добровільним рішенням.

У чому суть перерахунку

Якщо платник податку отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, та в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування (пп. 169.4.1 ПК).

Тобто процедура річного перерахунку полягає в уточненні правильності нарахування і сплати до бюджету ПДФО окремо за кожний місяць звітного податкового року та здійснюється з метою виправлення помилок, припущених під час утримання ПДФО у відповідному періоді, що підлягає перерахунку.

Для цього слід уточнити помісячне нарахування доходів у вигляді зарплати з урахуванням сум, які було нараховано безпосередньо за відповідні звітні місяці, тобто з урахуванням розподілу перехідних відпусткових і лікарняних по місяцях, за які вони були нараховані.

Отже, якщо відпусткові або лікарняні припадають на два (чи більше) суміжних місяці, то для визначення граничної суми доходу, яка дає право на ПСП, вони розподіляються по місяцях, на які припадають дні відпустки або тимчасової непрацездатності.

Крім того, слід здійснити перевірку на наявність арифметичних та інших помилок. Уточнені місячні оподатковувані доходи не підсумовуються, а розглядаються як окремі об’єкти оподаткування.

Після цього слід перевірити:

• правильність застосування ПСП (якщо вона є у працівника);
• наявність поданої працівником заяви про самостійне обрання ним місця застосування ПСП;
• правильність наданих платником податку документів, їх оформлення;
• наявність підстав для застосування ПСП;
• дотримання граничного розміру доходу у вигляді зарплати, який дає право на застосування ПСП окремо для кожного місяця звітного року. Для цього слід порівняти уточнені суми доходів у вигляді зарплати, розраховані за кожним місяцем 2018 року, з граничним розміром заробітної плати, що дає право на застосування ПСП.

Граничний розмір доходу у вигляді зарплати найманого працівника, що дає право на застосування ПСП у 2018 році, у загальному випадку становить 2 470 грн. на місяць (1 762 грн. х 1,4).

Водночас розмір мінімальної заробітної плати у поточному році становить 3 723 грн. А менше встановленої законом величини зарплата не може нараховуватись працівникові за виконану місячну норму праці. Адже право кожного громадянина на зарплату, не нижчу від визначеної законом, закріплено ст. 43 Конституції України.

Отже, платники втратили право на одинарну (загальну) ПСП.

Однак є окремі категорії платників податків, які за певних умов матимуть право на застосування ПСП. Ідеться про застосування ПСП для батьків, які мають на утриманні дітей. Граничний розмір доходу, що дає право на отримання ПСП одному з батьків у разі утримання двох чи більше дітей віком до 18 років, визначається як добуток суми, визначеної в абзаці першому пп. 169.4.1 ПК, та відповідної кількості дітей (2 470 грн. х кількість дітей).

Після визначення бази оподаткування за кожним місяцем окремо шляхом зменшення нарахованої зарплати на суму ПСП (у разі її наявності) здійснюємо остаточне оподаткування уточнених місячних сум доходів і визначаємо суму ПДФО із застосуванням 18%-вої ставки оподаткування. У подальшому розраховується загальна річна сума ПДФО, яка дорівнює сумі загальних місячних сум податку, розрахованих за результатами перерахунку кожного окремого місячного оподатковуваного доходу. Далі загальна річна сума ПДФО, отримана в результаті перерахунку, порівнюється з фактично утриманою сумою ПДФО протягом звітного податкового року.

Що робити з результатом перерахунку

Результатом проведеного річного перерахунку ПДФО може бути як переплата, так і недоплата ПДФО.

Якщо виникає недоплата утриманого ПДФО, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць (грудень), а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців (січень, лютий і т. д.) до пов­ного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПК).

Звертаємо увагу, що в разі стягнення з оподатковуваного доходу працівника недоплати з ПДФО слід урахувати обмеження розміру відрахувань із зарплати, передбачені ст. 128 КЗпП. Так, відповідно до абзацу першого цієї статті під час кожної виплати зарплати працівникові загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством, – 50 % зарплати, що підлягає виплаті працівнику.

Якщо в результаті здійсненого перерахунку виникає переплата ПДФО, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання роботодавця за відповідний місяць, тобто за грудень 2018 року, а в разі її недостатності – зменшується сума ПДФО, яка підлягає утриманню з оподатковуваного доходу наступних місяців (січень, лютий і т. д.), до її повного погашення.

Відображення результатів перерахунку у формі № 1ДФ

Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПК особи, які відповідно до ПК мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати у строки, установлені ПК для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування.

Порядок заповнення та подання податковими агентами та/або роботодавцями Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі – Порядок № 4). Цим наказом також затверджено форму податкового розрахунку (форма № 1ДФ).

Форма № 1ДФ подається податковими агентами та/або роботодавцями окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Подання окремого податкового розрахунку за календарний рік не передбачено.

Якщо останній день строку подання форми № 1ДФ припадає на вихідний або святковий день, то граничним днем є операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем, тобто наступний робочий день (п. 2.1 Порядку № 4). З огляду на вказане вище, граничний строк подання Податкового розрахунку за ІV квартал 2018 року – 11 лютого 2019 року.

Підсумовуючи наведене, зазначимо, що результати проведеного річного перерахунку з ПДФО за 2018 рік роботодавець відображає у формі № 1ДФ за ІV квартал 2018 року.

Правила заповнення, зокрема, граф 3а «Сума нарахованого доходу», 3 «Сума виплаченого доходу», 4а «Сума нарахованого податку», 4 «Сума перерахованого податку» форми № 1ДФ прописано в розд. III Порядку № 4, а саме:

• у графах 3 «Сума виплаченого доходу» та 3a «Сума нарахованого доходу» відображаються доходи, виплачені та нараховані у звітному періоді (ІV кварталі);
• графах 4 «Сума перерахованого податку» та 4а «Сума нарахованого податку» – сума ПДФО з урахуванням сум переплат/недоплат ПДФО (відображається відкоригована в результаті річного перерахунку сума ПДФО).

Тобто, якщо за результатами перерахунку виявлено:

• недоплату ПДФО, показники граф 4а та 4 збільшуються на її суму;
• переплату ПДФО, показники граф 4а і 4 зменшуються на її суму.

Відповідальність роботодавця за непроведення перерахунку

Відповідальності за непроведення перерахунку ПДФО чинним законодавством не передбачено. Водночас є випадки, коли непроведення перерахунку призводить до недоплати ПДФО до бюджету, і тоді до податкового агента (роботодавця) буде застосовано відповідальність, передбачену п. 127.1 ПК.

Штрафні санкції

Ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податків податковим агентом до або під час виплати доходу на користь фізособи – платника податків тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету. Ті самі дії, вчинені повторно протягом 1 095 днів, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 50 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету. Зазначені дії, вчинені протягом 1 095 днів утретє та більше, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 75 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Водночас звертаємо увагу, що абзацом восьмим п. 127.1 ПК передбачено випадки, коли штрафи не застосовуються, а саме: якщо ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) ПДФО самостійно виявляється податковим агентом під час проведення перерахунку цього податку, передбаченого п. 169.4 ПК, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами ПК.

Крім того, п. 119.2 ПК передбачено відповідальність податкових агентів та/або роботодавців за невідображення результатів річного перерахунку з ПДФО у формі № 1ДФ (зокрема, невідображення виявленої недоплати ПДФО).

Неподання, подання з порушенням установлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками форми № 1ДФ, якщо це призвело до зменшення та/або збільшення суми ПДФО, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн., а за повторне порушення протягом року – штраф у розмірі 1 020 грн.

Водночас зазначені штрафи не застосовуються, якщо недостовірні відомості або помилки у формі № 1ДФ виникли у зв’язку із проведенням перерахунку ПДФО згідно з вимогами п. 169.4 ПК та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПК.

У ст. 50 ПК урегульовано питання виправлення платниками податків помилок, припущених у податковій звітності. Зокрема, якщо після подання декларації за звітний період платник податків подає нову декларацію з виправленими показниками до закінчення граничного строку подання декларації за такий самий звітний період або подає в наступних податкових періодах уточнюючу декларацію внаслідок виконання вимог п. 169.4 ПК, то штрафи, визначені у п. 50.1 ПК, не застосовуються.

Нарахування пені

У разі непогашення податкових зобов’язань, визначених податковим агентом (роботодавцем) відповідно до ПК, нараховується пеня.

Так, у разі нарахування суми податкового зобов’язання, визначеного податковим агентом, нарахування пені розпочинається після спливу 90 календарних днів (далі – к. д.), що настають за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання, і закінчується в день зарахування коштів на відповідний рахунок органу, що здійснює казначейське обслуговування бюджетних коштів, та/або в інших випадках погашення грошових зобов’язань (пп. 129.1.3, 129.3.1 ПК).

Згідно з абзацом другим п. 129.4 ПК на суми грошового зобов’язання, визначеного податковим агентом (включаючи суму штрафних санкцій за їх наявності та без урахування суми пені), нараховується пеня за кожний календарний день прострочення в його сплаті, включаючи день погашення, із розрахунку 100 % річних облікової ставки НБУ, діючої на кожний такий день.

Водночас у разі внесення змін до податкової звітності внаслідок самостійного виявлення платником податку помилок відповідно до ст. 50 ПК пеня, передбачена ст. 129 ПК, не нараховується, якщо зміни до податкової звітності внесено протягом 90 к. д., що настають за останнім днем граничного строку сплати грошового зобов’язання, визначеного ПК (п. 129.9 ПК).

Крім того, відповідно до ст. 163⁴ КУпАП неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізичній особі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, установ і організацій (крім випадків, коли таке перерахування дозволено законодавством), неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян тягне за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян – суб’єктів підприємницької діяльності (СПД) в розмірі від 2 до 3 НМДГ (від 34 до 51 грн.).

Дії, передбачені ч. 1 ст. 163⁴ КУпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян-СПД в розмірі від 3 до 5 НМДГ (від 51 до 85 грн.).

Отже, щоб уникнути застосування штрафних (фінансових) санкцій та іншої відповідальності за вчинення правопорушень, слід чітко дотримуватися вимог чинного податкового законодавства. Тож скористайтеся можливістю виправити помилки, яких було припущено протягом року, провівши річний перерахунок ПДФО.