Бланки трудових книжок: як обліковувати

Із цієї консультації ви дізнаєтеся: про облік трудових книжок бюджетних установ.

Загальні правила

Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу керівнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Нагадаємо, що питання ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку регулюються нормами:

• постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі – Постанова № 301);
• Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

Зразки бланків трудової книжки та вкладиша до неї затверджено Постановою № 301.

Як передбачено п. 2 Постанови № 301, трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Зауважимо, що без трудової книжки приймаються на роботу лише ті особи, які працевлаштовуються вперше. З огляду на це, бюджетні установи для забезпечення трудовими книжками тих, хто влаштовується вперше на роботу, можуть відповідно до законодавства в межах кошторису здійснювати їх придбання.

Відповідно до пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333, за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» здійснюється придбання та виготовлення бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот, класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків. Відповідно придбання бланків трудових книжок має здійснюватися за вказаним кодом бюджетної класифікації.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівників видаються їм під розписку в журналах обліку (п. 3 Постанови № 301).

Серед інших положень Інструкція № 58 визначає порядок здійснення розрахунків за трудові книжки та їх зберігання, а також облік трудових книжок.

Розрахунки працівників за трудові книжки

При виписуванні трудової книжки або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки із працівника установою стягується сума в розмірі її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).

Отримана бюджетними установами від працівників вартість трудової книжки може бути віднесена на відновлення касових видатків за умови придбання трудових книжок у поточному бюджетному періоді. Правила відображення у звітності операцій з відновлення касових операцій визначені п. 3 Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.12 р. № 44.

Якщо трудові книжки були придбані в минулих роках, то бюджетна установа має перерахувати суму до відповідного бюджету (за рахунок якого вона утримується).

Якщо трудову книжку працівника згублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).

Облік трудових книжок

Відповідно до п. 7.1 Інструкції № 58 бюджетною установою ведеться така документація щодо обліку бланків і заповнених трудових книжок:

• Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-9, затвердженої наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277 (далі – Наказ № 277). До цієї книги вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерською службою установи;
• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-10, затвердженої Наказом № 277. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам вперше. Книга ведеться підрозділом кадрів або іншим підрозділом установи, який здійснює оформлення прийняття та звільнення працівників.

Тобто бюджетна установа відповідно до вищеназваних актів законодавства має забезпечити бухгалтерський облік бланків трудових книжок і вкладишів до них та управлінський облік руху трудових книжок і вкладишів до них.

Бухоблік бланків трудових книжок

Як передбачено п. 7.2 Інструкції № 58, бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерській службі установи як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, з додаванням прибуткового ордера каси установи. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою Наказом № 227.

Оскільки бланки трудових книжок і вкладишів до них є документами суворої звітності, то ми їх розглядаємо як матеріальні цінності, інформація про які узагальнюється й накопичується в бухгалтерському обліку за субрахунком 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.13 р. № 611 (далі – План рахунків). Тобто це запаси, які мають визнаватись у бухобліку відповідно до вимог НП(С)БОДС 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.10 р. № 1202, та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектора, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Наказ № 11, Методрекомендації «Запаси»).

У контексті застосування вищезгаданих нормативних документів важливо нагадати, що головний розпорядник бюджетних коштів при формуванні єдиних підходів до облікової політики має врахувати всі особливості в галузі стосовно як придбання (отримання), так і використання запасів, а також визначити оптимальну одиницю обліку запасів.

Крім того, у наказі про облікову політику обов’язково слід визначити правила, які стосуються обліку запасів, а саме:

• порядок аналітичного обліку запасів;
• методи оцінки вибуття запасів. У разі якщо бюджетною установою для оцінки запасів на етапі вибуття застосовуватиметься метод середньозваженої собівартості, визначається періодичність визначення середньозваженої собівартості одиниці запасів;
• порядок обліку і розподілу транспортно-заготівельних витрат, тобто застосування окремого субрахунку або аналітичного рахунку для обліку таких витрат;
• перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції.

З огляду на те що вищеназвані вимоги до змісту розпорядчого документа про облікову політику визначено в п. 1 розд. ІІ Методрекомендацій «Облікова політика», головний бухгалтер бюджетної установи, надаючи керівникові пропозиції щодо визначення облікової політики або змін до діючої (за наявності законних підстав), мають їх дотримуватися (пп. 7 п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59).

Відповідно до п. 4 розд. ІІ НП(С)БОДС 123 та п. 3 розд. ІІ Методрекомендацій «Запаси» придбані, безоплатно отримані або вироблені запаси зараховуються на баланс за первісною вартістю.

Первісна вартість запасів включає витрати на придбання, обмін, витрати на переробку та інші витрати, що виникли під час доставки запасів до місця зберігання (використання) і приведення їх до стану, у якому вони придатні для використання в запланованих цілях (п. 7 розд. ІІ НП(С)БОДС 123, п. 4 розд. ІІ Методрекомендацій «Запаси»).

Первісна вартість запасів залежить від способу їх отримання.

Крім того, облік бланків суворої звітності відповідно до Порядку застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, викладеного в додатку 1 до Плану рахунків, ведеться на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності».

Перелік документів, які відносяться до бланків документів суворої звітності, порядок їх зберігання й використання встановлюються відповідними нормативно-правовими актами. Щодо бланків трудових книжок, як зазначалося вище, таким документом є Інструкція № 58.

Збільшення залишку рахунка 08 «Бланки документів суворої звітності» відбувається при надходженні (прийнятті на облік) бланків документів суворої звітності, зменшення – після використання або списання як непридатних чи таких, що не є в наявності.

Аналітичний облік ведеться за кожним бланком та місцями їх зберігання.

Розглянемо приклад.

Приклад
Головним розпорядником коштів державного бюджету в березні 2016 року придбано 20 трудових книжок та вкладишів до них на суму 60 грн. (у т. ч. ПДВ – 10 грн.). Головний розпорядник коштів відповідно до законодавства не є платником ПДВ. Цього ж місяця 5 трудових книжок виписано працівникам. За виписані трудові книжки працівниками внесена сума їх вартості, яка в подальшому спрямована на реєстраційний рахунок.

Бухгалтерські проведення щодо відображення в обліку таких операцій узагальнимо в таблиці:

(грн.)

Відповідно до п. 8 розд. ІІ НП(С)БОДС 123 та п. 5 розд. ІІ Методрекомендацій «Запаси» первісною вартістю придбаних за плату бланків трудових книжок є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат:

суми, що сплачується постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків;

суми непрямих податків у зв’язку із придбанням запасів, які не відшкодовуються бюджетним установам.

Відповідальність

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації (п. 4 Постанови № 301).

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Висновки

Бланки трудових книжок відповідно до законодавства відносяться до бланків суворої звітності. З огляду на це, керівником бюджетної установи забезпечується як бухгалтерський облік бланків трудових книжок та вкладишів до них, так і управлінський облік руху трудових книжок.