Бланки трудовых книжек: как учитывать

Из данной консультации вы узнаете: об учете трудовых книжек бюджетных учреждений.

Общие правила

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника, который подтверждает стаж работы, а также позволяет руководителю при приеме на работу иметь представление об опыте работы работника.

Напомним, что вопросы ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета регулируются нормами:

• постановления КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников» (далее – Постановление № 301);
• Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).

Образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены Постановлением № 301.

Как предусмотрено п. 2 Постановления № 301, трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.

При устройстве на работу работники обязаны представлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Заметим, что без трудовой книжки принимаются на работу только те лица, которые трудоустраиваются впервые. Учитывая это, бюджетные учреждения для обеспечения трудовыми книжками тех, кто устраивается впервые на работу, могут приобретать их в соответствии с законодательством в пределах сметы.

В соответствии с пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333, по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» осуществляется приобретение и изготовление бланков дипломов, свидетельств, удостоверений, грамот, классных журналов, бухгалтерских, статистических и других бланков. Соответственно приобретение бланков трудовых книжек должно осуществляться по указанному коду бюджетной классификации.

Трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении работников выдаются им под расписку в журнале учета (п. 3 Постановления № 301).

Среди прочих положений Инструкция № 58 определяет порядок проведения расчетов за трудовые книжки и их хранения, а также учет трудовых книжек.

Расчеты работников за трудовые книжки

При выписке трудовой книжки или вкладыша к ней либо дубликата трудовой книжки с работника учреждением взыскивается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции № 58).

Полученная бюджетными учреждениями от работников стоимость трудовой книжки может быть отнесена на восстановление кассовых расходов при условии приобретения трудовых книжек в текущем бюджетном периоде. Правила отражения в отчетности операций по восстановлению кассовых расходов определены п. 3 Порядка составления финансовой, бюджетной и другой отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Минфина от 24.01.12 г. № 44.

Если трудовые книжки были приобретены в прошлые годы, то бюджетное учреждение должно перечислить сумму в соответствующий бюджет (за счет которого оно содержится).

Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости (п. 6.1 Инструкции № 58).

Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 7.1 Инструкции № 58 бюджетным учреждением ведется следующая документация по учету бланков и заполненных трудовых книжек:

• Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-9, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277 (далее – Приказ № 277). В эту книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерской службой учреждения;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10, утвержденной Приказом № 277. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам впервые. Книга ведется подразделением кадров или другим подразделением учреждения, осуществляющим оформление приема и увольнения работников.

То есть бюджетное учреждение в соответствии с вышеупомянутыми актами законодательства должно обеспечить бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и управленческий учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Бухучет бланков трудовых книжек

Как предусмотрено п. 7.2 Инструкции № 58, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерской службе учреждения как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы учреждения. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт по форме, утвержденной Приказом № 227.

Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгой отчетности, то мы их рассматриваем как материальные ценности, информация о которых обобщается и накап­ливается в бухгалтерском учете по субсчету 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 26.06.13 г. № 611 (далее – План счетов). То есть это запасы, которые должны признаваться в бухучете в соответствии с требованиями НП(С)БУГС 123 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 12.10.10 г. № 1202, и Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Приказ № 11, Методрекомендации «Запасы»).

В контексте применения вышеупомянутых нормативных документов важно напомнить, что главный распорядитель бюджетных средств при формировании единых подходов к учетной политике должен учесть все особенности в отрасли, касающиеся как приобретения (получения), так и использования запасов, а также определить оптимальную единицу учета запасов.

Кроме того, в приказе об учетной политике обязательно следует определить правила, касающиеся учета запасов, а именно:

• порядок аналитического учета запасов;
• методы оценки выбытия запасов. В случае если бюджетным учреждением для оценки запасов на этапе выбытия будет применяться метод средневзвешенной себестоимости, определяется периодичность определения средневзвешенной себестоимости единицы запасов;
• порядок учета и распределения транспортно-заготовительных расходов, то есть применения отдельного субсчета или аналитического счета для учета таких расходов;
• перечень и состав статей калькуляции производственной себестоимости продукции.

Учитывая, что вышеизложенные требования к содержанию распорядительного документа об учетной политике определены в п. 1 разд. ІІ Методрекомендаций «Учетная политика», главный бухгалтер бюджетного учреждения, подавая руководителю предложения по определению учетной политики или изменениям в действующую (при наличии законных оснований), должен их соблюдать (пп. 7 п. 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59).

В соответствии с п. 4 разд. ІІ НП(С)БУГС 123 и п. 3 разд. ІІ Методрекомендаций «Запасы» приобретенные, безвозмездно полученные или произведенные запасы зачисляются на баланс по первоначальной стоимости.

Первоначальная стоимость запасов включает расходы на приобретение, обмен, расходы на переработку и прочие расходы, возникшие во время доставки запасов к месту хранения (использования) и приведения их в состояние, в котором они пригодны для использования в запланированных целях (п. 7 разд. ІІ НП(С)БУГС 123, п. 4 разд. ІІ Методрекомендаций «Запасы»).

Первоначальная стоимость запасов зависит от способа их получения.

Кроме того, учет бланков строгой отчетности в соответствии с Порядком применения плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, изложенным в приложении 1 к Плану счетов, ведется на забалансовом счете 08 «Бланки документов строгой отчетности».

Перечень документов, которые относятся к бланкам документов строгой отчетности, порядок их хранения и использования устанавливаются соответствующими нормативно-правовыми актами. Что касается бланков трудовых книжек, то, как отмечалось выше, таким документом является Инструкция № 58.

Увеличение остатка счета 08 «Бланки документов строгой отчетности» происходит при поступлении (принятии на учет) бланков документов строгой отчетности, уменьшение – после использования или списания как непригодных или не имеющихся в наличии.

Аналитический учет ведется по каждому бланку и местам их хранения.

Рассмотрим пример.

Пример
Главным распорядителем средств государственного бюджета в марте 2016 года приобретены 20 трудовых книжек и вкладышей к ним на сумму 60 грн. (в т. ч. НДС – 10 грн.). Главный распорядитель средств в соответствии с законодательством не является плательщиком НДС. В этом же месяце 5 трудовых книжек выписаны работникам. За выписанные трудовые книжки работниками внесена сумма в размере их стоимости, которая в дальнейшем направлена на регистрационный счет.

Бухгалтерские проводки по отражению в учете таких операций обобщим в таблице:

(грн.)

В соответствии с п. 8 разд. ІІ НП(С)БУГС 123 и п. 5 разд. ІІ Методрекомендаций «Запасы» первоначальной стоимостью приобретенных за плату бланков трудовых книжек является себестоимость запасов, которая состоит из таких фактических расходов:

• суммы, которая уплачивается поставщику (продавцу), за вычетом косвенных налогов;
• суммы косвенных налогов в связи с приобретением запасов, которые не возмещаются бюджетным учреждениям.

Ответственность

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации (п. 4 Постановления № 301).

При нарушении установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность.

Выводы

Бланки трудовых книжек в соответствии с законодательством относятся к бланкам строгой отчетности. Учитывая это, руководителем бюджетного учреждения обеспечивается как бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, так и управленческий учет движения трудовых книжек.