Вимоги до конкурсної документації

№п/п

Складові документації

Особливості, приклади, практичні поради

1

2

3

1

Інструкція з підготовки пропозицій конкурсних торгів

Містить інформацію про те, із яких частин має складатися пропозиція учасника тощо

2

Кваліфікаційні критерії до учасників відповідно до ст. 16, вимоги, установлені ст. 17 Закону № 1197, та інформація про спосіб документального підтвердження відповідності учасників установленим критеріям та вимогам згідно із законодавством

Документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників

3

Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація (у разі потреби – плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі)

До технічної специфікації мають входити:

– детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні та якісні характеристики;

– вимоги до технічних і функціональних характеристик предмета закупівлі у разі, якщо опис неможливо скласти або доцільніше зазначити такі показники;

– посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язану з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами.

Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим, а специфікація має містити вираз «або еквівалент».

Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі повинні передбачати необхідність застосування заходів із захисту довкілля

4

Кількість товару та місце його поставки

Обов’язково необхідно зазначити в документації кiлькiсть та місце поставки товару, щоб не порушити закон

5

Місце виконання робіт чи надання послуг, їх обсяги

Обов’язково слід вказати у документації місце виконання робіт або надання послуг, а також обсяг робіт/послуг, аби не порушити закон. Зауважимо, що часто-густо замовники не зазначають саме обсяг наданих послуг

6

Строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг

Обов’язково зазначається в документації строк поставки товару, виконання робіт або надання послуг, щоб не порушити закон

7

Проект договору або основні умови, які обов’язково включаються до договору про закупівлю

Договір про закупівлю не може відрізнятися від конкурсної пропозиції учасника. Тож замовнику варто добре подумати, які умови майбутнього договору він хоче погодити з учасником у своїй пропозиції, адже ці умови потім треба буде включити до договору

8

Опис окремої частини або частин предмета закупівлі (лота), за якими можна подати пропозиції конкурсних торгів, якщо учасникам дозволяється подавати пропозиції стосовно частини предмета закупівлі (лота)

У документації слід звертати увагу на порядок подання учасником пропозиції за лотами

9

Перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій конкурсних торгів із зазначенням питомої ваги критеріїв

Замовник повинен установити єдиний критерій оцінки – ціну. Інші критерії оцінки можуть застосовуватися, тільки якщо йдеться про складний або спеціалізований предмет закупівлі.

Якщо при визначенні найбільш економічно вигідної пропозиції конкурсних торгів крім ціни беруться до уваги й інші критерії оцінки, у документації установлюється їх вартісний еквівалент або питома вага у загальній оцінці пропозицій конкурсних торгів. При цьому питома вага цінового критерію не може бути нижча 50 %.

Перелік критеріїв оцінки у разі складної або спеціалізованої закупівлі є невичерпним. Разом з тим замовник повинен обґрунтувати підстави застосування інших критеріїв (у чому полягає складний або спеціалізований характер його закупівлі)

10

Строк, протягом якого пропозиції конкурсних торгів вважаються дійсними, але не менше 90 днів із дати розкриття пропозицій конкурсних торгів

До закінчення зазначеного строку замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії пропозицій конкурсних торгів

11

Інформація про валюту, у якій повинна бути розрахована і зазначена ціна пропозиції конкурсних торгів

Цивільним кодексом (далі – ЦК) передбачено, що зобов'язання має бути виражене у грошовій одиниці України – гривні (ч. 1 ст. 524). При цьому згідно із ч. 2 ст. 524 ЦК сторони можуть визначити грошовий еквівалент зобов'язання в іноземній валюті.

Для того щоб не дискримінувати учасників-нерезидентів, рекомендуємо в документації давати таке формулювання: «Валютою пропозиції конкурсних торгів є гривня».

Якщо учасником процедури закупівлі є нерезидент, то він може установити ціну пропозиції конкурсних торгів в інвалюті. При розкритті пропозицій ціна такої пропозиції (Ц) перераховується в національну валюту за формулою

Ц = Ц₁ х К₂,

де Ц₁ – ціна пропозиції конкурсних торгів в інвалюті на момент розкриття пропозицій;

К₂ – офіційний курс гривні до відповідної інвалюти, установлений НБУ на дату розкриття пропозицій.

Про такий перерахунок указується в протоколі розкриття пропозицій

12

Інформація про мову (мови), якою (якими) мають бути складені пропозиції конкурсних торгів

У документації доцільно зазначати, що пропозиції складаються українською мовою, а документи учасника, складені іншими органами, можуть бути викладені російською мовою (а якщо іншою, ніж російська, то надається автентичний переклад).

 Для прикладу пропонуємо такий варіант:

«Усі документи, пов’язані з пропозицією конкурсних торгів та підготовлені безпосередньо учасником, повинні бути складені українською або російською мовою. Якщо у складі пропозиції конкурсних торгів подається документ іноземною мовою (крім документа російською мовою), то учасник надає його переклад, завірений підписом (із зазначенням П. І. Б.) та печаткою (за наявності) перекладача».

Звертаємо увагу: якщо в документації зазначено, що пропозиція подається тільки українською мовою, а учасник до складу пропозиції включив документи російською мовою, то формально така пропозиція не відповідає вимогам документації і замовник має її відхилити

13

Інформація про спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій конкурсних торгів

Замовник може передбачити такі способи: особисто, поштою або електронною поштою (у разі подання у формі електронного документа). Але, як було зазначено вище, особливості застосування електронних засобів під час здійснення процедур закупівель на сьогодні КМУ не визначено. Тож радимо вказувати так: «Особисто або поштою»

14

Порядок надання роз’яснень щодо документації конкурсних торгів

Документація безплатно надсилається або подається замовником протягом трьох робочих днів лише учаснику. Водночас документація безплатно оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу для загального доступу, де інші зацікавлені особи можуть ознайомитися з нею

15

Розмір, вид та умови надання забезпечення пропозицій конкурсних торгів (якщо замовник вимагає його надати)

Якщо замовник на стадії складання документації вирішить, що забезпечення пропозицій учасників буде дієвим аргументом на користь дотримання учасниками умов своїх пропозицій, то він має обов’язково зазначити у документації вид, розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції не буде повернуто учаснику. Одночасно із поданням пропозиції конкурсних торгів учасник має надати також її забезпечення.

Нагадаємо, що розмір забезпечення пропозиції конкурсних торгів передбачено в Законі № 1197. Нині цей розмір у грошовому виразі не має перевищувати:

– 0,5 % очікуваної вартості закупівлі, якщо замовник проводить торги на закупівлю робіт,

– 3 % – у разі проведення торгів на закупівлю товарів чи послуг.

При цьому якщо замовник поділив предмет закупівлі на лоти, то розмір забезпечення він має встановити виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі по кожному з лотів.

Слід знати, що в разі проведення двоступеневих торгів замовник може вимагати забезпечення пропозиції лише на другому їх етапі (ч. 3 ст. 34 Закону № 1197).

Перелік видів забезпечення, наведений у п. 8 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197, є невичерпним і містить такі види забезпечення, як порука, гарантія, застава, завдаток, депозит. Разом з тим при визначенні виду забезпечення замовник не повинен дискримінувати учасників.

Наприклад, замовнику не варто прописувати в документації умову щодо надання банківської гарантії за формою, установленою саме в документації, і вимагати надання гарантії конкретним банком, оскільки ці вимоги можуть вважатися дискримінаційними і такими, що обмежують конкуренцію. При цьому якщо замовник установлює вимогу, що форма та зміст банківської гарантії повинні відповідати нормам Положення про порядок здійснення банками операцій за гарантіями в національній та іноземній валютах, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 639, тоді слід перевіряти надані учасниками гарантії банків на відповідність затвердженій формі та змісту

16

Розмір, вид, умови надання, умови повернення та неповернення забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати)

Забезпечення виконання договору про закупівлю – надання учасником замовнику гарантій виконання своїх зобов’язань за цим договором, включаючи такі види забезпечення, як порука, гарантія, застава, завдаток, неустойка, депозит

17

Місце, дата і час розкриття пропозицій конкурсних торгів

Пропозиції конкурсних торгів, отримані замовником після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються учасникам, які їх подали

18

Прізвище, ім’я та по батькові, посада та адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками

Обов’язково варто зазначити вказану iнформацiю, адже закупівлі мають здійснюватися відкрито. Тож потенційнi учасники мають право на безперешкодне отримання iнформацii щодо торгів у межах, визначених законом, щоб якiсно пiдготувати свою пропозицію тощо

19

У разі закупівлі робіт або послуг – вимога про зазначення учасником у пропозиції конкурсних торгів інформації (повне найменування та місцезнаходження) про кожного суб’єкта господарювання, якого учасник планує залучати до виконання робіт як субпідрядника в обсязі не менше 20 % вартості договору про закупівлю

Вимога не є обов’язковою для учасників, які планують залучати до виконання робіт (або надання послуг) субпідрядників обсягом менше 20 % вартості договору про закупівлю

20

Інша інформація відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне включити

Замовник може навести іншу необхідну інформацію відповідно до законодавства, наприклад, про своє право звернутися до учасників за роз'ясненнями змісту їх пропозицій конкурсних торгів з метою спрощення розгляду та оцінки пропозицій. Крім указаних вище умов (вимог) документації замовник може зазначати в документації й інші вимоги до учасника, наприклад, подання:

– довіреності на підписання пропозиції та укладення договору, якщо пропозицію та договір буде підписувати інша особа, ніж керівник учасника (для юросіб);

– зразка продукції (товару) тощо