Требования к конкурсной документации

№п/п

Составляющие документации

Особенности, примеры, практические советы

1

2

3

1

Инструкция по подготовке предложений конкурсных торгов

Содержит информацию о том, из каких частей должно состоять предложение участника, и т. п.

2

Квалификационные критерии к участникам в соответствии со ст. 16, требования, установленные ст. 17 Закона № 1197, и информация о способе документального подтверждения соответствия участников установленным критериям и требованиям согласно законодательству

Документация не должна содержать требований, которые ограничивают конкуренцию и приводят к дискриминации участников

3

Информация о необходимых технических, качественных и количественных характеристиках предмета закупки, в том числе соответствующая техническая спецификация (в случае необходимости – планы, чертежи, рисунки или описание предмета закупки)

В техническую спецификацию должны входить:

– подробное описание закупаемых товаров, работ, услуг, в т. ч. их технические и качественные характеристики;

– требования к техническим и функциональным характеристикам предмета закупки в случае, если описание невозможно составить или целесообразнее указать такие показатели;

– ссылка на стандартные характеристики, требования, условные обозначения и терминологию, связанную с закупаемыми товарами, работами или услугами, предусмотренные существующими международными или национальными стандартами, нормами и правилами.

Техническая спецификация не должна содержать ссылки на конкретные торговую марку или фирму, патент, конструкцию или тип предмета закупки, источник его происхождения или производителя. В случае если такая ссылка необходима, она должна быть обоснована, а спецификация должна содержать выражение «или эквивалент».

Технические и качественные характеристики предмета закупки должны предусматривать необходимость применения мероприятий по защите окружающей среды

4

Количество товара и место его поставки

Обязательно необходимо указать в документации количество и место поставки товара, чтобы не нарушить закон

5

Место выполнения работ или предоставления услуг, их объемы

Обязательно следует указать в документации место выполнения работ или предоставления услуг, а также объем работ/услуг, чтобы не нарушить закон. Заметим, что часто заказчики не указывают именно объем предоставленных услуг

6

Сроки поставки товаров, выполнения работ, предоставления услуг

Обязательно указывается в документации срок поставки товара, выполнения работ или предоставления услуг, чтобы не нарушить закон

7

Проект договора или основные условия, которые обязательно включаются в договор о закупке

Договор о закупке не может отличаться от конкурсного предложения участника. Поэтому заказчику стоит хорошо подумать, какие условия будущего договора он хочет согласовать с участником в своем предложении, ведь эти условия потом нужно будет включить в договор

8

Описание отдельной части или частей предмета закупки (лота), по которым можно подать предложения конкурсных торгов, если участникам разрешается подавать предложения относительно части предмета закупки (лота)

В документации следует обращать внимание на порядок представления участником предложения по лотам

9

Перечень критериев и методика оценки предложений конкурсных торгов с указанием удельного веса критериев

Заказчик должен установить единственный критерий оценки – цену. Другие критерии оценки могут применяться, только если речь идет о сложном или специализированном предмете закупки.

Если при определении наиболее экономически выгодного предложения конкурсных торгов кроме цены принимаются во внимание и другие критерии оценки, в документации устанавливается их стоимостный эквивалент или удельный вес в общей оценке предложений конкурсных торгов. При этом удельный вес ценового критерия не может быть ниже 50 %.

Перечень критериев оценки в случае сложной или специализированной закупки является неисчерпывающим. Вместе с тем заказчик должен обосновать применение других критериев (в чем заключается сложный или специализированный характер его закупки)

10

Срок, в течение которого предложения конкурсных торгов считаются действительными, но не менее 90 дней с даты раскрытия предложений конкурсных торгов

До окончания указанного срока заказчик имеет право требовать от участников продления срока действия предложений конкурсных торгов

11

Информация о валюте, в которой должна быть рассчитана и указана цена предложения конкурсных торгов

Гражданским кодексом (далее – ГК) предусмотрено, что обязательство должно быть выражено в денежной единице Украины – гривне (ч. 1 ст. 524). При этом согласно ч. 2 ст. 524 ГК стороны могут определить денежный эквивалент обязательства в иностранной валюте.

Для того чтобы не дискриминировать участников-нерезидентов, рекомендуем в документации давать следующую формулировку: «Валютой предложения конкурсных торгов является гривня».

Если участником процедуры закупки является нерезидент, то он может установить цену предложения конкурсных торгов в инвалюте. При раскрытии предложений цена такого предложения (Ц) пересчитывается в национальную валюту по формуле:

Ц = Ц₁ х К₂

где Ц₁ – цена предложения конкурсных торгов в инвалюте на момент раскрытия предложений;

К₂ – официальный курс гривни к соответствующей инвалюте, установленный НБУ на дату раскрытия предложений.

О таком перерасчете указывается в протоколе раскрытия предложений

12

Информация о языке (языках), на котором (которых) должны быть составлены предложения конкурсных торгов

В документации целесообразно указать, что предложения составляются на украинском языке, а документы участника, составленные другими органами, могут быть изложены на русском языке (а если на ином, нежели русский, то предоставляется аутентичный перевод).

 Для примера предлагаем следующий вариант:

«Все документы, связанные с предложением конкурсных торгов и подготовленные непосредственно участником, должны быть составлены на украинском или русском языке. Если в составе предложения конкурсных торгов подается документ на иностранном языке (кроме документа на русском языке), то участник предоставляет его перевод, заверенный подписью (с указанием Ф. И. О.) и печатью (при наличии) переводчика».

Обращаем внимание: если в документации указано, что предложение подается только на украинском языке, а участник в состав предложения включил документы на русском языке, то формально такое предложение не соответствует требованиям документации и заказчик должен его отклонить

13

Информация о способе, месте и конечном сроке представления предложений конкурсных торгов

Заказчик может предусмотреть следующие способы: лично, по почте или по электронной почте (в случае представления в форме электронного документа). Но, как было указано выше, особенности применения электронных средств во время осуществления процедур закупок на сегодня КМУ не определены. Поэтому советуем указывать следующее: «Лично или по почте»

14

Порядок предоставления разъяснений относительно документации конкурсных торгов

Документация бесплатно отсылается или подается заказчиком в течение трех рабочих дней только участнику. В это же время документация бесплатно обнародуется на веб-портале Уполномоченного органа для общего доступа, где другие заинтересованные лица могут ознакомиться с ней

15

Размер, вид и условия предоставления обеспечения предложений конкурсных торгов (если заказчик требует его предоставить)

Если заказчик на стадии составления документации решит, что обес-печение предложений участников будет действенным аргументом в интересах соблюдения участниками условий своих предложений, то он должен обязательно указать в документации вид, размер, срок действия и оговорки относительно случаев, когда обеспечение предложения не будет возвращено участнику. Одновременно с представлением предложения конкурсных торгов участник должен предоставить также его обеспечение.

Напомним, что размер обеспечения предложения конкурсных торгов предусмотрен в Законе № 1197. В настоящее время этот размер в денежном выражении не должен превышать:

– 0,5 % ожидаемой стоимости закупки, если заказчик проводит торги на закупку работ;

– 3 % – в случае проведения торгов на закупку товаров или услуг.

При этом если заказчик разделил предмет закупки на лоты, то размер обеспечения он должен установить исходя из ожидаемой стоимости предмета закупки по каждому из лотов.

Следует знать, что в случае проведения двухступенчатых торгов заказчик может требовать обеспечения предложения только на втором их этапе (ч. 3 ст. 34 Закона № 1197).

Перечень видов обеспечения, приведенный в п. 8 ч. 1 ст. 1 Закона № 1197, является неисчерпывающим и содержит такие виды обеспечения, как поручительство, гарантия, залог, задаток, депозит. Вместе с тем при определении вида обеспечения заказчик не должен дискриминировать участников.

Например, заказчику не стоит прописывать в документации условие относительно предоставления банковской гарантии по форме, установленной именно в документации, и требовать предоставления гарантии конкретным банком, поскольку эти требования могут считаться дискриминационными и ограничивающими конкуренцию. При этом если заказчик устанавливает требование, что форма и содержание банковской гарантии должны удовлетворять нормам Положения о порядке осуществления банками операций по гарантиям в национальной и иностранной валютах, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г.№ 639, тогда следует проверять предоставленные участниками гарантии банков на соответствие утвержденной форме и содержанию

16

Размер, вид, условия предоставления, условия возврата и невозврата обеспечения выполнения договора о закупке (если заказчик требует его предоставить)

Обеспечение выполнения договора о закупке – предоставление участником заказчику гарантий выполнения своих обязательств по данному договору, включая такие виды обеспечения, как поручительство, гарантия, залог, задаток, неустойка, депозит

17

Место, дата и время раскрытия предложений конкурсных торгов

Предложения конкурсных торгов, полученные заказчиком по окончании срока их представления, не раскрываются и возвращаются участникам, которые их подали

18

Фамилия, имя и отчество, должность и адрес одного или нескольких должностных лиц заказчика, уполномоченных осуществлять связь с участниками

Обязательно стоит отметить указанную информацию, ведь закупки должны осуществляться открыто. Поэтому потенциальные участники имеют право на беспрепятственное получение информации относительно торгов в пределах, определенных законом, чтобы качественно подготовить свое предложение и т. п.

19

В случае закупки работ или услуг – требование об указании участником в предложении конкурсных торгов информации (полное наименование и местонахождение) о каждом субъекте хозяйствования, которого участник планирует привлекать к выполнению работ как субподрядчика в объеме не менее 20 % стоимости договора о закупке

Требование не является обязательным для участников, которые планируют привлекать к выполнению работ (или предоставлению услуг) субподрядчиков объемом менее 20 % стоимости договора о закупке

20

Другая информация в соответствии с законодательством, которую заказчик считает необходимым включить

Заказчик может привести другую необходимую информацию в соответствии с законодательством, например, о своем праве обратиться к участникам за разъяснениями содержания их предложений конкурсных торгов в целях упрощения рассмотрения и оценки предложений. Кроме указанных выше условий (требований) документации заказчик может указывать в документации и другие требования к участнику, например, представления:

– доверенности на подписание предложения и заключение договора, если предложение и договор будет подписывать иное лицо, нежели руководитель участника (для юрлиц);

– образца продукции (товара) и т. п.