Тендерний комітет: створення та функції

Із цієї консультації ви дізнаєтеся про:

• вимоги до створення тендерного комітету (далі – ТК);
• основні положення щодо ТК та уповноваженої особи;
• головні функції кожного члена ТК;
• відповідальність членів ТК.

Загальні положення

Одним з основних завдань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів є ефективне витрачання таких коштів за одночасного забезпечення потреби в них для повноцінного виконання ними своїх функцій і обов’язків.

Базовим документом, що регулює закупівлю товарів, робіт і послуг, є Закон від 25.12.15 р. № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922). Метою його є забезпечення ефективного і прозорого здійснення закупівель товарів, послуг, робіт, запобігання проявам корупції в цій сфері.

Усі органи державної влади та місцевого самоврядування, а також організації та установи, які утримуються за рахунок бюджетних коштів, тобто розпорядники (одержувачі) бюджетних коштів, умовно можна поділити на групи для визначення їх як замовників, що передбачено п. 9 ст. 1 розд. І Закону № 922. Представимо їх у табл. 1.

Таблиця 1. Групи замовників товарів, робіт і послуг

Отже, згідно із Законом № 922 усі вищезгадані юрособи однозначно набувають статусу замовника та мають здійснювати закупівлі за процедурами, установленими цим Законом.

Розглянемо, що ж насамперед має зробити розпорядник (одержувач) бюджетних коштів (далі – замовник) для здійснення закупівлі.

Створення тендерного комітету

Щоб здійснити закупівлю товарів, робіт і послуг, як того вимагає законодавство, передусім потрібно створити ТК або призначити уповноважену особу.

ТК створюється за розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) замовника (див. зразок у кінці консультації). У наказі визначають склад ТК та голову комітету.

Водночас затверджується Положення про тендерний комітет згідно із Примірним положенням, затвердженим наказом Мінекономрозвитку від 30.03.16 р. № 557 (далі – Примірне положення № 557).

Керівництво роботою комітету здійснює його голова, який призначається замовником. Голова комітету призначає заступника або заступників голови, секретаря з-поміж членів комітету та визначає функції кожного члена ТК.

Після створення ТК скликається його засідання, перебіг якого фіксується відповідним протоколом. На засіданні ухвалюються такі питання:

• призначення заступника голови ТК;
• призначення секретаря ТК;
• функції кожного члена ТК.

У разі потреби голова комітету може внести зміни до функціональних обов’язків членів ТК, визначивши коло їхніх обов’язків.

Розглянемо функціональні обов’язки кожного члена ТК або уповноваженої особи, а також їхні права, функції та відповідальність.

Склад ТК

Правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності ТК та уповноваженої особи, а також їхні права, обов’язки та відповідальність мають бути визначені у положенні про ТК, яке розробляється замовником згідно із ст. 11 Закону № 922 та Примірним положенням № 557.

До складу ТК входять службові (посадові) особи замовника, які призначаються відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі.

Тендерний комітет діє на засадах колегіальності та неупередженості.

Членами ТК можуть бути керівні працівники установи, структурних підрозділів (бухгалтерської, юридичної служб тощо), інші працівники.

Тобто членами ТК можуть бути лише працівники замовника.

До складу ТК має входити не менше п’яти осіб (ст. 11 Закону № 922). Проте якщо штатна чисельність установи є меншою ніж п’ять осіб, то до складу ТК мають входити всі службові (посадові) особи замовника.

Зауважимо, що у ст. 11 Закону № 922 визначено, що не можуть входити до складу ТК та/або призначатися уповноваженими особами:

• службові (посадові) особи, які є представниками учасників, а також члени їхніх сімей;
• народні депутати України;
• депутати міської, районної в місті, районної, обласної ради.

З метою забезпечення належного рівня знань спеціалістів, відповідальних за організацію та проведення публічних закупівель, достатнього для кваліфікованого здійснення процедур закупівель, відповідно до вимог законодавства члени ТК та уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення закупівель. Навчання є добровільним. Примірні навчальні програми з питань організації та здійснення публічних закупівель затверджено наказом Мінекономрозвитку від 02.12.16 р. № 2017.

Уповноважена особа

У разі визначення замовником уповноваженої особи організація роботи здійснюється нею самостійно на підставі рішення чи наказу замовника або трудового договору (контракту).

За погодженням замовника трудовий договір може укладатися:

• на встановлений строк;
• на невизначений строк;
• на час організації та проведення процедур закупівель.

Відповідно до п. 1.3 Примірного положення № 557 уповноважена особа – це службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору.

Замовник має право визначити не лише одну, а й двох чи більше уповноважених осіб залежно від обсягів закупівель.

Слід зазначити, що згідно з п. 3.6 Примірного положення № 557 уповноважена особа повинна мати вищу освіту та досвід роботи у сфері закупівель не менше двох років.

Уповноважена особа повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівлі.

Замовник може надати право уповноваженій особі на підписання договорів про закупівлю.

Права, функції, обов’язки, покладені на уповноважену особу з питань організації та здійснення публічних закупівель, а також відповідальність за вчинені дії покажемо в табл. 2.

Таблиця 2. Вимоги до уповноваженої особи з питань організації та здійснення публічних закупівель

Варто пам’ятати, що під час відсутності уповноваженої особи (через тимчасову непрацездатність, відрядження або відпустку) замовник має право визначити особу, яка буде виконувати обов’язки уповноваженої особи в разі її відсутності. Тобто має бути призначено ще одну уповноважену особу, а не тимчасово виконуючого обов’язки уповноваженої особи. При цьому в наказі на призначення цієї особи як УО буде вказано, що вона виконуватиме обов’язки іншої УО в разі її відсутності. (п. 3.5 Примірного положення № 557).

Засади діяльності ТК

Голова ТК здійснює та організовує роботу комітету.

Увага! За відсутності голови комітету його обов’язки виконує заступник. Проте якщо у складі тендерного комітету призначено кілька заступників голови, то голова визначає серед них виконуючого обов’язки голови комітету на період своєї відсутності.

У разі відсутності секретаря ТК його обов’язки виконує член комітету, визначений головою.

Усі рішення голови ТК щодо призначення заступника голови та секретаря ТК заносяться до протоколу засідання комітету.

ТК або уповноважена особа організовує та проводить процедури закупівель.

Основними функціями ТК є:

• планування закупівлі, складання та затвердження річного плану закупівель;
• здійснення вибору процедури закупівлі;
• проведення процедури закупівель;
• забезпечення рівних умов для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;
• складання, затвердження та зберігання відповідних документів із питань публічних закупівель, визначених Законом № 922;
• оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до чинного законодавства;
• інші дії, передбачені Законом № 922.

Кожен член ТК має права та обов’язки. Подамо їх у табл. 3.

Таблиця 3. Права та обов’язки члена ТК

До обов’язків голови ТК входить (п. 2.13 Примірного положення № 557):

• організація роботи ТК;
• приймання рішень щодо проведення засідань ТК;
• визначення дати та місця проведення засідань ТК;
• пропонування порядку денного засідань ТК;
• проведення засідання ТК;
• унесення на розгляд керівника замовника пропозицій щодо змін у складі ТК;
• здійснення інших повноважень відповідно до законодавства.

Секретар ТК має окремі функції та завдання, а саме:

• ведення та оформлення протоколів засідань ТК;
• інформування усіх членів ТК стосовно організаційних питань його діяльності;
• за дорученням голови ТК виконує іншу організаційну роботу;
• зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;
• дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документами;
• розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики;
• виконання інших повноважень відповідно до законодавства.

Усі рішення ТК або уповноваженої особи мають оформлюватися протоколом, який підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні, або всіма уповноваженими особами.

У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні. Кожен член ТК ставить особистий підпис з кожного окремого питання.

У разі відмови підпису протоколу хоча б одного члена ТК або однієї з уповноважених осіб про це обов’язково зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови.

Відповідальність у сфері публічних закупівель

Усі члени ТК несуть відповідальність за порушення норм Закону № 922 та інших нормативно-правових актів.

Відповідно до ч. 2 ст. 38 Закону № 922 за порушення вимог у частині прийняття рішень, вибору і застосування процедур закупівлі відповідальність несуть члени ТК або уповноважена особа (особи) персонально.

Нормами ст. 164¹⁴ КУпАП передбачено накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб у розмірі від 700 до 1 000 нмдг за порушення законодавства про закупівлі, а саме:

здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг без застосування визначених законодавством процедур закупівель; оцінка пропозицій конкурсних торгів (кваліфікаційних пропозицій), тендерних пропозицій не за критеріями та методикою оцінки для визначення найкращої пропозиції конкурсних торгів (кваліфікаційної пропозиції), тендерної пропозиції, що міститься в документації конкурсних торгів (кваліфікаційній документації), тендерній документації;

• укладення з учасником, який став переможцем торгів, договору про закупівлю за цінами і обсягами, що не відповідають вимогам документації конкурсних торгів (кваліфікаційної документації), тендерної документації;
• неоприлюднення або порушення порядку оприлюднення інформації про закупівлі відповідно до вимог законодавства;
• ненадання інформації, документів та матеріалів у випадках, передбачених Законом № 922.

Ті самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення за одне із правопорушень, зазначених у ч. 1 ст. 164¹⁴ КУпАП, тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб у розмірі від 1 000 до 1 500 нмдг.