Зберігання бухгалтерських документів

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які документи та як довго слід зберігати; коли та на підставі чого їх передають до архіву установи; хто несе відповідальність за зберігання бухгалтерських документів.

Нормативна база

Для встановлення строків зберігання документів слід керуватися Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).

Єдині вимоги для всіх

Перелік № 578 містить усі типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних держорганами та ОМС, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі – установи) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, створену в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій (п. 1.2).

Зверніть увагу: для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку № 578 включено також окремі види документів нетипового характеру.

Єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в установах визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000). Тобто Правила № 1000 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Електронні документи

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання визначено Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5.

Бухгалтерські документи

Вимоги Правил № 1000 до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією діють лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також підготовки документів до передачі на архівне зберігання (п. 4).

Порядок створення, прийняття і відображення у бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності установи встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Згідно з п. 6.6 Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві установи визначається нормативно-правовим актом із питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Строки зберігання документів

Згідно з Переліком № 578

Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження цих строків допускається у разі, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (п. 1.7 Переліку № 578).

Важливо: строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).

У Переліку № 578 усі строки зберігання диференційовані за двома групами організацій:

• організації, у процесі діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі – НАФ) відповідно до Закону від 24.12.93 р. № 3814-XII;
• організації, у ході діяльності яких не створюються документи НАФ.

Зверніть увагу: строк зберігання того чи іншого документа обчислюється, починаючи з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2018 році, розпочнеться лише з 1 січня 2019 року (п. 2.10 Переліку № 578).

Документи, що мають строк зберігання з позначкою «Постійно», належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню (п. 2.6 Переліку № 578).

Строки зберігання бухгалтерської документації більш конкретизовані в п. 2.11 Переліку № 578. А саме: за умови завершення перевірки податковими органами з питань дотримання податково-го законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання держсектора економіки, підприємств та організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та держфондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами держфінконтролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Цей пункт уточнює строки зберігання майже всіх документів бухобліку та звітності, визначених п. 4.2 Переліку № 578.

Зокрема, первинні документи і додатки до них, що є підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, договори, угоди, документи про приймання виконаних робіт, облікові регістри бухобліку тощо зберігаються 3 роки після закінчення строку дії договору з урахуванням строків, визначених п. 2.11 Переліку № 578, тобто за умови завершення податкової перевірки та ревізії органами держфінконтролю.

Відповідно до ПК

Згідно з п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Майте на увазі! Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПК.

Платники податків повинні зберігати документи, визначені п. 44.1 ПК, а також документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДФС, не менш як 1 095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з граничного строку подання такої звітності, передбаченого ПК (п. 44.3 ПК).

Якщо документи, визначені п. 44.1 ПК, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони мають зберігатися до закінчення перевірки та строку такого оскарження, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПК (п. 44.4 ПК), тобто 1 095 днів із дня подання відповідної податкової звітності із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов’язання контролюючими органами.

Отже, відповідно до норм ПК строк зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків становить три роки за умови завершення податкової перевірки (річної фінзвітності – до ліквідації установи).

Наведемо у таблиці строки зберігання бухгалтерських документів в архіві установи.

Поточне зберігання та передача до архіву

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов’язковій передачі до архіву (п. 6.1 Положення № 88). До такої передачі ці документи мають зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).

Облікові регістри, документи, бухгалтерську та іншу звітність, створену у вигляді електронного документа, треба зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність. Cтрок зберігання електронних документів не повинен бути меншим від строку, установленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення № 88).

Важливо: первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву (п. 6.5 Положення № 88).

Зверніть увагу: за зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву відповідає головний бухгалтер установи або особа, яка забезпечує ведення бухобліку установи (п. 6.7 Положення № 88).

Отже, у момент передачі документів до архіву установи слід скласти перелік документів, переданих для їх подальшого збереження.

Вилучення та знищення документів

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності з бухгалтерської служби та з архіву установи працівникам інших структурних підрозділів можлива тільки за рішенням головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку установи (п. 6.8 Положення № 88).

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в установ здійснюється відповідно до законодавства (п. 6.9 Положення № 88).

У разі закінчення строку зберігання певного виду бухгалтерських документів приймається рішення про їх знищення, але за умови завершення податкової перевірки, а для органів виконавчої влади, держфондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання держсектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та держфондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами держфінконтролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи, пов’язані з такими справами, не можуть бути знищені та зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

На підставі поданих структурними підрозділами актів про вилучення для знищення не внесених до НАФ документів, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається у двох екземплярах Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою додатка 15 до Правил № 1000 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000).

Акт структурного підрозділу оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом (додаток 15 до Правил № 1000), і підписується керівником підрозділу.

В акті слід указати метод утилізації документів, що підлягають знищенню:

• або здавання на переробку;
• або знищення шляхом спалення.