№ з/п

Вид документа

Строк
зберігання
документів

1

2

3

1

Фінансова звітність з примітками до неї:

– зведені річні

Постійно

– річні

– квартальні

3 роки

– місячні

1 рік

2

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них

Постійно

3

Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів:

– річних

Постійно

– квартальних

3 роки

4

Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів
і балансів

Постійно

5

Звіти про операції з дорогоцінними металами та дорогоцінним камінням

5 років

6

Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження

3 роки

7

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки):

– працівників, аспірантів, студентів

75 років

– одержувачів пенсій і державної допомоги

5 років

– акціонерів (за наявності)

8

Відомості на виплату грошей

3 роки

9

Довіреності (у т. ч. анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання зарплати та інших виплат

10

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з ФСС

11

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг із податків тощо

5 років

12

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):

– зведені річні та з більшою періодичністю

Постійно

– річні та з більшою періодичністю

– піврічні

5 років

– квартальні

3 роки

– місячні

1 рік

13

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 роки

14

Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

15

Протоколи взаємозаліків

16

Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями

17

Погашені казначейські векселі

18

Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів

19

Виконавчі листи

Доки не мине потреба

20

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 роки

21

Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов’язань

22

Договори про повну матеріальну відповідальність

23

Майнові довіреності, поручительства третьої особи

24

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

25

Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу

5 років

26

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки

27

Регістри рахунків до оплати

28

Податкові накладні

29

Гарантійні листи

30

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не мине потреба

31

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т. ч. перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 років

32

Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань

33

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Постійно

34

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва

5 років

35

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 роки

36

Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності

5 років

37

Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності

3 роки

38

Листування про виплату заробітної плати

39

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо)

40

Листування про строки подання фінансової звітності

1 рік

41

Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 роки

42

Книги, журнали, картки обліку:

– цінних паперів

Постійно

– договорів, угод кредитних, поруки, застави, гарантії, переведення боргу

5 років

– договорів аудиторських, господарських, операційних тощо

3 роки

– касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)

– погашених векселів

– виконавчих листів

5 років

43

Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів

3 роки