Хранение бухгалтерских документов

Из этой статьи вы узнаете: какие документы и как долго нужно хранить; когда и на основании чего их передают в архив учреждения; кто несет ответственность за хранение бухгалтерских документов.

Нормативная база

Для установления сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, который создается во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Единые требования для всех

Перечень № 578 содержит все типовые документы, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых госорганами и ОМС, другими учреждениями, предприятиями и организациями (далее – учреждения) независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, созданную в результате производственной и научно-технической деятельности организаций (п. 1.2).

Обратите внимание: для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень № 578 включены также отдельные виды документов нетипичного характера.

Единые требования к созданию управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в учреждениях определены Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000). То есть Правила № 1000 являются нормативно-правовым актом, обязательным для выполнения всеми учреждениями.

Электронные документы

Особенности организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение определены Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5.

Бухгалтерские документы

Требования Правил № 1000 к работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией действуют лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение (п. 4).

Порядок создания, принятия и отражения в бухучете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности учреждения установлены Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Согласно п. 6.6 Положения № 88 срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве учреждения определяется нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Сроки хранения документов

Согласно Перечню № 578

Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление этих сроков допускается в случае, если такая потребность вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации (п. 1.7 Перечня № 578).

Важно: сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578).

В Перечне № 578 все сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:

• организации, в процессе деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее – НАФ) согласно Закону от 24.12.93 г. № 3814-XII;
• организации, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ.

Обратите внимание: срок хранения того или иного документа исчисляется, начиная с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2018 году, начнется лишь с 1 января 2019 года (п. 2.10 Перечня № 578).

Документы, которые имеют срок хранения с отметкой «Постоянно», относятся к НАФ и подлежат пожизненному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

Сроки хранения бухгалтерской документации более конкретизированы в п. 2.11 Перечня № 578. А именно: при условии завершения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования госсектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и госфондов или использовали государственное или коммунальное имущество, – ревизии, проведенной органами госфинконтроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам документы хранятся до принятия окончательного решения.

Этот пункт уточняет сроки хранения почти всех документов бухучета и отчетности, определенных п. 4.2 Перечня № 578.

В частности, первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, договоры, соглашения, документы о приемке выполненных работ, учетные регистры бухучета и т. п. хранятся 3 года после истечения срока действия договора с учетом сроков, определенных п. 2.11 Перечня № 578, то есть при условии завершения налоговой проверки и ревизии органами госфинконтроля.

Согласно НК

Согласно п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК) для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Имейте в виду! Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым п. 44.1 НК.

Налогоплательщики должны хранить документы, определенные п. 44.1 НК, а также документы, связанные с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на ГФС, не менее чем 1 095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – с предельного срока представления такой отчетности, предусмотренного НК (п. 44.3 НК).

Если документы, определенные п. 44.1 НК, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они должны храниться до окончания проверки и срока такого обжалования, но не меньше сроков, предусмотренных п. 44.3 НК (п. 44.4 НК), то есть 1 095 дней со дня представления соответствующей налоговой отчетности с увеличением этого срока при проведении процедуры обжалования в случае определения сумм обязательства контролирующими органами.

Итак, согласно нормам НК срок хранения первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов составляет три года при условии завершения налоговой проверки (годовой финотчетности – до ликвидации учреждения).

Приведем в таблице сроки хранения бухгалтерских документов в архиве учреждения.

Текущее хранение и передача в архив

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и другая отчетность подлежат обязательной передаче в архив (п. 6.1 Положения № 88). До такой передачи эти документы должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88).

Учетные регистры, документы, бухгалтерскую и другую отчетность, созданную в виде электронного документа, надо хранить на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность. Cрок хранения электронных документов не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге (п. 6.4 Положения № 88).

Важно: первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива (п. 6.5 Положения № 88).

Обратите внимание: за хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и другой отчетности, оформление и передачу их в архив отвечает главный бухгалтер учреждения или лицо, обеспечивающее ведение бухучета учреждения (п. 6.7 Положения № 88).

Итак, в момент передачи документов в архив учреждения нужно составить перечень документов, переданных для их дальнейшего хранения.

Изъятие и уничтожение документов

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности из бухгалтерской службы и из архива учреждения работникам других структурных подразделений возможна только по решению главного бухгалтера или лица, обеспечивающего ведение бухгалтерского учета учреждения (п. 6.8 Положения № 88).

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности у учреждений осуществляется согласно законодательству (п. 6.9 Положения № 88).

В случае истечения срока хранения определенного вида бухгалтерских документов принимается решение об их уничтожении, но при условии завершения налоговой проверки, а для органов исполнительной власти, госфондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования госсектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и госфондов или использовали государственное или коммунальное имущество, – ревизии, проведенной органами госфинконтроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам документы, связанные с такими делами, не могут быть уничтожены и хранятся до принятия окончательного решения.

На основании представленных структурными подразделениями актов об изъятии для уничтожения не внесенных в НАФ документов, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется в двух экземплярах Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме приложения 15 к Правилам № 1000 (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

Акт структурного подразделения оформляется в виде таблицы, которая включает графы, предусмотренные сводным актом (приложение 15 к Правилам № 1000), и подписывается руководителем подразделения.

В акте нужно указать метод утилизации документов, подлежащих уничтожению:

• или сдача на переработку,
• или уничтожение путем сожжения.