Відображення результатів інвентаризації

Із 1 січня 2015 року бюджетні установи при проведенні інвентаризації та оформленні її результатів мають керуватися Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879), яке замінило Інструкцію з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджену наказом Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі – Інструкція № 90). Утім, Положення № 879 не містить типових форм, якими оформляються результати інвентаризації, а має лише норму, згідно з якою бюджетні установи відображають результати проведених інвентаризацій у формах, установлених законодавством (п. 14 розд. ІІ Положення № 879).

Весь цей час у разі необхідності бюджетні установи застосовували типові форми, наведені у додатках до Інструкції № 90. Наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572 (далі – Наказ № 572) затверджено типові форми для відображення результатів інвентаризації, які можуть застосовуватися юридичними особами незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарювання. Відтепер бюджетні установи можуть використовувати:

• Інвентаризаційний опис необоротних активів;
• Інвентаризаційний опис запасів;
• Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання;
• Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів;
• Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів;
• Акт про результати інвентаризації грошових коштів;
• Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій;
• Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
• Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
• Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
• Протокол інвентаризаційної комісії.

Отже, як і раніше, для документального оформлення інвентаризації маємо 12 форм, але вони дещо відрізняються від форм, затверджених Інструкцією № 90.

Так, для перевірки наявності та стану необоротних активів зараз застосовується Інвентаризаційний опис необоротних активів (раніше – три різних документи: Інвентаризаційний опис основних засобів, Інвентаризаційний опис нематеріальних активів, Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів). Крім того, нова універсальна форма значно розширена, що продиктовано нормами НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» (набуло чинності з 01.01.15 р.). Тому відтепер за даними бухгалтерського обліку, крім звичної інформації про найменування, номенклатурний номер, інвентарний номер та номер паспорта, дату введення в експлуатацію, кількість та вартість, для кожної позиції необоротних активів потрібно зазначати первісну (переоцінену) вартість, суму накопиченої амортизації, балансову вартість та строк корисного використання.

Звичайно, заповнення такої кількості даних потребуватиме більше часу, але інвентаризаційний опис, дійсно, буде тим документом, який забезпечить достовірність даних бухгалтерського обліку та звітності, зокрема виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання, та необхідності їх оновлення.

Для інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності використовується Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів типової форми № НА-4, затвердженої наказом Мінфіну від 22.11.04 р. № 732 (п. 3 Наказу № 572).

На відміну від необоротних активів, документальне оформлення запасів кардинально не змінилося. Єдина новація – запасам виділили окрему форму (раніше був один Інвентаризаційний опис для інших необоротних матеріальних активів та запасів), а їх вартість треба вказувати двічі – фактичну і за даними бухгалтерського обліку.

Також не дуже змінився Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання. Його доповнено графами про код ЄДРПОУ постачальника, а вартість цінностей відображається двічі (як і запасів) – фактична і за даними бухобліку. Цей опис слід застосовувати тільки при перевірці матеріальних цінностей на зберіганні, а передані цінності треба інвентаризувати у складі відповідних активів.

При інвентаризації грошових документів та бланків документів суворої звітності застосовується однойменний акт (за змістом майже індентичний знайомому нам Інвентаризаційному опису бланків документів суворої звітності – додаток 8 до Інструкції № 90), а грошових коштів – Акт результатів інвентаризації грошових коштів.

Зазначимо, що для оформлення результатів інвентаризації готівки Наказом № 572 форму не передбачено, натомість п. 3 цього документа рекомендує використовувати для цього Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Замість Акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструк-ції № 90) запроваджено три форми:

• Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
• Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
• Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.

Така деталізація допоможе розібратися у причинах виникнення заборгованостей, задокументувати їх та винайти ефективні методи щодо її усунення та запобігання.

Нововведенням є й Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій. Введення цієї форми продиктовано особливим підходом до обліку фінансових інвестицій, запропонованим НП(С)БОДС 133 «Фінансові інвестиції» (набуло чинності з 01.01.15 р.). Тож при інвентаризації фінансових інвестицій потрібно відобразити: назву та код ЄДРПОУ об’єкта фінінвестицій, його вид, а при розкритті інформації про фактичну наявність – зазначити документ, що підтверджує отримання фінансових інвестицій, їх номінальну вартість та строк погашення. За даними бухобліку слід також зазначити балансову вартість фінінвестицій.

Нормами п. 3 Наказу № 572 визначено, що для оформлення результатів інвентаризації:

• майна об’єктів державної власності застосовується Акт інвентаризації об’єктів державної власності, що пропонуються до списання, за формою додатка 2 до Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.07 р. № 1314;
• основних фондів, які пропонуються до відчуження, – Акт інвентаризації основних фондів (засобів), які пропонуються до відчуження, за формою додатка 2 до Порядку відчуження об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 06.06.07 р. № 803.

Нагадаємо, що Порядки № 803 і № 1314 розроблені для бюджетних установ, які утримуються за рахунок коштів держбюджету. Для установ, які утримуються коштом місцевого бюджету, відповідні порядки та форми документів повинні бути затверджені рішеннями відповідних місцевих рад.