Чи належить до обов’язків бухгалера визначати, що відбулось із об’єктом основних засобів – поліпшення чи ремонт?

У практичній діяльності бухгалтера виникають складнощі та проблеми з відображенням господарських операцій, пов’язаних із поліпшенням об’єкта основних засобів (далі – ОЗ) та його ремонтом. Що взагалі про ці заходи повинен знати бухгалтер і яка його відповідальність?

Є загальні правила, які стосуються відображення абсолютно всіх господарських операцій. Такі операції є наслідком конкретних дій посадових осіб, результатів діяльності бюджетної установи і повинні підтверджуватися документально.

Звичайно, за будь-яких обставин підставою для відображення госпоперацій у бухобліку є первинні документи, які фіксують факт їх здійснення. При цьому бюджетні установи можуть використовувати первинні документи як загальновстановленої форми, так і розробленої самостійно. Єдина рекомендація: розроблені форми повинні містити всі обов’язкові реквізити, притаманні первинним документам (ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996; п. 3.4 Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88).

У разі здійснення в бюджетній операцій зі створення, поліпшення ОЗ або їх ремонтів не завжди бухгалтеру легко визначитися, куди віднести ті чи інші витрати: капіталізувати їх чи списати. А для цього він має бути обізнаний з відповідними нормативними актами, відрізняти такі поняття, як створення об’єкта, ремонт, модернізація, реконструкція тощо, знати перелік первинних документів, що підтверджують їх виконання.

На жаль, не всі поняття, на які є посилання в НП(С)БОДС 121 і Методрекомендаціях до нього, мають нормативне підґрунтя в інших актах законодавства, яке б повністю розкривало їх сутність і чітко надавало відповідь. Але в будь-якому разі бухгалтерській службі в межах своїх повноважень і відповідальності необхідно заздалегідь підготуватися до таких специфічних господарських операцій, які потребують фахових знань виходячи з вимог законодавства (ст. 8 Закону № 996; пп. 7 п. 13 Типового положення, затвердженого постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59) щодо забезпечення організації бухгалтерського обліку.

Зокрема, слід подати керівникові бюджетної установи пропозиції (з урахуванням галузевих особливостей) щодо закріплення конкретних структурних підрозділів та їх посадових осіб за конкретними напрямами: планування, рух, зміна стану необоротних активів (надходження, експлуатація, поліпшення, ремонт, технічне обслуговування, вибуття тощо) та визначення в посадових інструкціях відповідальності за:

• організацію та управління відповідним напрямом діяльності;
• документальне оформлення діяльності з виконання робіт, послуг, отримання матеріальних цінностей, їх поліпшення та/або ремонту, технічного обслуговування об’єктів необоротних активів;
• складання, підписання й надання бухгалтерській службі в установлені правилами документообігу терміни відповідних документів, у тому числі розрахунків до кошторису щодо придбання, поліпшення, ремонтів ОЗ;
• визначення результатів ліквідації (заміни) об’єктів;
• здійснення контролю за збереженням та ефективним використанням необоротних активів тощо.

Краще взагалі створити спеціальну комісію в установі для визначення видів робіт і послуг, пов’язаних із поліпшенням і ремонтом необоротних активів, їх уведенням (виведенням) в експлуатацію, або покласти такі повноваження на інвентаризаційну комісію (робочу інвентаризаційну комісію). Відповідні висновки, надані нею, слугуватимуть підставою для прийняття рішення керівником бюджетної установи щодо планування відповідних видатків, їх здійснення, документування, списання тощо.