Порушення обліку зобов’язань

Дебіторська та кредиторська заборгованність: облік та списання

Виникнення будь-якої непогашеної заборгованості – чи дебіторської, чи кредиторської (далі – КЗ, ДЗ) – завжди привертало увагу контролюючих органів. Розглянемо типові порушення, на які звертають увагу ревізори.

Недотримання законодавства щодо взяття бюджетних зобов’язань

Найчастіше установи порушують порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань у частині взяття бюджетних зобов’язань, тобто проводять їх реєстрацію понад затверджений кошторис бюджетних асигнувань. Саме це призводить до утворення у бухобліку установи КЗ.

Варто нагадати, що відповідно до ст. 48 Бюджетного кодексу розпорядники та одержувачі бюджетних коштів зобов’язані брати бюджетні зобов’язання та здійснювати відповідні видатки за загальним фондом бюджету лише в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами.

Крім того, слід зауважити, що бюджетні установи, беручи бюджетні зобов’язання, мають керуватися Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 02.03.12 р. № 309.

Щодо реєстрації взяття зобов’язань за спецфондом, то існують окремі випадки їх реєстрації за відсутності відповідних фактичних надходжень до спецфонду бюджету.

Майте на увазі! Якщо фактичний обсяг власних надходжень за спецфондом кошторису наприкінці року менший за планові показники, розпорядник бюджетних коштів зобов’язаний до закінчення бюджетного періоду внести зміни до спецфонду кошторису та упорядкувати бюджетні зобов’язання з урахуванням унесених змін до спецфонду кошторису.

Недотримання строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків

У процесі фінансово-господарської діяльності установи виявляються випадки порушень проведення інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами, а саме:

• недотримання порядку, строків та періодичності проведення інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами;
• проведення інвентаризації розрахунків установою «лише на папері»;
• загалом не проводиться інвентаризація розрахунків із дебіторами та кредиторами.

Нагадаємо, що порядок проведення інвентаризації КЗ так само, як і ДЗ, визначено в п. 7 розд. ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879.

Порада! Бюджетній установі слід строго контролювати порядок і стежити за термінами проведення інвентаризації розрахунків. Зазначимо, що інвентаризацію розрахунків ДЗ проводять не менше двох разів на рік, КЗ – щоквартально.

Не контролюється наявність простроченої ДЗ та не вживаються заходи щодо її стягнення

Причиною виникнення простроченої ДЗ є несвоєчасне виконання сторонами зустрічних зобов’язань.Це виникає, якщо:

• в установі не відстежують кінцеві дати та строки постачання товарів, робіт, послуг згідно з укладеними договорами або виписаними рахунками на оплату.
• у договорах не обумовлено юридичну відповідальність за невиконання або неналежне виконання боржниками умов договору;
• у разі прострочення виконання грошового зобов’язання згідно з умовами договору бюджетною установою не застосовуються штрафні санкції до боржника.
• не встановлено внутрішнього порядку ведення претензійно-позовної роботи;
• не закріплено відповідні обов’язки за посадовою особою, яка має їх виконувати;
• не ведеться претензійно-позовна робота протягом усього позовного терміну;
• не ведеться належний контроль за станом проведення цієї роботи з боку відповідальних працівників установи.

Обов’язково! В положенні про юридичну службу установи, організації, держпідприємстваї має бути прописано внутрішній порядок ведення претензійно-позовної роботи. Якщо в установі немає юридичної служби, то ведення претензійно-позовної роботи покладають на посадову особу, яка виконує обов’язки з юридичних питань. В її посадовій інструкції прописують відповідні обов’язки щодо ведення претензійно-позовної роботи, здійснення контролю за такою роботою, за виконанням господарських договорів тощо.

Це стосується і КЗ, яка без належного контролю може стати простроченою. Отже, частими є випадки, коли після закінчення строку обов’язкового платежу, передбаченого умовами укладеного договору з постачальником, минуло понад 30 днів, а платіж за отримані товари або виконані роботи бюджетною установою не проведено.

Недотримання законодавства в разі списання з обліку сум заборгованостей

Зазвичай установа не проводить своєчасно списання з обліку сум ДЗ або КЗ через те, що відповідальними особами не перевіряються матеріали проведених установою інвентаризацій: акти інвентаризації розрахунків та додані до них довідки ДЗ і КЗ, щодо яких термін позовної давності вже минув.

Слід сказати, що бюджетна установа зобов’язана проводити своєчасне списання з балансу ДЗ або КЗ, за якими строк позовної давності вже минув.