Нарушения учета обязательств

Дебиторская и кредиторская задолженность: учет и списание

Возникновение любой непогашенной задолженности – или дебиторской, или кредиторской (далее – КЗ, ДЗ) – всегда привлекало внимание контролирующих органов. Рассмотрим типичные нарушения, на которые обращают внимание ревизоры.

Несоблюдение законодательства относительно взятия бюджетных обязательств

Чаще всего учреждения нарушают порядок регистрации и учета бюджетных обязательств в части взятия бюджетных обязательств, то есть проводят их регистрацию сверх утвержденной сметы бюджетных ассигнований. Именно это приводит к образованию в бухучете учреждения КЗ.

Стоит напомнить, что в соответствии со ст. 48 Бюджетного кодекса распорядители и получатели бюджетных средств обязаны брать бюджетные обязательства и осуществлять соответствующие расходы по общему фонду бюджета только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами.

Кроме того, следует заметить, что бюджетные учреждения, беря бюджетные обязательства, должны руководствоваться Порядком регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 02.03.12 г. № 309.

Что касается регистрации взятия обязательств по спецфонду, то существуют частные случаи их регистрации при отсутствии соответствующих фактических поступлений в спецфонд бюджета.

Имейте в виду! Если фактический объем собственных поступлений по спецфонду сметы в конце года меньше плановых показателей, распорядитель бюджетных средств обязан до окончания бюджетного периода внести изменения в спецфонд сметы и упорядочить бюджетные обязательства с учетом внесенных изменений в спецфонд сметы.

Несоблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации расчетов

В процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения выявляются случаи нарушения проведения инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, а именно:

• несоблюдение порядка, сроков и периодичности проведения инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами;
• проведение инвентаризации расчетов учреждением «только на бумаге»;
• вообще не проводится инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами.

Напомним, что порядок проведения инвентаризации КЗ, так же как и ДЗ, определен в п. 7 разд. ІІІ Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879.

Совет! Бюджетному учреждению следует строго контролировать порядок и следить за сроками проведения инвентаризации расчетов. Заметим, что инвентаризацию расчетов ДЗ проводят не менее двух раз в год, КЗ – ежеквартально.

Не контролируется наличие просроченной ДЗ и не принимаются меры относительно ее взыскания

Причиной возникновения просроченной ДЗ является несвоевременное выполнение сторонами встречных обязательств. Это происходит, если:

• в учреждении не отслеживают конечные даты и сроки поставки товаров, работ, услуг согласно заключенным договорам или выписанным счетам на оплату;
• в договорах не оговорена юридическая ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение должниками условий договора;
• в случае просрочки выполнения денежного обязательства согласно условиям договора бюджетным учреждением не применяются штрафные санкции к должнику;
• не установлен внутренний порядок ведения претензионно-исковой работы;
• не закреплены соответствующие обязанности за должностным лицом, которое должно их выполнять;
• не ведется претензионно-исковая работа в течение всего искового срока;
• не ведется надлежащий контроль за состоянием проведения этой работы со стороны ответственных работников учреждения.

Обязательно! В положении о юридической службе учреждения, организации, госпредприятия должен быть прописан внутренний порядок ведения претензионно-исковой работы. Если в учреждении нет юридической службы, то ведение претензионно-исковой работы возлагают на должностное лицо, которое исполняет обязанности по юридическим вопросам. В его должностной инструкции прописывают соответствующие обязанности относительно ведения претензионно-исковой работы, осуществления контроля за такой работой, за выполнением хозяйственных договоров и т. п.

Это касается и КЗ, которая без надлежащего контроля может стать просроченной. Таким образом, частыми являются случаи, когда по окончании срока обязательного платежа, предусмотренного условиями заключенного договора с поставщиком, истекло более 30 дней, а платежи за полученные товары или выполненные работы бюджетным учреждением не проведены.

Несоблюдение законодательства в случае списания с учета сумм задолженностей

Обычно учреждение не проводит своевременно списание с учета сумм ДЗ или КЗ из-за того, что ответственными лицами не проверяются материалы проведенных учреждением инвентаризаций: акты инвентаризации расчетов и приложенные к ним справки ДЗ и КЗ, относительно которых срок исковой давности уже истек.

Следует сказать, что бюджетное учреждение обязано проводить своевременное списание с баланса ДЗ или КЗ, по которым срок исковой давности уже истек.