Як документально оформити списання палива

Деякі питання бухгалтерського обліку не врегульовано законодавством. Тому установи мають розробляти власні положення та порядки щодо ведення бухобліку, дотримуючись загальних норм чинного законодавства. Це, зокрема, стосується і документального оформлення операцій зі списання палива.

Якими нормативними актами слід керуватися

Відповідно до ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) підставою для відображення в бухобліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних згідно з первинними документами можуть складатися зведені облікові документи.

Загальні вимоги до первинних документів визначено ст. 9 Закону № 996 і Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Як передбачено ст. 4 Закону № 996, бухоблік та фінзвітність ґрунтуються, зокрема, на принципі нарахування, згідно з яким доходи й витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності на момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Статтею 8 Закону № 996 установлено, що підприємство/установа самостійно обирає форму бухобліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них із дотриманням єдиних засад, установлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології оброблення облікових даних, розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Методологічні засади формування в бухобліку інформації про запаси визначено НП(С)БОДС 123 «Запаси» і розкрито в Методичних рекомендаціях з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11.

Відповідно до п. 3 розд. І зазначених Методрекомендацій господарські операції з надходження, руху та вибуття запасів оформлюються суб’єктом держсектору первинними документами, форми яких затверджені наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130 (далі – Наказ № 130) та наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193.

Рух палива: придбання та видавання

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – План рахунків № 1203), та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), нафтопродукти, газ, що закуплені та передані на зберігання та які будуть відпускатися за талонами або смарт-картками, слід відображати на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали». На цьому субрахунку ведеться облік усіх видів палива, що придбаваються чи заготовлюються для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель.

Проте для деталізації операцій, які будуть відображені на субрахунку 1514, радимо розробити та затвердити аналітику згідно з п. 2 ст. 8 Закону № 996, адже організація бухобліку в установі належить до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Придбане паливо (наприклад, бензин А-92 Євро), яке буде надаватися постачальником за паливними талонами чи смарт-карткою, варто відображати на субрахунку 1514/1 «Пально-мастильні матеріали у талонах (А-92 Євро)», а паливо, заправлене в бак авто на АЗС, – на субрахунку 1514/2 «Пально-мастильні матеріали в баку авто (А-92 Євро)».

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219), у бухобліку придбання бензину відображається так:

(грн)

Для відображення переміщення талонів від матеріально відповідальної особи до водія автомобіля варто завести журнал (прошити, пронумерувати сторінки, скріпити печаткою), у якому буде зазначено: № запису, дата видавання, особа (П. І. Б. та посада), яка видала, особа (П. І. Б. та посада), яка отримала талон, кількість у літрах (зазначена на виданому талоні), серійний номер талону (за наявністю).

Використання палива

Первинним документом, що підтверджує факт використання бензину, є подорожній лист службового автомобіля. На сьогодні його типова форма не затверджена на законодавчому рівні.

Типову форму первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкцію про порядок її застосування затверджено наказом Держстату від 17.02.98 р. № 74 (далі – Наказ № 74, Інструкція № 74), які втратили чинність згідно з наказом Держстату від 19.03.13 р. № 95.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу та ч. 1 ст. 9 Закону № 996 підставою для відображення в бухобліку господарських операцій є первинні документи. Тому бланк подорожнього листа і журнал видавання паливних талонів слід розробити та затвердити наказом по установі про організацію бухобліку.

Органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) розробляють та затверджують Порядок, у якому прописують вимоги до утримання, використання, технічного обслуговування і ремонту службового автотранспорту, а також перелік посадових осіб, які мають право користуватися службовим авто.

Отже, у наказі про організацію бухобліку треба зазначити, що в разі використання службового автомобіля слід керуватися нормами Порядку, затвердженого на рівні ОМС, або розробити і затвердити власний Порядок. Тоді в додатку до Порядку слід навести бланк подорожнього листа службового автомобіля – див. зразок 1, а бланк можна скачати у кінці консультації.

Які реквізити подорожнього листа є обов’язковими?

Згідно з п. 2.4 Положення № 88 первинні документи мають такі обов’язкові реквізити:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ;
• назва документа (форми);
• дата складання;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації.

Якщо треба, до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити, а саме:

• код ЄДРПОУ;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Як звітувати про заправляння авто та використання палива?

Документом, що підтверджує факт заправляння автомобіля, є товарний чек, отриманий на АЗС, який надається разом із подорожнім листом до бухгалтерії. Слід звертати увагу на дату та годину виконання цих дій (робочі дні та години). Суму, зазначену в товарному чеку, ми до уваги не беремо, оскільки вона може коливатися, а от кількість заправленого палива обов’язково враховуємо.

Дату та кількість заправленого палива зручніше заносити до Реєстру подорожніх листів, форма якого розробляється установою самостійно з урахуванням специфіки її діяльності – див. зразок 2, а бланк можна скачати у кінці консультації.

Реєстр призначений для накопичення проведених заправлянь та обліку кілометражу автомобіля у звітному місяці. Він дозволяє бухгалтеру в зручний спосіб розрахувати використане пальне та є документом, який містить зведену інформацію із подорожніх листів про використання палива за певний період.

Списання палива

На підставі даних подорожніх листів та Реєстру подорожніх листів складається Акт списання типової форми № 3-2, затвердженої Наказом № 130. Акт складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках (див. зразок 3). Перший примірник передається до бухгалтерії, другий – залишається у матеріально відповідальної особи.

На підставі отриманого та перевіреного акта списання бухгалтер робить такі проведення:

(грн)

Інформація, що міститься в акті списання, заноситься до Меморіального ордера № 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих запасів» (типова форма затверджена наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755) відповідного звітного місяця і використовується для обліку операцій із витрачання виробничих та інших запасів, крім харчових продуктів.