Как документально оформить списание топлива

Некоторые вопросы бухгалтерского учета не урегулированы законодательством. Поэтому учреждения должны разрабатывать собственные положения и порядки относительно ведения бухучета, следуя общим нормам действующего законодательства. Это, в частности, касается и документального оформления операций по списанию топлива.

Какими нормативными актами следует руководствоваться

Согласно ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) основанием для отражения в бухучете хозяйственных операций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработки данных согласно первичным документам могут составляться сводные учетные документы.

Общие требования к первичным документам определены ст. 9 Закона № 996 и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Как предусмотрено ст. 4 Закона № 996, бухучет и финотчетность основываются, в частности, на принципе начисления, согласно которому доходы и расходы отражаются в бухучете и финотчетности на момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств.

Статьей 8 Закона № 996 установлено, что предприятие/учреждение самостоятельно выбирает форму бухучета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов, установленных этим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных, разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов.

Методологические принципы формирования в бухучете информации о запасах определены НП(С)БУГС 123 «Запасы» и раскрыты в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11.

Согласно п. 3 разд. І указанных Методрекомендаций хозяйственные операции по поступлению, движению и выбытию запасов оформляются субъектом госсектора первичными документами, формы которых утверждены приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 (далее – Приказ № 130) и приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193.

Движение топлива: приобретение и выдача

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203 (далее – План счетов № 1203), и Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), нефтепродукты, газ, которые закуплены и переданы на хранение и которые будут отпускаться по талонам или смарт-карточкам, нужно отражать на субсчете 1514 «Горюче-смазочные материалы». На этом субсчете ведется учет всех видов топлива, которые приобретаются или заготавливаются для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для изготовления энергии и отопления зданий.

Однако для детализации операций, которые будут отражены на субсчете 1514, советуем разработать и утвердить аналитику согласно п. 2 ст. 8 Закона № 996, ведь организация бухучета в учреждении относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) согласно законодательству и учредительным документам.

Приобретенное топливо (например, бензин А-92 Евро), которое будет предоставляться поставщиком по топливным талонам или смарт-карточкам, следует отражать на субсчете 1514/1 «Горюче-смазочные материалы в талонах (А-92 Евро)», а топливо, заправленное в бак авто на АЗС, – на субсчете 1514/2 «Горюче-смазочные материалы в баке авто (А-92 Евро)».

Согласно Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219), в бухучете приобретение бензина отражается так:

(грн)

Для отражения перемещения талонов от материально ответственного лица к водителю автомобиля следует завести журнал (прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью), в котором будут указаны: № записи, дата выдачи, лицо (Ф. И. О. и должность), которое выдало, лицо (Ф. И. О. и должность), которое получило талон, количество в литрах (указано на выданном талоне), серийный номер талона (при наличии).

Использование топлива

Первичным документом, который подтверждает факт использования бензина, является путевой лист служебного автомобиля. На сегодня его типовая форма не утверждена на законодательном уровне.

Типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкция о порядке ее применения утверждены приказом Госстата от 17.02.98 г. № 74 (далее – Приказ № 74, Инструкция № 74), которые утратили силу согласно приказу Госстата от 19.03.13 г. № 95.

Согласно п. 44.1 Налогового кодекса и ч. 1 ст. 9 Закона № 996 основанием для отражения в бухучете хозяйственных операций являются первичные документы. Поэтому бланк путевого листа и журнал выдачи топливных талонов нужно разработать и утвердить приказом по учреждению об организации бухучета.

Органы местного самоуправления (далее – ОМС) разрабатывают и утверждают Порядок, в котором прописывают требования к содержанию, использованию, техническому обслуживанию и ремонту служебного автотранспорта, а также перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться служебным авто.

Итак, в приказе об организации бухучета надо заметить, что в случае использования служебного автомобиля нужно руководствоваться нормами Порядка, утвержденного на уровне ОМС, или разработать и утвердить собственный Порядок. Тогда в приложении к Порядку нужно привести бланк путевого листа служебного автомобиля – см. образец 1, а бланк можно скачать в конце консультации.

Какие реквизиты путевого листа являются обязательными?

Согласно п. 2.4 Положенич № 88 первичные документы имеют следующие обязательные реквизиты:

• наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;
• название документа (формы);
• дата составления;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);
• должности и фамилии лиц, ответственных за осуществления хозоперации и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в хозоперации.

Если нужно, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, а именно:

• код ЕГРПОУ;
• номер документа;
• основание для осуществления операций;
• данные о документе, удостоверяющем личность получателя, и т. п.

Как отчитываться о заправке авто и использовании топлива?

Документом, подтверждающим факт заправки автомобиля, является товарный чек, полученный на АЗС, который представляется вместе с путевым листом в бухгалтерию. Нужно обращать внимание на дату и время выполнения этих действий (рабочие дни и часы). Сумму, указанную в товарном чеке, мы во внимание не принимаем, поскольку она может колебаться, а вот количество заправленного топлива обязательно учитываем.

Дату и количество заправленного топлива удобнее заносить в Реестр путевых листов, форма которого разрабатывается учреждением самостоятельно с учетом специфики его деятельности – см. образец 2, а бланк можно скачать в конце консультации.

Реестр предназначен для накопления проведенных заправок и учета километража автомобиля в отчетном месяце. Он позволяет бухгалтеру удобным способом рассчитать использованное горючее и является документом, содержащим сводную информацию из путевых листов об использовании топлива за определенный период.

Списание топлива

На основании данных путевых листов и Реестра путевых листов составляется Акт списания типовой формы № 3-2, утвержденной Приказом № 130. Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах (см. образец 3). Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица.

На основании полученного и проверенного акта списания бухгалтер делает следующие проводки:

(грн)

Информация, которая содержится в акте списания, заносится в Мемориальный ордер № 13 «Накопительная ведомость расходования производственных запасов» (типовая форма утверждена приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755) соответствующего отчетного месяца и используется для учета операций по расходованию производственных и других запасов, кроме пищевых продуктов.