Держреєстрація бюджетної установи - підтвердження факту його створення

Найперше, що необхідно здійснити новоствореній бюджетній установі, щоб розпочати свою діяльність, – це підтвердити факт її створення як юридичної особи (далі – юрособа) шляхом державної реєстрації. Підготуватися до такої реєстрації допоможе ця консультація.

Раніше ідентифікаційні номери (восьмирозрядні коди) юрособи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (далі – ЄДРПОУ) присвоювались лише органами статистики для проведення спостережень за структурними змінами в економіці щодо видів діяльності, створення, реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) та ліквідації суб’єктів господарювання.

На сьогодні відповідно до п. 5 постанови КМУ від 22.01.96 р. № 118 «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України» присвоєння ідентифікаційних кодів за ЄДРПОУ здійснюється:

• органами державної статистики та відповідними центральними органами виконавчої влади – щодо суб’єктів, відомості про які становлять державну таємницю;
• державними реєстраторами – щодо суб’єктів, на яких поширюється дія Закону від 15.05.03 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» (далі – Закон № 755).

Код за ЄДРПОУ зберігається за суб’єктом, якому він присвоєний, протягом усього періоду існування такого суб’єкта і є єдиним. Він є обов’язковим для використання в усіх видах звітних та облікових документів суб’єкта господарювання й зазначається на його печатках та штампах, а також в усіх документах – адміністративних, фінансових чи інших, де фігурує цей суб’єкт.

Правові засади державної реєстрації юросіб

Юридичною особою є організація, створена й зареєстрована в установленому законом порядку (ч. 1 ст. 80 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Юрособи, як передбачено ст. 2 ЦК, є учасниками цивільних відносин. Загальні положення про юридичну особу (поняття, види юросіб, їх створення, вимоги до змісту установчих документів тощо) визначено у гл. 7 ЦК.

Кожній юрособі властиві ідентифікуючі ознаки учасника правовідносин, що дозволяють виокремити юрособу-контрагента з-поміж інших юросіб. На практиці широко застосовується поняття «реквізити юридичної особи».

Такими основними реквізитами є: найменування юрособи, місцезнаходження, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ. Також важливими є реквізити рахунків, призначені для проведення розрахунків у процесі господарської діяльності.

Що стосується найменування юрособи або її відокремленого підрозділу, то Вимоги до його написання затверджено наказом Мін’юсту від 05.03.12 р. № 368/5. Ними, зокрема, визначено: особливості найменування окремих юросіб та їх відокремлених підрозділів; порядок використання символів, розділових знаків у найменуванні юрособи тощо. Крім того, установлено, що: юрособа може мати, крім повного найменування, скорочене найменування; найменування юрособи не може бути тотожним найменуванню іншої юрособи.

Юрособи, залежно від порядку їх створення, поділяються на юридичних осіб приватного права та юридичних осіб публічного права (ст. 81 ЦК). Звертаємо увагу, що юрособи публічного права створюються розпорядчим актом Президента України, органу державної влади, органу влади АР Крим або органу місцевого самоврядування. Порядок утворення та правовий статус юросіб публічного права встановлюються Конституцією України та законом.

Рішення про створення (заснування) юросіб приймаються їх засновниками. Порядок прийняття такого рішення залежить від конкретного типу юрособи (її організаційно-правової форми).

Юрособи можуть створюватися у таких організа­ційно-правових формах, як товариства, установи та в інших формах, передбачених законом. Отже, установа є однією з організаційно-правових форм юросіб.

У бюджетній сфері функціонують бюджетні установи. Значення цього терміна наведено в законодавстві, що регулює бюджетні відносини. Так, відповідно до ст. 2 Бюджетного кодексу (далі – БК) бюджетні установи – це органи державної влади, органи місцевого самоврядування, а також організації, створені ними в установленому порядку, що повністю утримуються за рахунок відповідно державного бюджету чи місцевого бюджету. З огляду на зазначене вище бюджетні установи є юридичними особами публічного права.

Після прийняття рішення та оформлення документів, необхідних для здійснення діяльності бюджетних установ, ці документи подаються для проведення державної реєстрації (ст. 89 ЦК). Наголошуємо, що юридична особа (у т. ч. й бюджетна установа) вважається створеною із дня її державної реєстрації.

Державна реєстрація юрособи полягає в під-твердженні факту її створення, що здійснюється уповноваженим органом державної влади (на сьогодні – державними реєстраторами Державної реєстраційної служби) у порядку, установленому Законом № 755.

Реєстрація проводиться за місцезнаходженням юрособи або за місцезнаходженням органу, що прийняв рішення про утворення центрального органу виконавчої влади, у разі невизначення місцезнаходження новоутвореного центрального органу виконавчої влади.

Підсумовуючи, слід зазначити, що саме бюджетною установою визначається державний орган, який здійснює її держреєстрацію.

Відомості про державну реєстрацію юридичної особи (у т. ч. й бюджетної установи) заносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – ЄДР).

Водночас до ЄДР не заносяться відомості, що становлять державну таємницю, оскільки для окремих категорій юросіб установлено спеціальний порядок державної реєстрації.

Слід звернути увагу, що відповідно до ч. 4 ст. 4 Закону № 755 відокремлені підрозділи юрособи не підлягають державній реєстрації.

Документи для державної реєстрації бюджетних установ

Для державної реєстрації юрособи (бюджетної установи) керівник, засновники або уповноважена ними особа подає державному реєстратору комплект документів, визначений у ст. 24 Закону № 755 (або ст. 241 – для здійснення держреєстрації центрального органу виконавчої влади). Закон № 755 передбачає три способи подання документів: особисто (засновниками, керівником або уповноваженою особою), поштовим відправленням або електронним документом. Електронні документи, що подаються для держреєстрації, оформлюються згідно з вимогами законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу.

Звертаємо увагу, що за здійснення державної реєстрації реєстраційний збір не справляється.

Комплект документів, які подаються для державної реєстрації, залежить від способу утворення установи. Їх можна умовно поділити на обов’язкові та додаткові.

До обов’язкових документів належать:

1. Заповнена реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи за формою 1 або 2 (на порядку її заповнення зупинимось пізніше). Зауважимо, що в разі подання документів поштовим відправленням справжність підпису заявника на цій картці має бути нотаріально засвідчена.

2. Рішення засновників або уповноваженого ними органу про створення юридичної особи (примірник оригіналу, ксерокопія, нотаріально засвідчена копія) – протокол загальних чи установчих зборів засновників або рішення засновника.

3. Два примірники установчих документів. Статут (або положення, або засновницький договір) прошивається, пронумеровується та підписується засновником (засновниками) або уповноваженими особами. Зауважимо, що статут не подається при створенні юридичної особи на підставі модельного статуту, затвердженого постановою КМУ. У такому разі в реєстраційній картці проставляється відповідна відмітка з посиланням на типовий установчий документ.

До додаткових документів належать:

1. Документ, що засвідчує повноваження (довіреність, доручення тощо) – якщо документи подаються уповноваженою особою.

2. Передавальний акт – для створення юридичної особи у результаті злиття, приєднання або перетворення.

3. Розподільчий баланс – для створення юридичної особи у результаті поділу або виділу.

Що стосується форм реєстраційних карток, то на виконання вимог ч. 2 ст. 7 Закону № 755 їх затверджено наказом Мінюсту від 14.10.11 р. № 3178/5 (далі – Наказ № 3178/5). Залежно від способу утворення юридичної особи для проведення її державної реєстрації застосовується:

• форма 1 – Реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи, утвореної шляхом заснування нової юридичної особи.
• форма 2 – Реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи, утвореної шляхом реорганізації діючої (діючих) юридичної особи (юридичних осіб) у результаті злиття, поділу, виділу або перетворення.

Користуючись нагодою, звертаємо увагу, що наказом Мін’юсту від 10.04.15 р. № 529/5 унесено зміни до Наказу № 3178/5, зокрема викладено в новій редакції форми карток 1, 2 та 4.

Форми реєстраційних карток, які необхідно заповнити для проведення державної реєстрації юридичних осіб, розміщено на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби (http://www.drsu.gov.ua). Крім того, на цьому сайті міститься інформація про електронну реєстрацію юридичних осіб, адміністративні послуги, що надаються через Укрпошту, доступ до ЄДР.

У реєстраційній картці наводяться відомості про:

• юридичну особу та її засновників;
• види економічної діяльності юридичної особи;
• органи управління юридичною особою;
• розпорядчий акт, на підставі якого створено орган державної влади, орган місцевого самоврядування;
• фізичних осіб – платників податків, які обираються (призначаються) до органу управління юридичної особи, уповноважених представляти юридичну особу у правовідносинах із третіми особами, про керівника юридичної особи;
• наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи;
• фізичних осіб – платників податків, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, у тому числі підписувати договори тощо.

Звертаємо увагу, що в разі створення відокремлених підрозділів відповідно до вимог ст. 27 Закону № 755 відомості про відокремлені підрозділи юридичної особи залучаються до її реєстраційної справи та включаються до ЄДР. При цьому виконавчий орган юридичної особи або уповноважена ним особа зобов’язані подати в установленому законодавством порядку державному реєстратору за місцезнаходженням юридичної особи заповнену реєстраційну картку про створення відокремленого підрозділу (форма 5). У цій картці наводиться інформація про: юридичну особу; створений відокремлений підрозділ юридичної особи (найменування, місцезнаходження); осіб, які мають право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи на підставі довіреності, у тому числі підписувати договори, про керівника відокремленого підрозділу юридичної особи; наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи; види економічної діяльності відокремленого підрозділу юридичної особи тощо.

Принагідно нагадаємо, що виконавчий орган – це орган, який безпосередньо діє від імені юридичної особи та виконує рішення вищого органу. Виконавчий орган може бути утворений як колегіальний орган, так і як одноособовий. Зазвичай одноособовий виконавчий орган – це директор, керівник, голова тощо.

Якщо документи для проведення державної реєстрації юридичної особи подаються засновником або керівником юридичної особи, пред’являється його паспорт громадянина України.

Необхідно знати, що державному реєстратору забороняється вимагати додаткові документи для проведення державної реєстрації юридичної особи, якщо вони не передбачені ч. 1–7 ст. 24 Закону № 755.

Крім того, законодавством визначено випадки, у яких подані документи можуть не розглядатися. Так, державний реєстратор зобов’язаний залишити без розгляду документи, якщо вони:

• подані за неналежним місцем проведення державної реєстрації;
• не відповідають вимогам, установленим ч. 1, 2, 4–7 ст. 8 та ч. 5 ст. 10 Закону № 755;
• подані не в повному обсязі;
• подані особою, яка не має на це повноважень;
• до держреєстратора надійшло рішення суду щодо заборони проведення реєстраційних дій.

Строк державної реєстрації

Строк державної реєстрації юридичної особи не повинен перевищувати трьох робочих днів із дати надходження відповідних документів.

Слід звернути увагу, що державна реєстрація новоутвореного та утвореного в результаті злиття, приєднання, поділу або перетворення центрального органу виконавчої влади як юридичної особи здійснюється у триденний строк із дня набрання чинності акта Президента України про призначення керівника цього органу.

Інформація про проведення державної реєстрації юридичної особи підлягає обов’язковому оприлюдненню на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби протягом 10 робочих днів із дня внесення відповідного запису до ЄДР.

Результатом держреєстрації є отримання Виписки з ЄДР та одного примірника оригіналу установчих документів з відміткою держреєстратора про проведення держреєстрації юридичної особи. Ураховуючи можливість отримання даних у порядку взаємообміну інформацією відомчих реєстрів органів статистики, фіскальних органів, Пенсійного фонду, Виписка з ЄДР містить інформацію про установи та коди реєстрації юридичної особи в названих органах.

Виписка може бути отримана особисто заявником чи уповноваженою особою за документом, що підтверджує її повноваження. За надання Виписки з ЄДР за результатами проведення реєстраційної дії плата не справляється (ч. 6 ст. 20 Закону № 755).

У подальшому копія Виписки з ЄДР використовується при відкритті рахунків в установах банків, якщо це передбачено законодавством, та реєстрації в Єдиному реєстрі розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів.

Витяг з ЄДР

У разі необхідності бюджетні установи можуть отримувати (за запитом) в органах Державної реєстраційної служби Витяг з ЄДР – документ установленого зразка, який видається юридичній особі на підтвердження інформації, що міститься в ЄДР, за критерієм пошуку, зазначеним у запиті. Критерій пошуку формується особою, що звернулася за наданням витягу.

Витяги з ЄДР бувають трьох видів: базовий, розширений та вибірковий. Залежно від виду витягу деталізація інформації про юридичну особу різниться. Найбільш повна інформація про юридичну особу та відомості, отримані в порядку взаємного обміну інформацією з відомчих реєстрів органів статистики, фіскальної служби, Пенсійного фонду, міститься в розширеному витягу.

Форму Запиту про надання витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців затверджено в додатку 2 до Порядку надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.12.12 р. № 1846/5 (далі – Наказ № 1846). Форму запиту також розміщено на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби (http://www.drsu.gov.ua).

Відповідно до Наказу № 1846 запит про надання Витягу подається запитувачем особисто або через Реєстраційний портал, або надсилається поштовим відправленням.

Що стосується плати за отримання Витягу, то відповідно до ч. 4 ст. 20 Закону № 755 органи державної влади, органи місцевого самоврядування, суди, органи внутрішніх справ, органи прокуратури, органи Служби безпеки та їх посадові особи безоплатно отримують відомості з ЄДР з метою здійснення ними повноважень, визначених законом, виключно в електронній формі через веб-сайт Державної реєстраційної служби у порядку, визначеному Наказом № 1846.

За надання Витягу з ЄДР у паперовій формі справляється плата в розмірі 0,05 мінімальної заробітної плати в місячному розмірі, установленої законом на 1 січня календарного року, в якому подається запит про надання відповідних відомостей (ч. 5 ст. 20 Закону № 755). Тобто на сьогодні сума оплати становить 60,90 грн. (1 218 грн. х 0,05). Однак це не остаточний роз-мір плати, оскільки при здійсненні будь-яких платежів через установи банку або термінали прийому платежів додатково стягується вартість послуг за обслуговування.

Печатка

Ще однією особливістю правового регулювання юридичних осіб в Україні, що надійшла з історії права, є використання печатки юридичними особами.

Звертаємо увагу, що з метою спрощення порядку відкриття бізнесу Законом від 15.04.14 р. № 1206-VII, який набув чинності з 30.10.14 р., унесено зміни до низки кодексів та законодавчих актів України, зокрема щодо переходу на добровільне використання печаток суб’єктами господарювання приватного права. Детальну позицію із цього питання висвітлено також у листі Мін’юсту від 14.08.14 р. № 6820-0-4-14/8.1.

Що стосується використання печаток бюджетними установами, то нормативно-правовими актами, які регулюють бюджетні правовідносини та затверджують форми відповідних документів, передбачено скріплення підписів печаткою бюджетної установи, що вказує на необхідність наявності печатки в бюджетній установі.

Крім того, відповідно до законодавства, яке визначає статус і атрибути міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (ст. 4 Закону від 17.03.11 р. № 3166-VI «Про центральні органи виконавчої влади»), останні мають печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби України. При цьому зразки печаток, бланків і табличок (вивісок) міністерств, інших центральних органів виконавчої влади затверджуються КМУ. Про обов’язковість наявності печаток у цих установах свідчать норми Указу Президента від 24.12.10 р. № 1199/2010 «Деякі питання організації роботи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади», яким затверджено Типове положення про Міністерство України (п. 14) та Типове положення про центральний орган виконавчої влади України, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через відповідного члена Кабінету Міністрів України (п. 12). Отже, міністерства, інші центральні органи виконавчої влади мають ураховувати зазначені вимоги при затвердженні своїх положень.

У разі якщо діяльність бюджетної установи здійснюється за статутом, при його затвердженні також мають бути враховані вимоги бюджетного законодавства в частині застосування печатки.

На підставі проведеного аналізу норм законодавства можна дійти висновку, що кожна бюджетна установа повинна мати круглу печатку із зазначенням свого найменування, ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ та назви адміністративно-територіальної одиниці, в якій зареєстровано цю юридичну особу.

З огляду на те, що на печатці зазначається ідентифікаційний код юридичної особи, виготовлення печатки можливе лише після державної реєстрації юридичної особи та отримання Виписки з ЄДР.

З 2011 року спрощено порядок виготовлення печаток – не потрібно отримувати дозвіл у дозвільному органі, оскільки втратив чинність наказ МВС від 11.01.99 р. № 17 щодо видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів.

На сьогодні, щоб виготовити печатку, достатньо звернутися з відповідним замовленням до спеціалізованого підприємства, яке цим займається. При цьому бюджетні установи також мають розраховувати на проведення відповідних витрат. Вартість виготовлення печатки залежить від строку її виготовлення, складності захисту та наявності у регіоні спеціалізованих підприємств тощо.

Для виготовлення печатки спеціалізованим підприємствам, як правило, подається: копія реєстраційного документа організації, копія документа, що підтверджує право на гербову печатку, ескіз печатки, погоджений керівником, та довіреність (якщо печатку замовляє уповноважена особа за дорученням).

Акцентуємо увагу тих, хто вперше займатиметься підготовкою зразка печатки для її подальшого виготовлення. Існують установлені законодавством вимоги щодо зображення на печатці Державного герба України, а також до форми, розміру, краю печатки та шрифту написів на ній.

Зокрема, постановою Верховної Ради від 19.02.92 р. № 2137-XII установлено, що зображення Державного Герба України поміщується на печатках органів державної влади і державного управління з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба, затвердженого п. 1 цієї постанови.

Указані вище вимоги дістали подальшого розвитку у відповідних рішеннях уряду. Так, наприклад, постановами КМУ від 03.08.11 р. № 857 «Про затвердження зразків та описів печатки і таблички (вивіски) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади» та від 23.08.95 р. № 672 «Про затвердження зразків і описів гербових печаток, малих гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, бланків і табличок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій» затверджено вимоги до зразків печаток зазначених органів влади.

Принагідно звертаємо увагу, що в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 30.11.11 р. № 1242 (далі – Типова інструкція № 1242), міститься окремий розділ, присвячений відбитку печатки.

Відповідно до п. 73 Типової інструкції № 1242 на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій із матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою. Такий перелік документів наводиться в інструкції з діловодства установи, яка затверджується розпорядчим документом.

При цьому відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».

Крім того, на виконання п. 75 Типової інструкції № 1242 наказом (розпорядженням) керівника установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки та посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Інформація, наведена в цій статті, допоможе бюджетним установам організувати підготовчі заходи щодо забезпечення їх державної реєстрації як юридичних осіб та виготовлення печатки, що дозволить у подальшому зареєструватися в Єдиному реєстрі розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів, ведення якого здійснюється Державною казначейською службою.