Як зменшити обсяг роботи, що звалився на мене та знизити робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби? - авторське бачення Марини Сердюк

Переможці XI Всеукраїнського конкурсу «Кращий бухгалтер України»

Текст ЕСЕ викладено в оригіналі:

Я, Сердюк Марина, працюю у відділі освіти Покровської міської ради Донецької області на посаді заступник головного бухгалтера.

Забезпечення продуктивності праці бухгалтерів, збереження їхнього здоров’я та зниження мінімального відсотку допущених помилок, зменшення робочого навантаження – це важливе завдання для керівництва.

Для вирішення таких питань є два варіанти. Перше потрібно автоматизувати робочий процес фінансової служби (бухгалтерії). В нашій бухгалтерії відділу освіти автоматизація налаштована, тобто працюємо в програмах: КБС-бухгалтерія, Fredoo, Зарплата Коминтех. Другий варіант- це законодавство.

Проблеми, на яких хочеться зупинитися більш детально в процесах роботи, які б дійсно полегшили роботу бухгалтера на рівні законодавства:

1. Робота в системі дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства – Казначейство (СДО)». Зменшили фізичний «похід» до Держказначейства, при цьому збільшили обсяг роботи на місцях, а саме:

1.1 Якщо договір складається з великої кількості документів, сканований файл буде завеликим до відправки (до 5мб), необхідно стискати документи, які в рази втрачають якість відображення при відкритті. Казначеї не приймають таких документів до реєстрації.

Рішення – збільшити допустимий об’єм файлів для відправки до 10 мб.

1.2 Програма має дуже не зручний сервер, щодо друку платіжних інструкцій. Наприклад, платіжна інструкція надана на оплату 10 вересня 2023 року, але платежі «стоять», їх оплату провели 21 грудня 2023 року. При цьому формується виписка банку, але ж знайти платіжку у відправлених файлах можна тільки пам’ятаючи , коли вони були надані до системи СДО або веденням додаткового реєстру платежів, які не оплачені ( знову ж додаткова робота для бухгалтера). З великим обсягом платежів, це забирає дуже велику кількість часу.

Рішення – додати до системи дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства – Казначейство (СДО)» окремий файл «Оплачені інструкції», для можливості їх зберігання та для друку в одному місці.

1.3 Відсутня можливість вивантаження банківських виписок з рахунків спеціального фонду з системі дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства – Казначейство (СДО)» до бухгалтерської програми КБС- бухгалтерія. На теперішній час ця операція проводиться у ручному режимі.

Рішення — доопрацювати можливості програми вивантаження банківських виписок.

2. Вдосконалення процесу електронного документообігу первинних документів ( договір, специфікація, акти виконаних робіт, накладна тощо) і створення єдиного формату, задля зменшення об’єму сканування документів. Тобто з договором, актом або накладною в паперовому вигляді надається електронний варіант файлів з електронним підписом підрядника (виконавця), який повністю відповідає паперовому носію. Організація (замовник) накладає свій електронний підпис керівника та головного бухгалтера. Цей файл підгружається до ККЛ(СДО) та до бухгалтерських програм. Це зменшує час відпрацювання сканованих документів до системи обліку ( особливо, якщо у накладній при придбанні дрібних матеріальних цінностей більше ста одиниць!!).

3. На рівні законодавства вирішення питання щодо внесення даних нарахованої амортизації до інвентарних карток основних засобів. У нашій установі їх більш ніж 2000 одиниць. Інвентарні картки починаються з 1956 року. Бухгалтер розносить вручну в картки амортизацію понад два місяці, виконуючи паралельно свою роботу по обліку, а в умовах війни такий об'єм роботи залишається не виконаним, так як більшість працівників на дистанції, а ті що на місцях завантажені понаднормово , тому їм недостатньо часу для виконання такої роботи.

4. Спрощення розрахунку середньої заробітної плати в бюджетній сфері.

Вважаю за потрібне зробити розрахунок середньої заробітної плати одним (одна база для розрахунку) для нарахування усіх видів середніх заробітків . Тобто, якщо це 12 місяців розрахунку, алгоритм розрахунку середньої заробітної плати повинен бути однаковим для усіх нарахувань лікарняних , відпусток всіх видів, матеріальної допомоги . Це зменшить кількість помилок у розрахунках зарплат та обсяг витраченого часу для таких розрахунків.

5. Внесення змін до спрощення алгоритму нарахування премії , Згідно останніх змін премія нарахована у грудні 2023 року по висновкам роботи за 4 квартал 2023 року повинна розбиватися на три місяці першого кварталу 2024 року. Навіщо?? Дуже важко навчити нових бухгалтерів таким розрахункам, особливо коли раніше така премія розбивалась на місяці 4 кварталу пропорційно, тут ще була логіка, зараз розбивка премії наперед зовсім збиває з толку.

6.Спрощення внесення даних на порталі Є-дата (Єдиний веб-портал використання публічних коштів), на якому оприлюднюється інформація про використання публічних коштів та реалізується ідея прозорого бюджету, згідно із Законом «Про відкритість використання публічних коштів», а саме відмінити таку звітність для бюджетних установ. Інформація про укладені договори та додатки до договорів є на сайті Prozorro. Також логічно було б уповноважити Держказначейство викладати звітність на порталі по всім ЄДРПОУ .

Другий варіант вирішення проблем:

це з особистого досвіду хочу визначити, що у роботі бухгалтерії є велика кількість внутрішніх таблиць, де ведеться облік, наприклад оренди, харчування, кількості учнів та інше. Раніше бухгалтер вів облік з використанням Excel і витрачався час, якщо керівники вимагали надати звіт по заборгованості будь якого обліку. На теперішній час всі облікові таблиці ведуться в Google таблицях, до яких надано доступ юридичній службі, керівництву та бухгалтерам, які заподіяні в даній роботі. Дуже зменшило час для роздрукування таких даних.

Також, з настанням війни, та коли більшість працівників були змушені працювати дистанційно, була налагоджена робота на базі системи Microsoft 365 Teams (приймання усіх звітів від підпорядкованих організацій та робоче спілкування між колегами). На теперішній час, коли бухгалтерія працює offline , а працівники різних служб працюють дистанційно, робота через Teams дуже полегшило організацію робочого процесу. Наприклад: направлена телефонограма про надання інформації, де є потреба для підвозу питної води. У Teams чітко відображається хто ознайомлена, а хто ні. І зручно опрацьовувати відповідь.

Всім керівникам підрозділів бухгалтерії необхідно раціонально делегувати завдання на бухгалтерів, таким чином оптимізувати робочий процес. Важливим моментом є розробка внутрішнього документообігу, визначених програм, додатків, платформ, якими користуються бухгалтери. Як приклад: у нас 22 дошкільних закладу, кожну п'ятницю 2 бухгалтери збирали заявки на продукти харчування для планування меню у дитячих садках на наступний тиждень. Це велика кількість інформації, яку потім треба зібрати в одну. Проаналізувавши кількість затраченого часу для обробки такої інформації ми зробили одну таблицю (Google), де вказали найменування всіх продуктів, на які ми провели закупівлю, та вказали найменування всіх закладів. До 13.00 кожну п'ятницю дані повинні бути заповнені, з 13.00 до 16.00 бухгалтер перевіряє замовлення продуктів, звіряється , роздруковує, підписує, та робить архів даних. Відправляє постачальнику. Тепер таким збором інформації займається один працівник. Данні виводяться на комп'ютер керівника. І такий аналіз повинен бути проведено для кожного об'єму робіт.

Зменшення робочого навантаження на бухгалтерію вимагає системного підходу та зусиль керівництва. Забезпечення ефективної роботи наших бухгалтерів, полегшення розрахунків, які зараз працюють в умовах війни, може призвести до поліпшення результатів та задоволеності працівників.

Працівники бухгалтерії повинні брати участь в семінарах та навчальних вебінарах, задля покращення навичок , обміном досвідом та ефективності виконання завдань на всіх рівнях, яке призведе до зменшення часу необхідного для їх виконання.

Зміна у законодавстві щодо оплати бухгалтерській праці , зміна у законодавстві щодо зменшення штрафів за порушення у введенні бухобліку, зміна у законодавстві щодо підходів нарахування заробітній платі (зробити їх простішими), такі зміни можуть позитивно вплинути на рейтинг нашої професії та поповнити ряди молодими спеціалістами які будуть вносити нові прогресивні ідеї для обліку. ВІРИМО В УКРАЇНУ! ВІРИМО В ПЕРЕМОГУ! МИ СИЛЬНІ МИ НАЙКРАЩІ!!!!!!!

Сердюк Марина,
заступник головного бухгалтера,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».