Як зменшити обсяг роботи, що звалився на мене та знизити робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби? - авторське бачення Юлії Яковлєвої

Переможці XI Всеукраїнського конкурсу «Кращий бухгалтер України»

Текст ЕСЕ викладено в оригіналі:

Десять років тому у просторах інтернету я прочитала висловлювання "Я працюю, щоб жити, а не живу, щоб працювати". Це висловлювання стала для мене прозрінням і змусила озирнутися довкола, замислитись як я живу. Постійні затримки допізна на роботі, спроби самостійно розібратися у всіх проводах офісної техніки, консультації всіх співробітників щодо заповнення будь-яких форм, що містять цифри. А на вихідні купа бухгалтерських журналів, щоб вивчити всі новини законодавства, які з'явилися за тиждень. Я жила заради роботи. У моєму житті не було місця для сім'ї, друзів, відпочинку та захоплень. І тоді я вирішила, що так не може продовжуватися далі. Потрібно змінювати підхід до організації своєї роботи. Що я зробила?

По-перше, я навчилася говорити «ні» керівнику та колегам. Це було важко і не завжди виходило з першого разу, але воно того варте. Тепер я не роблю довідки чи розрахунки на першу вимогу, кинувши всі свої справи. Я не допомагаю складати звітність найближчим родичам керівника, я не допомагаю порахувати пенсію коханій бабусі торгового менеджера. Я роблю лише ті завдання, які знаходяться у межах моєї компетенції.

По-друге, я навчилася планувати свій робочий час. Кожну п'ятниці я пишу план на наступний тиждень. А наприкінці кожного робочого дня я складаю план для наступного. Планування допомагає мені вирішувати всі важливі питання вчасно, нічого не забувати і не тонути в дрібних справах, що виникають щодня.

По-третє, я навчилася делегувати. Адже простіше одного разу пояснити, чим регулярно виконувати роботу за своїх підлеглих. Для кожної ділянки обліку я прописала терміни, порядок проведення документів та критерії, за якими співробітник може себе перевірити. Разом із програмістами автоматизувала контроль за основними операціями у бухгалтерській програмі.

По-четверте, я написала інструкції з усіх основних процесів взаємодії між бухгалтерами та іншими співробітниками. Дуже багато часу витрачалося на пояснення як оформити лікарняний лист, які документи потрібно здати в бухгалтерію після повернення з відрядження, які документи потрібно запитати у нового контрагента та багато інших питань. Тепер відповіді на всі ці запитання можна знайти в інструкціях, які зберігаються у загальнодоступній папці на сервері.

По-п'яте, я максимально автоматизувала всі внутрішні процеси у бухгалтерії.

Первинні документи завантажуються до бухгалтерської програми з інших програм автоматично. При скануванні документи контрагентів зберігаються у бухгалтерській програмі у вигляді прикріплених файлів до документів. Внутрішня та зовнішня звітність формується у бухгалтерській програмі. Раніше, щоб знайти документи, потрібно було довго шукати в запорошених папках, щоб підготувати звіт керівництву потрібно було рахувати на калькуляторі або в Excel. Тепер усе це формується та друкується на протязі п'яти хвилин із бухгалтерської програми.

По-шосте, я перейшла на електронний документообіг із нашими контрагентами, щойно така можливість з'явилася у законодавстві. Перехід зайняв тривалий час і багато сил було витрачено на умовляння контрагентів. Але це того варте. На сьогоднішній день ми скоротили паперовий оборот із нашими контрагентами на 90%. З мого лексикону зникло словосполучення «первинка, що запізнилася».

По-сьоме, внутрішню документацію підприємства я теж перевела на електронний документообіг. Накази, кадрова документація, акти на списання та інші документи підписуються та зберігаються в електронному вигляді. Нарешті зі столів зникли величезні купи паперів із наклеєними різнокольоровими стікерами, які чекали на «свою годину» - підписи.

Ці сім простих правил допомогли знизити робоче навантаження не тільки на мене, а й на весь мій відділ. Я більше не живу на роботі. Я навчилася заощаджувати свій час. А час – як відомо найцінніший ресурс, оскільки він не поповнюється.

Яковлєва Юлія Олексіївна,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України в комерційних підприємствах-2023».