Новий порядок проведення перевірок ФСС

Із 10 жовтня 2020 року набув чинності новий Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою правління ФСС від 02.10.20 р. № 23 (далі – Порядок № 23, ФСС). У зв’язку із затвердженням зазначеного Порядку відповідно до рішення правління ФСС визнано такою, що втратила чинність, Інструкцію, затверджену постановою правління ФСС від 22.12.10 р. № 29. Тож проаналізуємо прийняті зміни та зробимо огляд нових норм.

Відтепер посадові особи ФСС мають право проводити камеральні та документальні (планові або позапланові, виїзні або невиїзні) перевірки.

Увага! Перешкоджання (відмова, недопущення) з боку страхувальника у проведенні посадовими особами ФСС документальної перевірки є підставою для зупинення виплат ФСС.

Мета перевірок

Відповідно до п. 2.1 Порядку № 23:

• здійснення контролю за використанням страхових коштів ФСС, обґрунтованістю виплати матеріального забезпечення, веденням і достовірністю обліку та звітності щодо їх надходження та використання;
• виявлення та підтвердження неправомірно витрачених сум страхових коштів та/або вартості наданих соціальних послуг, нецільового використання коштів, невикористаних коштів ФСС, забезпечення своєчасного та повного повернення таких коштів до бюджету ФСС.

Місце проведення перевірок

Перевірки здійснюються за місцем розташування страхувальника або в приміщенні робочого органу виконавчої дирекції ФСС (його відділення) за згодою (письмовою заявою) страхувальника та за умови надання ним усіх необхідних документів для проведення перевірки (п. 2.2 Порядку № 23).

Документальна планова перевірка може бути перенесена страхувальником у приміщення робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення у разі подання ним письмової заяви про проведення перевірки.

Подавати таку заяву варто до початку проведення документальної планової перевірки. Можливості відмовити на таке прохання страхувальника у фахівців ФСС, виходячи з п. 2.6 Порядку № 23, немає. Перенесення строків проведення перевірки через подання заяви не передбачено.

До участі в перевірках страхувальників не повинні залучатися посадові особи ФСС, якщо обставини свідчать про наявність реального, потенційного конфлікту інтересів, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття ними рішень або на вчинення чи невчинення дій під час виконання визначених Законом від 23.09.99 р. № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105) повноважень.

Кого перевіряє ФСС

ФСС перевіряє роботодавців та самозайнятих осіб, які сплачують ЄСВ за себе та звертається до ФСС за отриманням фінансування лікарняних, декретних тощо, або ж має борги перед ФСС ще із часів до запровадження ЄСВ.

Види перевірок та порядок організації

Камеральні перевірки

Камеральною вважається перевірка, яка проводиться у приміщенні робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення на підставі даних з інформаційно-аналітичних систем Фонду, заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам, поданих страхувальником у паперовому або в електронному вигляді, та даних із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, отриманих у порядку інформаційного обміну між Пенсійним фондом України та ФСС (п. 2.5 Порядку № 23). Присутність страхувальника не потрібна, підтвердні документи від нього не вимагаються.

Фахівці ФСС аналізують своєчасність подання звітів, повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, унесення виправлень у раніше подані звіти, заяви-розрахунки, несвоєчасність повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів ФСС, наявність заборгованості зі сплати страхових коштів до ФСС винятково на підставі даних, що зберігаються у відповідних інформаційно-аналітичних системах ФСС.

Камеральна перевірка проводиться посадовими особами ФСС без будь-якого спеціального рішення керівника робочого органу виконавчої дирекції ФСС (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції ФСС) або направлення на її проведення.

За результатами камеральної перевірки в разі встановлення порушень складається довідка, яка підписується посадовими особами ФСС, які проводили перевірку, із зазначенням даних про неправомірне використання коштів ФСС, та яка є підставою для проведення документальної позапланової перевірки або включення страхувальника до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний період.

Документальні планові перевірки

Документальна планова перевірка проводиться за місцем розташування страхувальника відповідно до плану-графіка проведення. План-графік перевірок на наступний квартал формуватиметься ФСС щоквартально до 20-го числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.

Відповідно до п. 2.6 Порядку № 23 плани-графіки проведення документальних планових перевірок будуть оприлюднюватися на регіональних вебсторінках офіційного вебпорталу ФСС не пізніше наступного робочого дня після реєстрації відповідного наказу.

Документальні планові перевірки страхувальників, у яких немає підстав для включення до плану-графіка проведення документальних планових перевірок, здійснюються не частіше ніж один раз на три роки.

За наявності у страхувальника відокремлених підрозділів документальна планова перевірка щодо такого страхувальника може здійснюватися одночасно в усіх відокремлених підрозділах протягом строку здійснення одного планового заходу.

Приймати рішення, кого включати в план-графік, а кого ні, будуть самі фахівці ФСС за наявності хоча б однієї з таких підстав (п. 2.7 Порядку № 23):

• зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів) та/або сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у звітному періоді в порівнянні з аналогічним періодом минулого року;
• здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів у розрахунку на один день;
• наявність витрат страхових коштів ФСС за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску.

Про проведення планової документальної перевірки ви дізнаєтеся не лише із плану-графіка, а й шляхом отримання повідомлення (форму якого затверджено в додатку 2 до Порядку № 23).

Документальні позапланові

Документальні позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника та за його місцем розташування. Підставою для такої перевірки відповідно до п. 2.9 Порядку № 23 можуть бути як відверті порушення страхувальником, так і непрямі ознаки їх можливої наявності (кількість листків непрацездатності, зростання суми фінансування від ФСС тощо):

• подання протягом місяця страхувальником до оплати за кошти Фонду листків непрацездатності за страховими випадками, які настали в цьому місяці та які видані 10 % і більше застрахованих осіб, а для мікропідприємств (не більше 10 осіб) та малих підприємств (не більше 50 осіб) 50 % і більше від загальної кількості застрахованих осіб страхувальника в цьому періоді за умови відсутності зростання рівня захворюваності;
• видання одним закладом охорони здоров’я або лікарем, що проводить господарську діяльність з медичної практики як фізособа-підприємець, 30 % і більше листків непрацездатності у страхувальника;
• збільшення в 1,1 і більше разів видатків ФСС на матеріальне забезпечення порівняно з попереднім місяцем, за умови відсутності у страхувальника аналогічного зростання фонду оплати праці;
• виявлення робочим органом виконавчої дирекції ФСС або його відділенням за результатами камеральної перевірки даних про неправомірне використання коштів ФСС;
• системні порушення щодо використання страхових коштів ФСС, зокрема якщо за результатами двох попередніх документальних перевірок установлено порушення використання страхових коштів ФСС;
• неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців із дня здійснення фінансування ФСС сум, зазначених у заяві-розрахунку;
• подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
• розпочато процедуру припинення юридичної особи в результаті її реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності фізичної особи-підприємця або відокремленого підрозділу юридичної особи, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримання від центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову й митну політику, повідомлення про прийняття страхувальниками, на яких не поширюється дія Закону від 15.05.03 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», рішення про зняття з обліку платника єдиного внеску;
• звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• надання заперечень до акта проведеної перевірки, у разі коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об’єктивний їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки. Така перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом оскарження;
• на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.

Отже, проводити таку перевірку чи ні, вирішуватиме керівник відповідного органу ФСС.

Документальна невиїзна перевірка

Документальна невиїзна перевірка проводиться посадовими особами ФСС у приміщенні відповідного робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника на підставі поданих ним первинних, звітних та інших документів, пов’язаних із використанням страхових коштів ФСС.

Перевірка проводиться на підставі рішення керівника робочого органу виконавчої дирекції ФСС (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду), оформленого наказом.

Документи для оформлення документальної перевірки

Про проведення документальної перевірки керівником робочого органу виконавчої дирекції ФСС (керівником відділення робочого органу виконавчої дирекції ФСС) ухвалюється рішення, яке оформлюється відповідним наказом. На підставі виданого наказу оформлюється направлення на проведення документальної перевірки за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 23. Направлення видається у двох примірниках: перший вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника, про що робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи Фонду.

Перелік документів, що підлягають перевірці

Точного переліку документів у Порядку № 23 не наведено. Але відповідно до п. 2.23 Порядку № 23 перевірці підлягають документи та операції, які стосуються виплат за кошти ФСС та погашення боргів перед Фондом, за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка, а саме:

• листки непрацездатності;
• протоколи рішень комісії (уповноважених) із соцстрахування;
• порядок розрахунку середньої зарплати, з якої призначалися виплати;
• правильність ведення бухгалтерського обліку, складання звітності щодо коштів Фонду та своєчасність її надання;
• правомірність видачі та використання путівок на санаторно-курортне лікування застрахованими особами та членами їх сімей, правильність ведення їх обліку, своєчасність сплати їх часткової вартості згідно із законодавством у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, що діяло до 1 січня 2015 року та інше, що вказано в п. 2.23 Порядку № 23.

За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення.

Результати документальної перевірки оформлюються у формі акта документальної перевірки. Акт перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими особами Фонду, які проводили документальну перевірку, керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером (бухгалтером) та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника в останній день перевірки на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник із відміткою про отримання зберігається в робочому органі ФСС, який здійснив документальну перевірку.

Крім того, до акта перевірки додаються підписані посадовими особами ФСС, а також керівником або уповноваженою особою страхувальника додатки. Це копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, копії листків непрацездатності, протоколи засідань комісії (уповноваженого) із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, серед іншого і в натуральній формі, графіки роботи тощо).

У разі виявлення під час проведення документальної перевірки сум матеріального забезпечення, які нараховані страхувальником із порушенням законодавства та включені ним до заяви-розрахунку, але ще не профінансовані ФСС, посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей випадок.

Увага! У цьому разі заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо усунення виявлених помилок та/або недостовірних відомостей. А страхувальник проводить відповідні виправлення у регістрах бухгалтерського обліку та заново подає виправлену заяву-розрахунок до ФСС.

Тривалість перевірки

Тривалість проведення документальної планової перевірки страхувальника встановлюється з урахуванням обсягу робіт, які належить виконати під час її проведення, та кількості посадових осіб ФСС, які проводять перевірку.

Водночас строк проведення:

• документальної планової перевірки страхувальників не може перевищувати 10 робочих днів;
• документальної позапланової перевірки страхувальників не може перевищувати 10 робочих днів.

Продовження строків проведення документальної перевірки страхувальників можливе не більш як на 5 робочих днів за рішенням керівника робочого органу виконавчої дирекції ФСС (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції ФСС), яке оформляється наказом, копія якого не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку або надсилається рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Поважні підстави для недопуску до перевірки

1. Посадові особи ФСС, зазначені у направленні на перевірку, не мають службових посвідчень. Без нього це направлення є недійсним і до перевірки можна не допустити.

2. Направлення на проведення документальної перевірки прострочене. Таке направлення вже не є підставою для перевірки.

3. Страхувальнику перед початком перевірки (не пізніше ніж за 10 к. д. до дня проведення зазначеної перевірки) не було вручено під розписку або надіслано рекомендованим листом із повідомленням про вручення письмове повідомлення про проведення документальної планової перевірки із зазначенням дати початку проведення такої перевірки за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 23. Якщо такого повідомлення не було або воно було надіслане несвоєчасно, у страхувальника є право не допускати посадову особу ФСС до здійснення документальної планової перевірки.

У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника в допуску посадових осіб ФСС до проведення документальної перевірки посадовими особами ФСС за місцем проведення такої перевірки невідкладно складається у двох примірниках акт довільної форми, що засвідчує факт відмови, із зазначенням заявлених страхувальником причин відмови.

Перший примірник акта вручається під розписку відразу після його складання керівнику або уповноваженій особі страхувальника, другий примірник залишається у посадової особи Фонду.

Увага! Перешкоджання (відмова, недопущення) з боку страхувальника у проведенні посадовими особами Фонду документальної перевірки є підставою для притягнення посадових осіб страхувальника до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 188²³ КУпАП, а також зупинення виплат Фондом відповідно до ст. 10 Закону № 1105.

Порядок оскарження акта перевірки

Страхувальник має право подати свої заперечення та/або додаткові документи до відповідного робочого органу ФСС, який проводив перевірку, протягом 5 робочих днів із дня, наступного за днем підписання (відмови від підписання) та/або отримання акта, у разі його незгоди з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті перевірки,

Робочий орган ФСС розглядає заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки протягом 7 робочих днів, що настають за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь, яка вручається під розписку керівнику чи уповноваженій особі страхувальника або направляється рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Увага! Акт перевірки вважається узгодженим, якщо його підписано без пояснень, зауважень або заперечень або заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки вчасно не надійшли.

Штрафні санкції за порушення

Рішення про штрафні санкції за порушення приймається протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки, а у разі подання страхувальником заперечень та/або додаткових документів до акта перевірки – протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем вручення або надсилання страхувальнику письмової відповіді.

Законодавством передбачено такі види штрафних санкцій:

• повернення раніше отриманих від ФСС коштів (у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг (ч. 6 ст. 15 Закону № 1105);
• штраф у розмірі 50 % неправомірно витраченої суми страхових коштів та/або вартості наданих соціальних послуг.

У разі несвоєчасної сплати (повернення) цих коштів на страхувальника накладається новий штраф та нараховується пеня відповідно до абзаців другого та третього ч. 6 ст. 15 Закону № 1105.

Оскарження рішення про санкції

Страхувальник може спочатку пройти кілька комісій за різними рівнями ФСС, і далі продовжити боротися у суді, а може одразу звернутися до суду, тобто:

• судове оскарження – оскаржити рішення про повернення страхових коштів ФСС та застосування фінансових санкцій або рішення про застосування фінансових санкцій у судовому порядку;
• адміністративне – оскаржити рішення, звернувшись до спеціальної комісії Фонду з питань вирішення спорів, яка створена при робочому органі виконавчої дирекції ФСС.

Рішення комісії щодо розгляду скарги страхувальника протягом 3 робочих днів з дня його постановлення надсилається страхувальнику та робочому органу виконавчої дирекції ФСС.

Рішення комісії при робочому органі виконавчої дирекції ФСС може бути оскаржено до комісії, створеної при виконавчій дирекції Фонду, а рішення останньої – до правління ФСС. Рішення комісій можуть бути оскаржені до суду.

План перевірок ФСС на IV квартал див. на сайті ФСС.