Оновлений звіт із ЄСВ: заповнюємо таблиці 5 та 6

Що таке трудовий і страховий стаж

Поняття страхового стажу запроваджено Законом від 09.07.03 р. № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», який набув чинності з 1 січня 2004 року. Із цього часу поняття «трудовий стаж» замінено поняттям «страховий стаж» та є одним з основних факторів, що впливають на розмір майбутньої пенсії.

Отже, страховий стаж – це період, протягом якого особа або її роботодавець сплачували страхові внески до Пенсійного фонду.

За нормами ст. 48 КЗпП та п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці та соцполітики, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Записи в ній підтверджують трудовий стаж працівника, але не завжди відповідають його страховому стажу.

Загальний трудовий стаж – це сумарна тривалість роботи особи в суспільно-корисній діяльності, передбачена чинним законодавством.

Спеціальний трудовий стаж – це тривалість роботи у певних галузях народного господарства, у певних умовах праці, у визначених місцевостях чи природно-кліматичних умовах, за професіями або на посадах.

Ці поняття застосовувалися в пенсійному законодавстві для визначення права на призначення пенсій за віком, пенсій на пільгових умовах та за вислугу років.

Страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр ЗО), а до його впровадження – на умовах діючого раніше законодавства. Так, трудовий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, враховується як страховий.

Відомості з Реєстру ЗО може отримати як страхувальник (за період перебування особи в трудових відносинах із таким страхувальником), так і застрахована особа (за будь-який період). Інформація надається у вигляді Індивідуальних відомостей про застраховану особу за формами ОК-5 та ОК-7, наведеними відповідно у додатках 4 та 5 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.14 р. № 10-1.

Форма ОК-5 складається за будь-який період з 2000 року і містить відомості про заробіток для нарахування соціальних виплат (у т. ч. доплату до МЗП). Форма ОК-7 складається за період з 2011 року і містить інформацію про фактичну зарплату, з якої сплачується ЄСВ (у межах максимальної величини), та страховий стаж.

Причини оновлення та порядок формування таблиці 5 Звіту

З метою запобігання порушень при нарахуванні пенсій, здійсненні виплат за вислугу років, призначенні інших пільг необхідно удосконалити ведення обліку персоніфікованих даних застрахованих осіб. У цьому допомагає нова форма таблиці 5 Звіту (додаток 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435, далі – Порядок № 435).

У таблиці 5 акумулюються дані про страховий, трудовий та спеціальний стаж застрахованих осіб. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, здійснюються відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.10 р. № 327 (далі – Класифікатор професій).

Таблиця 5 призначена для реєстрації застрахованих осіб у Реєстрі ЗО і подається страхувальником, якщо протягом звітного періоду:

• було укладено або розірвано трудовий договір чи цивільно-правовий договір із застрахованою особою (крім підприємців);
• було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
• особу було переведено на іншу посаду або роботу у того самого страхувальника;
• особа вперше вступила на військову службу або закінчила її проходження у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у т. ч. особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
• особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• особі надано відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років.

У разі виникнення хоча б однієї із цих підстав у складі таблиць Звіту до органу ДФС подається таблиця 5 із заповненням усіх її реквізитів.

Інформація, яку не відображають у таблиці 5

Ідеться про суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Під суміщенням професій (посад) слід розуміти виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою).

Під розширенням зон обслуговування і збільшення обсягу виконуваних робіт мається на увазі виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією ж професією або посадою.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи – це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).

Візьміть до уваги: у всіх цих випадках таблиця 5 Звіту не формується і не подається, так само, як і при виконанні працівником обов’язків тимчасово відсутнього колеги зі звільненням від основної роботи в разі тимчасового переведення.

Заповнення таблиці 5

Як використовується Класифікатор професій при заповненні таблиці 5?

У штатному розписі установи роботодавець має право використовувати похідні слова до базових професійних назв робіт, наведені у додатку В до Класифікатора професій, а саме: «Бригадний», «Віце-», «Гірничий», «П’ятий», «Головний», «Груповий», «Дільничний», «Заступник», «Змінний», «Помічник», «Провідний», «Районний», «Стажист», «Старший», «Молодший», «Учень», «Черговий» «Перший», «Другий», «Третій», «Четвертий», «П’ятий».

Похідне слово «Стажист» застосовують до професійних назв робіт розділів «Професіонали» та «Фахівці» на час проходження стажування зі збереженням коду базової професійної назви роботи.

Похідне слово «Учень» застосовують до професійних назв робіт робітників середньої кваліфікації на час проходження первинної професійної підготовки особами, яких прийнято на роботу.

У разі застосування похідних слів необхідно користуватися відповідними галузевими випусками Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Як правильно заповнити таблицю 5 з використанням Класифікатора професій, розглянемо на умовних прикладах.

Приклад 1

Наказом від 13.08.18 р. № 11 працівника з посади комірника переведено на посаду завідувача комори.

Відобразимо цю подію в таблиці 5 Звіту (див. фрагмент 1).

Приклад 2

Працівника прийнято на державну службу згідно з наказом від 13.08.18 р. № 188 головним спеціалістом відділу звернення громадян, а наказом від 27.08.18 р. № 204 переведено на посаду завідуючого відділом звернення громадян.

Зафіксуємо цю подію в таблиці 5 (див. фрагмент 2).

Хто й коли заповнює реквізит 19 «Військове звання»?

Реквізит 19 мають заповнювати лише силові відомства (військові частини, органи поліції тощо). Цей реквізит заповнюють щодо особи:

• яка вперше вступила на військову службу;
• яка закінчила проходження військової служби у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
• яку було переведено з однієї посади на іншу тощо.

Для таких осіб реквізити 12–14 та 18 (тобто дані, які відображаються з використанням Класифікатора професій) не заповнюють.

Який документ слід зазначати в реквізиті 16 таблиці 5?

У таблиці 5 Звіту є реквізит 16 «Документ – підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду». При його заповненні постає питання: дані якого документа зазначати в разі декретної відпустки – листка непрацездатності чи наказу про надання такої відпустки?

Зверніть увагу: незважаючи на те що декретна відпустка засвідчується лікарняним, підставою для її надання є наказ. Тому, якщо працівниця йде в таку відпустку, у реквізиті 16 таблиці 5 наводиться назва документа (наприклад, «наказ»), його дата та номер.

Заповнення таблиці 6

Як застосувати КТН 14 у таблиці 6 Звіту?

Таблицю 6 Звіту доповнено новим кодом типу нарахувань (далі – КТН) 14 «Сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованої заробітної плати (доходу) за попередні періоди у зв’язку із здійсненням перерахунку при звільненні працівника за попередні періоди, пов’язані з уточненням днів використаної наперед відпустки (у зв’язку із сторнуванням)».

Досить частою є ситуація, коли працівнику надається щорічна відпустка за невідпрацьований час, згодом він звільняється, і доводиться сторнувати суму відпусткових, наданих йому в минулі періоди.

Якщо внаслідок сторнування відпусткових за минулі місяці змінюється додаткова база нарахування ЄСВ або виникає необхідність у визначенні додаткової бази, то в таблиці 6 відображають таку базу з новим КТН 14.

У Порядку № 435 також прописано правила застосування КТН 13 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний місяць».

КТН 13 використовується в поточному звітному місяці для відображення сум за попередні періоди лише в разі нарахування за попередні місяці:

• допомоги з тимчасової непрацездатності;
• допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Отже, пам’ятайте, що КТН 13 застосовується за поточний і минулий періоди при розрахунку лікарняних, а КТН 14 – лише за минулий період. КТН 2 слід застосовувати при донарахуванні до МЗП за минулий період.

Приклад 3

Працівницю звільняють у серпні 2018 року, а в лютому цього року вона використала щорічну відпустку повної тривалості до закінчення робочого року, за який взято відпустку.

У такому разі потрібно здійснити відрахування із зарплати за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (ч. 1 ст. 22 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»).

Такі відрахування здійснюють із зарплати за лютий. Відповідно виникає необхідність перерахувати такій працівниці базу нарахування ЄСВ за цей місяць. Якщо база нарахування є меншою за МЗП, то здійснюють донарахування, застосовуючи КТН 14 (див. фрагмент 3). Зарплата за 28 днів серпня становить 3 000 грн., сторнована сума за дні відпустки – 1 950 грн.