Створення комісії зі страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності

На консультаційну лінію «Uteka» досить часто звертаються із запитаннями, як оформити лікарняні листки працівників і хто саме в установі повинен за це відповідати. Із цієї консультації ви дізнаєтеся, навіщо потрібна комісія зі страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (далі – Комісія) бюджетній установі, як її створити та які у неї функції.

Зміни у функціонуванні Комісії відбулися ще 2018 року. Усі питання про роботу Комісії або уповноваженого із соціального страхування (далі – уповноважений) тепер регулюються Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженим постановою правління ФСС від 19.07.18 р. № 13 (далі – Положення № 13). Адже ніщо не стоїть на місці, і нормативні документи, які регулюють роботу Комісії, також потребували адаптації до вимог сьогодення.

Створення Комісії

Де створюється Комісія?

Комісія створюється (обирається) та діє на підприємстві, в установі, організації, що використовує найману працю, незалежно від форм власності й господарювання (п. 1.1 Положення № 13).

Тобто незалежно від функцій установи, в якій працюють наймані працівники, у ній має бути створена Комісія або призначений уповноважений.

Якими нормативними документами керується Комісія у своїй діяльності?

Комісія (уповноважений) установи діє відповідно до ч. 3 ст. 30 Закону від 23.09.99 р. № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105). У своїй діяльності вона керується цим Законом, Статутом ФСС, Положенням № 13, а також іншими нормативно-правовими актами, що регулюють питання матеріального забезпечення за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням (далі – ЗДСС).

Коли створюється Комісія, а коли призначається уповноважений?

Положення про Комісію визначає основні завдання, сферу дії, перелік повноважень, організаційні засади членів Комісії (уповноваженого) установи.

У новоствореній установі (юрособі) Комісія (уповноважений) створюється (обирається) у місячний строк після держреєстрації установи в порядку, визначеному п. 1.3 та 1.4 Положення № 13.

Увага! Якщо в установі працює за наймом понад 15 застрахованих осіб, створюється Комісія. За наявності в установі 15 застрахованих осіб і менше на загальних зборах працівників обирається уповноважений, який здійснює свої повноваження відповідно до Положення № 13.

Комісія може бути створена як центральна, так і в структурних підрозділах. Якщо в установі нарахування та виплата зарплати, виплата матеріального забезпечення від ФСС здійснюється централізовано, тоді створюється центральна Комісія. Якщо відповідні нарахування та виплати проводять за структурними підрозділами, то Комісії створюються у цих підрозділах.

Покажемо, як скласти протокол засідання представників роботодавця та застрахованих осіб щодо ухвалення рішення про створення Комісії (див. зразок 1).

Склад комісії та строк її повноважень

Робота Комісії (уповноваженого) організовується на паритетних засадах її членами, делегованими до неї роботодавцем, та представником застрахованих осіб (представницькими сторонами). Члени Комісії делегуються кожною представницькою стороною самостійно у рівній кількості залежно від чисельності застрахованих осіб в установі.

Рішення про делегування членів до Комісії оформлюються:

• роботодавцем – його наказом або іншим розпорядчим документом;
• представником застрахованих осіб – постановою виборного органу профспілкової організації (об’єднаного представницького органу профспілкових організацій) або відповідним рішенням іншого уповноваженого органу, який представляє інтереси застрахованих осіб.

Зазвичай представником застрахованих осіб є профспілка, і до Комісії від застрахованих осіб обираються члени профспілки. Як це оформити, див. зразки 2 та 3.

Якщо на підприємстві діє кілька профспілкових організацій, делегування членів Комісії від застрахованих осіб провадиться об’єднаним представницьким органом, який створено цими організаціями за ініціативою будь-якої профспілки.

Строк повноважень членів комісії та їх кількість від кожної сторони встановлюються спільним рішенням представницьких сторін.

Права та обов’язки Комісії

Комісія (уповноважений) установи має право (п. 2.1 Положення № 13):

• отримувати від роботодавця відомості про суми фінансування Фондом для надання матеріального забезпечення найманим працівникам;
• отримувати від робочого органу виконавчої дирекції (далі – ВД) Фонду або його відділення безплатні консультації з питань застосування законодавства про ЗДСС у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності;
• звертатися за необхідності до робочих органів ВД Фонду або його відділень щодо перевірки правильності видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам установи;
• перевіряти дотримання застрахованими особами режиму, визначеного лікарем на період тимчасової непрацездатності;
• звертатися до робочих органів ВД Фонду або його відділень у разі спору між комісією (уповноваженим) та роботодавцем із питань надання матеріального забезпечення застрахованим особам установи, а також у разі невиконання роботодавцем рішень Комісії (уповноваженого);
• вносити до робочих органів ВД Фонду або його відділень пропозиції щодо організації та удосконалення роботи із соціального страхування в установах.

Комісія (уповноважений) установи зобов’язана (п. 2.2 Положення № 13):

• приймати рішення про призначення матеріального забезпечення;
• приймати рішення про відмову в призначенні матеріального забезпечення, припинення його виплати (повністю або частково), розглядати підставу і правильність видачі та заповнення листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення;
• здійснювати контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення застрахованим особам роботодавцем за кошти Фонду як за власною ініціативою, так і у зв’язку зі зверненням застрахованих осіб;
• вживати заходів із своєчасного надання застрахованим особам матеріального забезпечення за ЗДСС у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності;
• брати участь у перевірках, що здійснюються в установах робочими органами ВД Фонду, з питань правильності використання страхових коштів, надавати контролюючим органам необхідні документи та пояснення з питань, що виникають під час перевірок;
• здійснювати заходи щодо усунення виявлених Комісією (уповноваженим) та контролюючими органами порушень при наданні матеріального забезпечення, використанні страхових коштів.

Повноваження Комісії (уповноваженого)

Комісія (уповноважений), зокрема, уповноважені (розд. 3 Положення № 13):

1. Приймати рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення (допомоги з тимчасової непрацездатності, включаючи догляд за хворою дитиною, вагітності та пологах, на поховання) і передавати його роботодавцю для проведення виплат, здійснення розрахунків тощо.
2. Приймати рішення про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково).
3. Перевіряти правильність видачі та заповнення документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення.
4. Здійснювати контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення застрахованим особам.
5. Брати участь у перевірках організації медичного обслуговування застрахованих осіб лікувально-профілактичним закладом, що розташований в установі, дотримання хворими призначеного режиму лікування.
6. Вести облік осіб, які часто та довго хворіють (особи, які за останні 12 місяців були непрацездатними з приводу одного захворювання не менше трьох випадків із загальною кількістю днів непрацездатності 30–40 днів або з приводу різних захворювань не менше чотирьох випадків за останні 12 місяців із загальною кількістю днів непрацездатності 40–50 днів), а також осіб, які отримали лікарняні у зв’язку з невиробничими травмами, аналізувати, інформувати та вносити пропозиції щодо зниження рівня захворюваності роботодавцю та представнику застрахованих осіб.
7. Здійснювати контроль за своєчасним направленням до відділення робочого органу ВД Фонду заяв-розрахунків про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення. Проводити щоквартально аналіз використання коштів Фонду в установі.
8. Вносити пропозиції роботодавцю щодо відшкодування Фонду витрат його коштів, проведених із порушенням чинного законодавства або використаних не за призначенням, ініціювати перед робочим органом ВД Фонду або його відділенням питання про відшкодування Фонду витрат на виплату допомоги з тимчасової непрацездатності у зв’язку з травматизмом невиробничого характеру у випадках, якщо це сталося з вини інших юридичних або фізичних осіб.
9. Розглядати скарги працівників установи на рішення Комісії про надання матеріального забезпечення за кошти Фонду, здійснювати заходи з розв’язання викладених у них питань.
10. Проводити в установі роз’яснювальну роботу та консультувати з питань надання матеріального забезпечення за кошти Фонду.
11. Забезпечувати гласність роботи Комісії (уповноваженого) із питань надання матеріального забезпечення за кошти Фонду.

Основною формою роботи Комісії є засідання, які проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше ніж двічі на місяць.

Рішення Комісії (уповноваженого) оформлюються протоколом у день їх прийняття за формою додатка до Положення № 13.

Документи, необхідні для призначення лікарняних або декретних, Комісія (уповноважений) розглядає не більше ніж 10 днів із дня їх надходження (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105).

Висновки

1. Зазвичай усі працівники, які одужали, вважають за необхідне особисто принести свій лікарняний до бухгалтерії. Якщо ви не є членом Комісії (уповноваженим), радимо вам не приймати лікарняний, а відправляти працівника до відповідальної особи (відділу кадрів, секретаря або табельника) згідно із затвердженим у вашій установі графіком документообігу.
2. У бюджетній установі має бути створена Комісія (уповноважений), оскільки за її відсутності усі суми, виплачені за бюджетні кошти та кошти Фонду, мають бути повернуті через недотримання норм чинного законодавства. Тож перевірте, чи працює Комісія (уповноважений) саме у вашій установі. А в наступному номері читайте, як розрахувати середній заробіток для нарахування лікарняних та налагодити роботу з Фондом, зокрема обмін електронними документами.