Мобілізований працівник у звітності: чому його плутають із працівником у відпустці без збереження зарплати?

Після початку повномасштабної війни тисячі працівників були призвані на військову службу. Для роботодавців це створило не лише кадрові виклики, а й низку запитань щодо правильного відображення таких працівників у податковій та пенсійній звітності.

Одне з найпоширеніших запитань: чому у відомостях про застрахованих осіб мобілізований працівник інколи виглядає так, ніби перебуває у відпустці без збереження заробітної плати?

Мобілізація – це не відпустка

Насамперед слід пам’ятати: мобілізований працівник не перебуває у відпустці за власний рахунок. Він увільнений від роботи на підставі призову на військову службу, а його трудові відносини з роботодавцем продовжуються. За ним зберігаються місце роботи та посада. 
Відпустка без збереження заробітної плати оформлюється за заявою працівника, тоді як мобілізація підтверджується повісткою та наказом роботодавця про увільнення від роботи. 

Чому тоді виникає плутанина?

Причина доволі проста: у звітності немає окремого коду для мобілізованих працівників, які не отримують виплат від роботодавця. Тому програмне забезпечення та інформаційні системи використовують технічний механізм відображення осіб, які перебувають у трудових відносинах, але не мають нарахованого доходу. 
Саме через це у відомостях про застрахованих осіб можуть з’являтися ознаки, схожі на відпустку без збереження зарплати. Однак юридично та фактично це зовсім різні підстави відсутності працівника на роботі.

Як правильно відображати мобілізованого у Додатку 1?

Навіть якщо підприємство не здійснює жодних виплат мобілізованому працівнику, його необхідно щомісяця показувати у Додатку 1 Об’єднаної звітності. 

Основні правила:

•  у графі 8 зазначається звичайна категорія застрахованої особи («1» або «2» для осіб з інвалідністю);
•  у графі 14 вказується кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
•  графа 13, призначена для відображення днів відпустки без збереження зарплати, не заповнюється. 

Саме відсутність даних у графі 13 є одним із ключових показників того, що працівник не перебуває у відпустці за свій рахунок.

Що показувати у 4ДФ?

Якщо мобілізованому працівнику не нараховуються виплати, у Додатку 4ДФ його не відображають. 

Якщо ж підприємство прийняло рішення про добровільну виплату коштів мобілізованому працівнику, такі суми вважаються заробітною платою та відображаються з ознакою доходу «101».  

Чи потрібно повідомляти про мобілізацію у Додатку 5?

Ні. Факт призову на військову службу не є кадровою подією, яка відображається у Додатку 5. Початок або закінчення військової служби не формує відповідного запису у цьому додатку.  
У звітності Пенсійного фонду мобілізовані працівники, яким не нараховується заробітна плата, можуть потрапляти до переліків осіб, що зовні нагадують працівників у відпустці без збереження зарплати через особливості обробки звітних даних.
Саме тому роботодавці іноді отримують листи від інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради навіть тоді, коли жодних порушень не допускали, а відсутність нарахувань пов&;язана з мобілізацією працівника.
Правильне відображення мобілізованих працівників у звітності не лише убезпечить роботодавця від помилок, а й забезпечить підтвердження статусу застрахованої особи та належний облік страхового стажу військовослужбовця.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради