Мобилизированный работник в отчетности: почему его путают с работником в отпуске без сохранения зарплаты?

После начала полномасштабной войны тысячи работников были призваны на военную службу. Для работодателей это создало не только кадровые вызовы, но и ряд вопросов, касающихся правильного отображения таких работников в налоговой и пенсионной отчетности.

Один из самых распространенных вопросов: почему в сведениях о застрахованных лицах мобилизованный работник иногда выглядит так, будто находится в отпуске без сохранения заработной платы?

Мобилизация – это не отпуск

Прежде всего следует помнить: мобилизованный работник не находится в отпуске за свой счет. Он уволен от работы на основании призыва на военную службу, а его трудовые отношения с работодателем продолжаются. За ним хранятся место работы и должность.
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется по заявлению работника, в то время как мобилизация подтверждается повесткой и приказом работодателя об увольнении от работы.

Почему тогда возникает путаница?

Причина достаточно проста: в отчетности нет отдельного кода для мобилизованных работников, которые не получают выплаты от работодателя. Поэтому программное обеспечение и информационные системы используют технический механизм отражения лиц, которые находятся в трудовых отношениях, но не имеют начисленного дохода.
Именно поэтому в сведениях о застрахованных лицах могут появляться признаки, похожие на отпуск без сохранения зарплаты. Однако юридически и фактически это совершенно разные основания для отсутствия работника на работе.

Как правильно отображать мобилизованное в Приложении 1?

Даже если предприятие не производит никаких выплат мобилизованному работнику, его необходимо ежемесячно показывать в Приложении 1 Объединенной отчетности.

Основные правила: 

• в графе 8 указывается обычная категория застрахованного лица («1» или «2» для лиц с инвалидностью); 
• в графе 14 указывается количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях; 
• графа 13, предназначенная для отображения дней отпуска без сохранения заработной платы, не заполняется.

Именно отсутствие данных в графе 13 является одним из ключевых показателей того, что работник не находится в отпуске за свой счет.

Что показывать в 4ДФ?

Если мобилизованному работнику не начисляются выплаты, то в Приложении 4ДФ его не отражают.

Если же предприятие приняло решение о добровольной выплате средств мобилизованному работнику, то такие суммы считаются заработной платой и отражаются с признаком дохода «101».

Следует ли сообщать о мобилизации в Приложении 5?

Нет. Факт призыва на военную службу не является кадровым событием, отображаемым в Приложении 5. Начало или окончание военной службы не формирует соответствующую запись в этом приложении.

В отчетности Пенсионного фонда мобилизованные работники, которым не начисляется заработная плата, могут попадать в перечень лиц, внешне напоминающих работников в отпуске без сохранения зарплаты из-за особенностей обработки отчетных данных.

Именно поэтому работодатели иногда получают письма от инспекции по труду и занятости населения Днепровского городского совета даже тогда, когда никаких нарушений не допускали, а отсутствие начислений связано с мобилизацией работника.

Правильное отражение мобилизованных работников в отчетности не только обезопасит работодателя от ошибок, но и обеспечит подтверждение статуса застрахованного и надлежащий учет страхового стажа военнослужащего.

Инспекция по труду и занятости населения Днепровского городского совета